印章證書使用管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司印章和證書的管理，規(guī)范印章和證書的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。3.定義公司印章：包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等具有法律效力的印章。證書：指公司頒發(fā)的各類資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、員工工作證件等。4.管理原則合法性原則：印章和證書的使用必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。嚴(yán)肅性原則：嚴(yán)格履行審批程序，確保印章和證書使用的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。安全性原則：加強(qiáng)印章和證書的保管，防止丟失、被盜用或?yàn)E用。二、印章管理1.印章的刻制公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司實(shí)際需要，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理刻章手續(xù)。刻制印章必須到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行，不得私自刻制。新印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)登記備案，并將印章交由專人保管。2.印章的保管公司設(shè)立印章保管專柜，指定專人負(fù)責(zé)印章的保管。印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章保管制度。印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自攜帶印章外出。如因工作需要必須攜帶印章外出的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或丟失的情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施。3.印章的使用使用范圍公司公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署。法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理。合同專用章：用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等。財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)收支、結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理。使用流程用印申請人填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)注明用印事由、用印文件名稱及份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。將《印章使用申請表》提交給部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，并簽署意見。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，將《印章使用申請表》提交給分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況進(jìn)行審批，并簽署意見。印章保管人員根據(jù)審批后的《印章使用申請表》，對用印文件進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后在用印處加蓋印章，并做好用印登記。用印完畢后，印章保管人員應(yīng)將《印章使用申請表》存檔保管，以備查閱。特殊情況處理如遇緊急情況，無法按照正常流程進(jìn)行用印審批的，用印申請人應(yīng)電話請示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。對于涉及公司重大事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等文件的用印，必須經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)后方可用印。三、證書管理1.證書的頒發(fā)公司各類資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等由相關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理和頒發(fā)。辦理完成后，應(yīng)及時(shí)將證書原件交行政部門統(tǒng)一保管。員工工作證件由人力資源部門負(fù)責(zé)制作和發(fā)放。員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)及時(shí)為其辦理工作證件，并告知員工工作證件的使用規(guī)定和注意事項(xiàng)。2.證書的保管行政部門設(shè)立證書保管專柜，指定專人負(fù)責(zé)證書的保管。證書保管人員應(yīng)建立證書保管臺賬，詳細(xì)記錄證書的名稱、頒發(fā)時(shí)間、有效期、保管狀態(tài)等信息。證書保管人員應(yīng)定期對證書進(jìn)行檢查，確保證書的完好無損。如發(fā)現(xiàn)證書有損壞或丟失的情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施。3.證書的使用使用范圍公司資質(zhì)證書：用于公司參與項(xiàng)目投標(biāo)、資質(zhì)年檢、業(yè)務(wù)拓展等相關(guān)活動。榮譽(yù)證書：用于公司宣傳、員工表彰等相關(guān)活動。員工工作證件：用于員工身份識別、出入公司辦公區(qū)域等。使用流程用證申請人填寫《證書使用申請表》，詳細(xì)注明用證事由、用證證書名稱、用證時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。將《證書使用申請表》提交給部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，并簽署意見。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，將《證書使用申請表》提交給分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況進(jìn)行審批，并簽署意見。證書保管人員根據(jù)審批后的《證書使用申請表》，對用證證書進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后將證書提供給用證申請人，并做好用證登記。用證完畢后，用證申請人應(yīng)及時(shí)將證書歸還證書保管人員，并在《證書使用申請表》上注明歸還時(shí)間。證書保管人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還證書的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后在《證書使用申請表》上簽字確認(rèn)。特殊情況處理如遇緊急情況，無法按照正常流程進(jìn)行用證審批的，用證申請人應(yīng)電話請示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行使用證書，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。對于涉及公司重要項(xiàng)目或重大活動的證書使用，必須經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)后方可用證。四、印章證書的廢止與銷毀1.廢止因公司名稱變更、印章?lián)p壞、證書過期等原因，需要廢止印章和證書的，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理廢止手續(xù)。印章廢止后，印章保管人員應(yīng)及時(shí)將廢止印章交行政部門統(tǒng)一保管，并在印章保管臺賬上注明廢止日期和原因。證書廢止后，證書保管人員應(yīng)及時(shí)將廢止證書交行政部門統(tǒng)一保管，并在證書保管臺賬上注明廢止日期和原因。2.銷毀對于廢止的印章和證書，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，并按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。印章銷毀時(shí)，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)注明印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門會同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)。證書銷毀時(shí)，應(yīng)填寫《證書銷毀申請表》，詳細(xì)注明證書名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門會同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)。五、監(jiān)督與檢查1.公司行政部門負(fù)責(zé)對印章和證書的使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保印章和證書的使用符合規(guī)定。2.對于違反本制度規(guī)定使用印章和證書的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。3.公