公司合同證件管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同及證件管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，確保公司各類證件的妥善保管與合法使用，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在合同簽訂、履行及證件管理過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同簽訂、履行及證件管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.審慎嚴謹原則：在合同簽訂及證件辦理過程中，應(yīng)充分評估風險，確保條款明確、權(quán)利義務(wù)對等。3.歸口管理原則：合同及證件管理工作由公司指定部門歸口負責，各部門協(xié)同配合。二、合同管理（一）合同簽訂流程1.合同立項業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、金額、對方當事人、合同期限等基本信息，并附上相關(guān)背景資料。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至歸口管理部門。2.合同起草歸口管理部門根據(jù)合同立項申請，指定專人負責合同起草工作。起草人員應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)、公司政策及業(yè)務(wù)實際情況，擬定合同條款。合同文本應(yīng)語言規(guī)范、邏輯清晰、條款完整，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責任、爭議解決方式等內(nèi)容。3.合同審核合同初稿完成后，由歸口管理部門組織相關(guān)部門進行審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、可行性、嚴謹性等方面。法務(wù)部門重點審核合同的法律條款，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免法律風險；財務(wù)部門審核合同的財務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期等，確保公司財務(wù)利益；業(yè)務(wù)部門從業(yè)務(wù)角度對合同條款進行審核，確保合同能夠滿足業(yè)務(wù)需求。各審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并出具書面審核意見。起草人員根據(jù)審核意見對合同進行修改完善。4.合同審批經(jīng)審核通過的合同，按照公司審批流程提交審批。審批層級根據(jù)合同金額、重要性等因素確定。一般合同由部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。審批人應(yīng)認真審查合同內(nèi)容，簽署明確的審批意見。如同意簽訂，應(yīng)簽字確認；如不同意，應(yīng)說明理由并退回合同。5.合同簽訂合同經(jīng)審批通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與對方當事人簽訂合同。簽訂合同時，應(yīng)確保合同文本與審批通過的版本一致。合同簽訂人員應(yīng)仔細核對合同條款，在合同上加蓋公司公章或合同專用章，并由雙方當事人簽字或蓋章確認。（二）合同履行管理1.合同執(zhí)行部門負責合同的具體履行工作，應(yīng)按照合同約定的條款和時間要求，全面履行合同義務(wù)。2.建立合同履行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和評估。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向歸口管理部門反饋合同履行過程中的問題和進展情況。3.如遇合同變更、解除或終止等情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知歸口管理部門，并按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（三）合同歸檔管理1.合同簽訂后，歸口管理部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料進行整理歸檔。歸檔資料包括合同立項申請表、合同審批表、合同文本、補充協(xié)議、往來函件等。2.合同檔案應(yīng)按照類別、時間順序進行分類存放，便于查閱和管理。同時，應(yīng)建立電子檔案，實現(xiàn)合同檔案的信息化管理。3.合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期滿后，如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批和處理。三、證件管理（一）證件分類公司證件主要包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、榮譽證書等。（二）證件辦理1.新設(shè)立公司或辦理相關(guān)業(yè)務(wù)需要申領(lǐng)證件時，由歸口管理部門指定專人負責辦理。辦理人員應(yīng)按照相關(guān)部門的要求，準備齊全所需材料，并及時提交申請。2.在證件辦理過程中，應(yīng)與相關(guān)部門保持密切溝通，及時了解辦理進度，確保證件按時領(lǐng)取。3.證件領(lǐng)取后，辦理人員應(yīng)認真核對證件內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與發(fā)證部門聯(lián)系解決。（三）證件保管1.設(shè)立專門的證件保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保證件的安全存放。2.證件應(yīng)指定專人負責保管，保管人員應(yīng)建立證件保管臺賬，詳細記錄證件的名稱、編號、頒發(fā)日期、有效期等信息。3.嚴格限制證件的借閱和使用范圍，確因工作需要借閱證件的，應(yīng)填寫《證件借閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限不得超過規(guī)定時間，借閱人應(yīng)妥善保管證件，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。4.定期對證件進行清查盤點，確保證件數(shù)量準確、狀態(tài)正常。如發(fā)現(xiàn)證件遺失、損壞等情況，應(yīng)及時報告歸口管理部門，并采取相應(yīng)的補救措施。（四）證件年檢與換證1.歸口管理部門應(yīng)及時關(guān)注證件的年檢和換證時間，提前做好準備工作。按照相關(guān)部門的要求，在規(guī)定時間內(nèi)提交年檢或換證申請，并提供所需材料。2.在年檢和換證過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或不符合要求的情況，應(yīng)積極配合相關(guān)部門進行整改，確保證件順利通過年檢和換證。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對合同及證件管理情況進行審計，檢查合同簽訂、履行、歸檔及證件保管、使用等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）日常檢查歸口管理部門應(yīng)加強對合同及證件管理工作的日常檢查，不定期對合同執(zhí)行情況、證件保管情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（三）責任追究對于在合同及證件管理過程中違反本制度規(guī)定，給公司造成損失的部門和個人，公司將