辦公用品使用管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，節(jié)約辦公成本，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則按需領(lǐng)用原則：?jiǎn)T工應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要領(lǐng)用辦公用品，避免浪費(fèi)。節(jié)約使用原則：鼓勵(lì)員工節(jié)約使用辦公用品，降低辦公成本。歸口管理原則：辦公用品由行政部門統(tǒng)一采購、保管和發(fā)放，各部門負(fù)責(zé)本部門辦公用品的使用管理。二、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。紙制品：如復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、筆記本等。文件夾類：如檔案盒、文件袋、資料冊(cè)等。裝訂用品：如訂書機(jī)、訂書釘、膠水、膠棒等。桌面用品：如計(jì)算器、臺(tái)歷、筆筒、文件架等。2.辦公設(shè)備類電腦及周邊設(shè)備：如臺(tái)式電腦、筆記本電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等。辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜等。3.消耗材料類硒鼓、墨盒、色帶等打印機(jī)耗材。復(fù)印紙、打印紙等紙張消耗品。清潔用品：如抹布、拖把、清潔劑等。4.其他辦公用品電話機(jī)、對(duì)講機(jī)等通訊設(shè)備。保險(xiǎn)柜、碎紙機(jī)等安全設(shè)備。三、辦公用品的采購1.采購計(jì)劃各部門應(yīng)于每月[X]日前將本部門下月辦公用品需求計(jì)劃報(bào)行政部門。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。行政部門根據(jù)各部門需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，編制公司辦公用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購渠道行政部門應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商作為辦公用品的采購渠道。采購人員應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等情況。3.采購流程采購人員根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等內(nèi)容。供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求及時(shí)將辦公用品送達(dá)公司指定地點(diǎn)。采購人員應(yīng)核對(duì)辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。辦公用品到貨后，采購人員應(yīng)填寫《辦公用品入庫單》，辦理入庫手續(xù)。入庫單應(yīng)詳細(xì)記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。四、辦公用品的保管1.倉庫管理行政部門應(yīng)設(shè)立專門的辦公用品倉庫，對(duì)辦公用品進(jìn)行分類存放、妥善保管。倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，防止辦公用品受潮、發(fā)霉、生銹等。倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)記錄在《辦公用品盤點(diǎn)表》中。2.庫存控制行政部門應(yīng)根據(jù)辦公用品的使用情況和采購周期，合理控制辦公用品的庫存數(shù)量。庫存數(shù)量應(yīng)保持在合理水平，既滿足工作需要，又避免積壓浪費(fèi)。對(duì)于庫存數(shù)量過多或長期閑置不用的辦公用品，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如調(diào)劑給其他部門使用、進(jìn)行報(bào)廢處理等。五、辦公用品的發(fā)放1.發(fā)放原則辦公用品應(yīng)按照按需領(lǐng)用的原則發(fā)放給員工。員工應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門領(lǐng)取。行政部門應(yīng)按照審批后的《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》發(fā)放辦公用品，不得超發(fā)、濫發(fā)。2.發(fā)放流程員工填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等，并簽字確認(rèn)。部門負(fù)責(zé)人對(duì)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》進(jìn)行審批，簽字確認(rèn)后交行政部門。行政部門根據(jù)審批后的《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》發(fā)放辦公用品，并在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人員、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。六、辦公用品的使用1.使用規(guī)范員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，不得隨意損壞、丟棄。對(duì)于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)使用和保管，并嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。辦公用品應(yīng)在公司內(nèi)部使用，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自帶出公司。2.節(jié)約措施鼓勵(lì)員工雙面使用復(fù)印紙、打印紙等紙張消耗品，減少紙張浪費(fèi)。員工應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，節(jié)約用電。對(duì)于可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、文件袋等，應(yīng)妥善保管，以便下次使用。七、辦公用品的維修與報(bào)廢1.維修管理辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門。行政部門應(yīng)安排專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)填寫《辦公設(shè)備維修記錄單》，記錄維修設(shè)備的名稱、型號(hào)、故障現(xiàn)象、維修時(shí)間、維修費(fèi)用等信息。維修費(fèi)用應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)廢管理對(duì)于無法修復(fù)或已達(dá)到報(bào)廢年限的辦公用品，使用部門應(yīng)填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢原因、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等，并簽字確認(rèn)。部門負(fù)責(zé)人對(duì)《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》進(jìn)行審批，簽字確認(rèn)后交行政部門。行政部門對(duì)報(bào)廢辦公用品進(jìn)行審核，審核通過后辦理報(bào)廢手續(xù)，并在《辦公用品報(bào)廢登記表》上記錄報(bào)廢日期、報(bào)廢辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。報(bào)廢辦公用品應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行處理，如變賣、捐贈(zèng)等，處理收入應(yīng)上繳公司財(cái)務(wù)。八、監(jiān)督與檢查1.行政部門定期檢查行政部門應(yīng)定期對(duì)公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放、使用等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.審計(jì)部門不定期審計(jì)審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)公司辦公用品的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查辦公用品的采購、使用、保管等是否符合公司規(guī)定，是否存在浪費(fèi)、違規(guī)使用等問題。3.員工監(jiān)督公司全體員工有權(quán)對(duì)辦公用品的管理情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題可向行政部門或公司領(lǐng)導(dǎo)反映。九、罰則1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，浪費(fèi)辦公用品的員工，行政部門將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。2.對(duì)于未經(jīng)批準(zhǔn)擅自將辦公用品帶出公司的員工，行政部門將責(zé)令其限期歸還，并給予警告處分。3.對(duì)于因保管不善導(dǎo)致辦公用品損壞、丟