公司文印印章管理制度一、總則1.目的為加強公司文印印章管理，規(guī)范文印印章使用流程，確保公司文件資料的安全、準(zhǔn)確、有效傳遞，維護公司的正常運營秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.基本原則文印印章管理遵循“嚴(yán)格規(guī)范、安全保密、便捷高效”的原則，確保文印印章使用合法合規(guī)，防止出現(xiàn)違規(guī)使用、遺失、被盜用等情況。二、文印管理1.文印設(shè)備管理公司統(tǒng)一配備文印設(shè)備，包括打印機、復(fù)印機、傳真機等。各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文印設(shè)備的日常維護和管理，確保設(shè)備正常運行。文印設(shè)備操作人員應(yīng)熟悉設(shè)備性能和操作流程，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進行操作，定期對設(shè)備進行清潔、保養(yǎng)，及時發(fā)現(xiàn)并報告設(shè)備故障。未經(jīng)允許，任何人不得擅自拆卸、維修文印設(shè)備，如需維修，應(yīng)及時通知行政部門聯(lián)系專業(yè)維修人員進行處理。2.文件打印管理各部門員工如需打印文件，應(yīng)先填寫《文件打印申請表》，注明文件名稱、份數(shù)、打印要求等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，交文印室統(tǒng)一打印。文印室工作人員應(yīng)根據(jù)《文件打印申請表》的要求進行打印，確保打印質(zhì)量清晰、準(zhǔn)確。對于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理。打印文件時，應(yīng)盡量雙面打印，以節(jié)約紙張。對于可共享的文件，應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行共享，減少紙質(zhì)文件的打印。打印完成后，文印室工作人員應(yīng)及時將文件整理好，并通知申請人領(lǐng)取。申請人領(lǐng)取文件時，應(yīng)在《文件領(lǐng)取登記表》上簽字確認。3.文件復(fù)印管理因工作需要復(fù)印文件的，應(yīng)填寫《文件復(fù)印申請表》，注明復(fù)印文件的名稱、份數(shù)、復(fù)印要求等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，交文印室統(tǒng)一復(fù)印。文印室工作人員應(yīng)按照《文件復(fù)印申請表》的要求進行復(fù)印，確保復(fù)印質(zhì)量清晰、準(zhǔn)確。對于涉及公司機密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行復(fù)印，不得隨意擴大復(fù)印范圍。復(fù)印完成后，文印室工作人員應(yīng)及時將復(fù)印件整理好，并通知申請人領(lǐng)取。申請人領(lǐng)取復(fù)印件時，應(yīng)在《文件領(lǐng)取登記表》上簽字確認。4.文件傳真管理如需發(fā)送傳真文件，應(yīng)填寫《文件傳真申請表》，注明傳真號碼、傳真文件名稱、頁數(shù)等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，交文印室統(tǒng)一發(fā)送。文印室工作人員在發(fā)送傳真前，應(yīng)仔細核對傳真號碼和傳真文件內(nèi)容，確保傳真發(fā)送準(zhǔn)確無誤。對于重要傳真文件，應(yīng)及時跟進傳真發(fā)送情況，確認對方是否收到。收到傳真文件后，文印室工作人員應(yīng)及時通知收件人領(lǐng)取，并做好登記工作。收件人領(lǐng)取傳真文件時，應(yīng)在《文件領(lǐng)取登記表》上簽字確認。5.文印資料歸檔管理文印室工作人員應(yīng)定期對打印、復(fù)印、傳真的文件資料進行整理歸檔，按照類別、日期等進行分類存放，便于查閱和管理。對于涉及公司重要業(yè)務(wù)和機密信息的文件資料，應(yīng)按照公司保密制度的要求進行單獨歸檔，并嚴(yán)格限制查閱權(quán)限。各部門應(yīng)定期清理本部門的文印資料，對于不再使用或已過期的文件資料，應(yīng)按照公司文件銷毀制度的要求進行銷毀處理，不得隨意丟棄。三、印章管理1.印章種類及保管公司印章主要包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。各類印章應(yīng)指定專人負責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。公章由行政部門負責(zé)人保管，合同專用章由法務(wù)部門負責(zé)人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門負責(zé)人保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜用、遺失或損壞。如發(fā)現(xiàn)印章有異常情況，應(yīng)及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進行處理。2.印章使用審批公司印章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自使用印章。使用公章、合同專用章、財務(wù)專用章等重要印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，注明使用印章的事項、用途、使用期限等信息，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。使用法人章時，應(yīng)按照公司法定代表人的授權(quán)進行操作，填寫《法人章使用申請表》，注明使用事項、用途、使用期限等信息，經(jīng)法定代表人或其授權(quán)人簽字同意后，方可使用。對于涉及公司重大決策、重要合同簽訂、對外投資等事項的印章使用，應(yīng)經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定，并嚴(yán)格按照審批流程進行審批。3.印章使用登記印章保管人員應(yīng)建立《印章使用登記簿》，對每次印章使用情況進行詳細登記，包括使用日期、使用事項、使用部門、使用人、批準(zhǔn)人等信息。印章使用完畢后，印章保管人員應(yīng)及時將印章收回，并在《印章使用登記簿》上注明歸還日期?！队≌率褂玫怯洸尽窇?yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年，以備查閱。4.印章使用監(jiān)督公司行政部門應(yīng)定期對印章使用情況進行檢查和監(jiān)督，確保印章使用符合規(guī)定的審批流程和使用范圍。對于違反印章管理制度的行為，應(yīng)及時進行糾正，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。公司審計部門應(yīng)定期對印章管理情況進行審計，檢查印章保管、使用、登記等環(huán)節(jié)是否存在漏洞和風(fēng)險，提出改進建議，確保印章管理規(guī)范、安全。四、文印印章使用違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用文印印章的；超越審批范圍使用文印印章的；未按規(guī)定進行文印印章使用登記的；因保管不善導(dǎo)致文印印章被盜用、遺失或損壞的；其他違反文印印章管理制度的行為。2.處理措施對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用文印印章的行為，公司將對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育，并責(zé)令其立即改正。對于多次違規(guī)使用文印印章或情節(jié)嚴(yán)重的行為，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處分，并追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟賠償責(zé)任。對于因違規(guī)使用文印印章給公司造成重大損失或不良影響的，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。五、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由公司行政部門負責(zé)解釋和修訂。2.公司各部門應(yīng)嚴(yán)格