單位公章證件管理制度一、總則（一）目的為加強單位公章、證件的管理，保障單位合法權益，維護正常辦公秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門及全體員工。（三）基本原則1.嚴格管理原則：對公章、證件的刻制、使用、保管等環(huán)節(jié)進行嚴格規(guī)范，確保安全。2.規(guī)范操作原則：明確各項流程和要求，操作人員必須嚴格按照規(guī)定程序執(zhí)行。3.責任追究原則：對違反本制度的行為，追究相關責任人的責任。二、公章管理（一）公章種類1.單位公章：代表單位行使職權的印章。2.合同專用章：用于簽訂各類合同。3.財務專用章：用于財務結算等相關業(yè)務。4.法定代表人章：用于特定的財務或其他相關業(yè)務。（二）公章刻制1.因工作需要刻制公章，由相關部門提出申請，經(jīng)單位負責人批準后，統(tǒng)一由辦公室負責辦理刻制手續(xù)。2.刻制公章必須選擇具有公安機關指定資質的刻章單位，確保公章質量和安全性。3.新刻公章需在公安機關備案，并留存印模。（三）公章使用1.使用范圍單位公章：用于以單位名義發(fā)布的各類文件、信函、證明、報表等；簽訂各類合同、協(xié)議；辦理對外事務的相關手續(xù)等。合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同、業(yè)務合同等。財務專用章：用于財務收支憑證、票據(jù)、報表等的蓋章確認。法定代表人章：根據(jù)具體業(yè)務需要，在規(guī)定范圍內(nèi)使用。2.使用流程填寫《公章使用申請表》，詳細注明用章事由、用章內(nèi)容、用章部門、申請人等信息。將申請表提交部門負責人審核，審核通過后報分管領導審批。重要文件、合同等需經(jīng)單位負責人批準。經(jīng)審批同意后，申請人持申請表到辦公室用章，用章時必須在公章使用登記簿上進行登記，注明用章時間、用章內(nèi)容、批準人等信息。3.使用要求公章必須由專人使用，嚴禁將公章交予他人隨意使用。用章時要認真核對用章內(nèi)容，確保準確無誤。不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。（四）公章保管1.單位公章由辦公室指定專人負責保管，保管人員必須具備高度的責任心和保密意識。2.公章應存放在安全可靠的保險柜或專用印章盒內(nèi)，鑰匙由保管人員專人保管，不得隨意交予他人。3.保管人員因特殊原因暫時離崗時，應將公章交辦公室負責人指定的臨時保管人員，并辦理交接手續(xù)。4.公章保管人員要定期對公章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應及時報告并采取相應措施。（五）公章停用與銷毀1.因單位名稱變更、機構撤銷等原因，公章需要停用的，由辦公室負責收回停用公章，并在公章使用登記簿上注明停用日期。2.停用的公章應及時上繳單位負責人，由單位統(tǒng)一安排銷毀。銷毀時必須有兩人以上在場監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認。三、證件管理（一）證件種類1.營業(yè)執(zhí)照正、副本。2.組織機構代碼證正、副本。3.稅務登記證正、副本（已完成“三證合一”的企業(yè)為營業(yè)執(zhí)照）。4.法定代表人身份證明書。5.授權委托書。6.其他各類資質證書、榮譽證書等。（二）證件辦理1.新設立單位或因業(yè)務需要辦理相關證件，由辦公室負責按照規(guī)定程序向相關部門申請辦理。2.辦理證件時，應準備齊全所需材料，確保材料真實、準確、完整。3.及時跟蹤證件辦理進度，確保按時領取證件。（三）證件使用1.使用范圍營業(yè)執(zhí)照：用于證明單位合法經(jīng)營資格，辦理各類業(yè)務手續(xù)。組織機構代碼證：用于辦理相關業(yè)務時的身份識別。稅務登記證：用于稅務申報、納稅等相關業(yè)務。法定代表人身份證明書：用于證明法定代表人身份。授權委托書：用于委托他人辦理相關業(yè)務。其他資質證書、榮譽證書等：用于展示單位資質和榮譽。2.使用流程因工作需要使用證件，由相關部門填寫《證件使用申請表》，注明使用事由、使用時間、歸還時間等信息。將申請表提交部門負責人審核，審核通過后報分管領導審批。經(jīng)審批同意后，申請人持申請表到辦公室領取證件，并在證件借用登記簿上進行登記。3.使用要求證件使用人必須妥善保管證件，不得轉借他人。使用完畢后，應及時歸還辦公室，并在登記簿上注明歸還時間。不得擅自涂改、偽造證件。（四）證件保管1.各類證件由辦公室指定專人負責保管，保管人員要建立證件保管臺賬，詳細記錄證件名稱、頒發(fā)日期、有效期等信息。2.證件應存放在安全、干燥、防火、防盜的地方，避免證件損壞或丟失。3.定期對證件進行清查核對，確保賬證相符。（五）證件年檢與換證1.辦公室負責按照相關規(guī)定及時辦理證件的年檢和換證手續(xù)，確保證件的有效性。2.在年檢和換證前，應提前準備好所需材料，按時提交申請。3.對年檢或換證過程中出現(xiàn)的問題，及時與相關部門溝通協(xié)調，妥善解決。四、監(jiān)督檢查（一）定期檢查1.辦公室定期對公章、證件的管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括公章使用登記、保管情況，證件保管臺賬、使用記錄等。2.檢查人員應認真填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）不定期抽查單位領導或相關部門可根據(jù)工作需要，對公章、證件的管理情況進行不定期抽查，確保制度執(zhí)行到位。五、責任追究（一）對違反本制度，有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、罰款等處理；構成犯罪的，依法追究刑事責任：1.未經(jīng)批準擅自刻制、使用公章的。2.超越規(guī)定范圍使用公章的。3.在空白紙張、合同、介紹信等上加蓋公章的。4.擅自將公章交予他人使用的。5.因保管不善導致公章、證件遺失、損壞的。6.偽造、涂改、轉借證件的。