公用通訊設備管理制度一、總則（一）目的為加強公司公用通訊設備的管理，規(guī)范使用行為，確保通訊暢通，提高工作效率，保障公司信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有公用通訊設備，包括但不限于固定電話、移動電話、對講機等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司公用通訊設備由行政部門統(tǒng)一采購、配置、維護和管理。2.規(guī)范使用原則：員工應按照規(guī)定的用途和方式使用公用通訊設備，不得擅自更改設備設置或挪作他用。3.成本控制原則：在確保通訊需求的前提下，合理控制公用通訊設備的采購、使用和維護成本。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)通訊安全和保密的法律法規(guī)，確保公司信息在通訊過程中的安全。二、設備采購與配置（一）需求申請各部門根據(jù)工作需要，填寫《公用通訊設備需求申請表》，詳細說明所需設備的類型、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負責人審核后提交至行政部門。（二）采購審批行政部門對各部門提交的需求申請進行匯總和審核，根據(jù)公司預算和實際情況，制定采購計劃，報公司領(lǐng)導審批。（三）設備采購經(jīng)公司領(lǐng)導審批通過后，行政部門按照采購計劃進行設備采購。采購過程中應遵循公開、公平、公正的原則，選擇具有良好信譽和質(zhì)量保證的供應商。（四）設備配置設備采購到貨后，行政部門負責組織驗收。驗收合格后，根據(jù)各部門需求進行設備配置，并做好相關(guān)記錄。三、設備使用與管理（一）使用規(guī)定1.員工應妥善保管公用通訊設備，不得隨意丟棄、損壞或轉(zhuǎn)借他人。如因個人原因造成設備丟失或損壞，應照價賠償。2.公用通訊設備主要用于工作聯(lián)系，員工在工作時間內(nèi)應保持設備暢通，不得擅自關(guān)機或設置呼叫轉(zhuǎn)移。如有特殊情況需要關(guān)機或設置呼叫轉(zhuǎn)移，應提前向部門負責人說明。3.嚴禁使用公用通訊設備從事與工作無關(guān)的活動，如聊天、玩游戲、瀏覽無關(guān)網(wǎng)站等。4.在使用公用通訊設備時，應注意語言文明，不得使用不文明或侮辱性語言。（二）使用登記各部門應建立公用通訊設備使用登記制度，記錄設備的領(lǐng)取、使用、歸還等情況。員工在領(lǐng)取設備時，應在《公用通訊設備使用登記表》上簽字確認；使用過程中如有設備故障或丟失等情況，應及時向部門負責人報告，并在登記表上注明；設備歸還時，應確保設備完好無損，由部門負責人簽字驗收。（三）設備維護1.行政部門負責公用通訊設備的日常維護和保養(yǎng)工作，定期對設備進行檢查、清潔、充電等，確保設備正常運行。2.如設備出現(xiàn)故障，員工應及時向行政部門報告。行政部門應根據(jù)故障情況，及時安排維修或送修。維修費用由行政部門統(tǒng)一核算，屬于人為損壞的，由責任人承擔維修費用。3.對于因技術(shù)更新或其他原因需要更換的公用通訊設備，行政部門應按照規(guī)定的程序進行報廢處理，并做好相關(guān)記錄。（四）費用管理1.公司統(tǒng)一支付公用通訊設備的基本費用，如月租費、套餐費等。員工因工作需要產(chǎn)生的額外通訊費用，如長途話費、短信費等，按照公司相關(guān)規(guī)定進行報銷。2.員工在報銷通訊費用時，應提供真實、有效的發(fā)票，并按照公司財務制度的要求填寫報銷申請表。行政部門負責對報銷申請進行審核，審核通過后報財務部門進行報銷。3.行政部門應定期對公用通訊設備的費用進行統(tǒng)計和分析，如發(fā)現(xiàn)費用異常情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。四、信息安全管理（一）保密要求1.員工在使用公用通訊設備時，應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露公司機密信息。2.嚴禁在公用通訊設備上存儲、傳輸涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感信息。如因工作需要確需傳輸敏感信息，應采取加密等安全措施，并確保接收方具有相應的保密能力。3.在使用公用通訊設備進行通訊時，應注意周圍環(huán)境，避免在公共場所談論敏感信息，防止信息泄露。（二）數(shù)據(jù)備份對于重要的工作數(shù)據(jù)，員工應定期進行備份，并妥善保管備份數(shù)據(jù)。備份數(shù)據(jù)可以存儲在公司指定的存儲設備或個人電腦上，但應確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。（三）安全檢查行政部門應定期對公用通訊設備進行安全檢查，檢查內(nèi)容包括設備的使用情況、信息存儲情況、安全設置等。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應及時采取措施進行整改，確保設備和信息的安全。五、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反本制度規(guī)定的使用行為，如擅自更改設備設置、挪作他用、從事與工作無關(guān)的活動等。2.因保管不善導致公用通訊設備丟失或損壞。3.泄露公司機密信息或在公用通訊設備上存儲、傳輸敏感信息未采取安全措施。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)的員工，給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，視情節(jié)輕重給予書面警告、罰款、降職、辭退等處理措施。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，員工應承擔相應的賠償責任。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由行政部門負責