單位調(diào)閱文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位文件管理，規(guī)范文件調(diào)閱行為，確保文件的安全與完整，提高文件的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位內(nèi)部各部門(mén)及全體員工對(duì)各類(lèi)文件的調(diào)閱管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：調(diào)閱文件必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保調(diào)閱行為符合規(guī)定和工作需要。2.安全保密原則：調(diào)閱過(guò)程中要確保文件的安全，防止文件丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.限時(shí)歸還原則：調(diào)閱文件應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，不得拖延。4.規(guī)范使用原則：調(diào)閱文件只能用于規(guī)定的工作用途，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播等。二、文件分類(lèi)與編號(hào)（一）文件分類(lèi)1.行政文件：包括單位發(fā)布的各類(lèi)通知、決定、通報(bào)、報(bào)告等行政公文。2.業(yè)務(wù)文件：與單位業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、方案、報(bào)表等文件。3.人事文件：?jiǎn)T工檔案、考勤記錄、績(jī)效考核文件等。4.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算計(jì)劃、審計(jì)報(bào)告等。5.其他文件：不屬于以上分類(lèi)的其他重要文件。（二）文件編號(hào)為便于文件的識(shí)別與管理，對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：[具體編號(hào)規(guī)則，例如：年份（兩位）+部門(mén)代碼+文件類(lèi)別代碼+順序號(hào)，如23HR01表示2023年人力資源部的第1份文件]三、調(diào)閱申請(qǐng)（一）申請(qǐng)流程1.調(diào)閱人需填寫(xiě)《文件調(diào)閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明調(diào)閱文件的名稱、編號(hào)、調(diào)閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交給所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要，對(duì)調(diào)閱申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審核，簽署意見(jiàn)。3.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，申請(qǐng)表提交至文件管理部門(mén)。文件管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行最終審批，審批通過(guò)后予以辦理調(diào)閱手續(xù)。（二）特殊情況申請(qǐng)如遇緊急情況，調(diào)閱人無(wú)法提前填寫(xiě)申請(qǐng)表的，可先通過(guò)電話等方式向文件管理部門(mén)說(shuō)明情況，經(jīng)同意后先行調(diào)閱文件，但需在調(diào)閱后的[規(guī)定時(shí)間，如2個(gè)工作日內(nèi)]補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。四、調(diào)閱審批（一）審批權(quán)限1.一般文件調(diào)閱：由文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.重要文件調(diào)閱：涉及單位核心機(jī)密、重大決策等重要文件的調(diào)閱，需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及多個(gè)部門(mén)或跨部門(mén)文件調(diào)閱：需相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人共同會(huì)簽后，由文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人或單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批內(nèi)容1.調(diào)閱目的是否明確、合理，與工作需要是否相符。2.調(diào)閱人身份及權(quán)限是否符合要求。3.預(yù)計(jì)歸還日期是否合理。4.調(diào)閱文件的安全保密措施是否可行。五、調(diào)閱手續(xù)辦理（一）文件交接1.文件管理部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，準(zhǔn)備調(diào)閱文件。2.調(diào)閱人與文件管理人員在專門(mén)的文件調(diào)閱登記本上進(jìn)行文件交接，雙方簽字確認(rèn)調(diào)閱文件的名稱、數(shù)量、版本等信息。3.文件管理人員應(yīng)向調(diào)閱人詳細(xì)說(shuō)明文件的使用注意事項(xiàng)及保密要求。（二）借閱期限1.一般文件調(diào)閱期限不得超過(guò)[規(guī)定期限，如15個(gè)工作日]。如需延長(zhǎng)調(diào)閱期限，調(diào)閱人應(yīng)提前[規(guī)定時(shí)間，如3個(gè)工作日]向文件管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.重要文件調(diào)閱期限根據(jù)具體情況由審批領(lǐng)導(dǎo)確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[規(guī)定上限，如30個(gè)工作日]。（三）借閱押金對(duì)于價(jià)值較高或保密性強(qiáng)的文件，文件管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況收取一定的借閱押金。調(diào)閱人歸還文件后，如文件無(wú)損壞、丟失等情況，押金予以退還。六、文件調(diào)閱期間的管理（一）文件保管1.調(diào)閱人應(yīng)妥善保管調(diào)閱的文件，不得隨意折疊、涂改、污損文件。2.文件應(yīng)存放在安全、保密的地方，防止文件丟失或被盜。3.調(diào)閱人不得擅自將文件帶出單位辦公區(qū)域，如有特殊情況需要帶出，必須經(jīng)文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。（二）文件使用1.調(diào)閱文件只能用于申請(qǐng)調(diào)閱時(shí)注明的目的，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作用途。2.如需復(fù)印文件，應(yīng)事先向文件管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。復(fù)印份數(shù)應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)要求執(zhí)行，復(fù)印件應(yīng)與原件同等保管。3.調(diào)閱人在文件使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與文件管理部門(mén)溝通。（三）保密要求1.調(diào)閱人必須嚴(yán)格遵守單位的保密制度，對(duì)調(diào)閱文件的內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在調(diào)閱文件期間，調(diào)閱人應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置密碼、妥善保管文件等，防止文件信息泄露。3.調(diào)閱工作結(jié)束后，調(diào)閱人應(yīng)及時(shí)將文件歸還文件管理部門(mén)，并確保文件的完整性和保密性。七、文件歸還（一）歸還流程1.調(diào)閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前，將調(diào)閱的文件完整、無(wú)損地歸還至文件管理部門(mén)。2.文件管理人員對(duì)歸還的文件進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查文件的數(shù)量、完整性、保密性等情況。3.經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，雙方在文件調(diào)閱登記本上簽字確認(rèn)文件已歸還。（二）逾期歸還處理如調(diào)閱人未能在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，應(yīng)及時(shí)向文件管理部門(mén)說(shuō)明原因，并申請(qǐng)延期歸還。如無(wú)正當(dāng)理由逾期未還，文件管理部門(mén)將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，如警告、扣除借閱押金、限制調(diào)閱權(quán)限等。八、文件查閱權(quán)限（一）不同崗位查閱權(quán)限1.單位高層管理人員：可查閱單位所有文件，包括行政、業(yè)務(wù)、人事、財(cái)務(wù)等各類(lèi)文件。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人：可查閱本部門(mén)及相關(guān)業(yè)務(wù)涉及的文件。3.普通員工：根據(jù)工作需要，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可查閱與本人工作相關(guān)的文件。（二）查閱權(quán)限調(diào)整如員工崗位發(fā)生變動(dòng)，其文件查閱權(quán)限應(yīng)根據(jù)新崗位的職責(zé)范圍進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)文件管理部門(mén)審核后辦理權(quán)限變更手續(xù)。九、電子文件調(diào)閱（一）調(diào)閱方式1.通過(guò)單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行電子文件調(diào)閱。調(diào)閱人需登錄辦公系統(tǒng)，按照系統(tǒng)提示操作進(jìn)行文件查閱、下載等。2.如需拷貝電子文件，應(yīng)事先向文件管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式進(jìn)行拷貝?？截惖碾娮游募?yīng)妥善保管，不得隨意傳播。（二）安全防護(hù)1.電子文件調(diào)閱過(guò)程中要注意網(wǎng)絡(luò)安全，防止病毒感染、黑客攻擊等情況發(fā)生。2.調(diào)閱人不得擅自更改電子文件的內(nèi)容、格式等信息。3.文件管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，確保文件數(shù)據(jù)的安全。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)單位設(shè)立專門(mén)的文件管理監(jiān)督小組，由單位辦公室、紀(jì)檢部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)文件調(diào)閱管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.文件調(diào)閱申請(qǐng)、審批手續(xù)是否齊全、規(guī)范。2.文件調(diào)閱期限是否符合規(guī)定，有無(wú)逾期未還情況。3.文件保管、使用是否符合要求，有無(wú)丟失、損壞、泄露等情況。4.電子文件調(diào)閱是否遵守相關(guān)安全規(guī)定。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本制度的行為，監(jiān)督小組將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括批評(píng)教育、責(zé)令改正、通報(bào)批評(píng)、