公司煙酒水管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司對煙酒水的管理，規(guī)范使用流程，確保煙酒水的使用合理、合規(guī)、透明，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要涉及煙酒水使用的相關(guān)業(yè)務(wù)活動。3.管理原則嚴(yán)格審批原則：所有煙酒水的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用合理、必要。規(guī)范使用原則：明確煙酒水的使用場景和標(biāo)準(zhǔn)，避免浪費和濫用。成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，盡量降低煙酒水的采購和使用成本。監(jiān)督檢查原則：定期對煙酒水的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度執(zhí)行到位。二、煙酒水的采購管理1.采購需求計劃各部門根據(jù)工作需要，每月[X]日前提交下月煙酒水采購需求計劃，詳細(xì)注明所需煙酒水的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息。采購需求計劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后報行政部門匯總。2.采購流程行政部門根據(jù)各部門提交的采購需求計劃，結(jié)合庫存情況，編制月度煙酒水采購預(yù)算。采購預(yù)算經(jīng)財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門負(fù)責(zé)組織采購。采購人員應(yīng)選擇具有良好信譽的供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保所采購的煙酒水質(zhì)量合格、價格合理。采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等條款。3.驗收入庫煙酒水到貨后，行政部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、品牌等是否與采購合同一致。驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫驗收單，并簽字確認(rèn)。驗收單應(yīng)包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗收日期等信息。驗收合格的煙酒水應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，由倉庫管理人員按照類別、規(guī)格、批次等進(jìn)行分類存放，并建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄煙酒水的出入庫情況。三、煙酒水的庫存管理1.庫存盤點倉庫管理人員應(yīng)定期對煙酒水進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月[X]次。盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制庫存盤點表，詳細(xì)記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫盤盈盤虧報告，報行政部門和財務(wù)部門審核處理。2.庫存安全管理倉庫應(yīng)設(shè)置專門的煙酒水存放區(qū)域，保持通風(fēng)、干燥、防火、防盜等安全條件良好。倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。定期對庫存煙酒水進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時清理并報告行政部門處理。3.庫存限額管理根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和過往使用情況，設(shè)定煙酒水的庫存限額。庫存限額應(yīng)定期進(jìn)行評估和調(diào)整。當(dāng)庫存數(shù)量接近或達(dá)到庫存限額時，倉庫管理人員應(yīng)及時通知行政部門，以便安排采購或合理控制使用。四、煙酒水的使用管理1.使用范圍業(yè)務(wù)招待：用于接待來訪客戶、合作伙伴等，包括宴請、送禮等。會議活動：如公司年會、部門會議、培訓(xùn)會議等，為參會人員提供飲品等。員工福利：在特定節(jié)日或活動時，作為員工福利發(fā)放。其他特殊情況：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的其他與工作相關(guān)的特殊用途。2.使用標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)招待：宴請標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)接待對象的級別和重要程度合理確定，一般控制在人均[X]元以內(nèi)。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：接待重要客戶或合作伙伴，宴請標(biāo)準(zhǔn)可適當(dāng)提高，但需提前報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。一般性業(yè)務(wù)接待，應(yīng)注重勤儉節(jié)約，避免鋪張浪費。送禮應(yīng)遵循適度、合規(guī)的原則，禮品價值應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定，不得贈送貴重禮品。會議活動：根據(jù)會議規(guī)模和時長，合理安排飲品供應(yīng)。一般會議可提供礦泉水、茶包等；重要會議或活動可根據(jù)實際情況提供適量的咖啡、果汁等。員工福利：在節(jié)日或活動時，按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)為員工發(fā)放煙酒水等福利。福利標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)公平、合理，體現(xiàn)公司對員工的關(guān)懷。3.使用審批流程業(yè)務(wù)招待：部門負(fù)責(zé)人填寫《業(yè)務(wù)招待申請表》，詳細(xì)說明招待對象、事由、時間、地點、預(yù)計費用等信息。《業(yè)務(wù)招待申請表》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總經(jīng)理審批。審批通過后，申請人持審批后的申請表到行政部門領(lǐng)取煙酒水。行政部門應(yīng)按照申請表上的內(nèi)容進(jìn)行發(fā)放，并做好記錄。會議活動：會議或活動組織者填寫《會議活動煙酒水使用申請表》，注明活動名稱、時間、地點、參與人數(shù)、所需煙酒水種類及數(shù)量等信息?！稌h活動煙酒水使用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報行政部門審批。行政部門根據(jù)審批結(jié)果，安排發(fā)放煙酒水，并做好相關(guān)記錄。員工福利：由行政部門根據(jù)公司規(guī)定的福利標(biāo)準(zhǔn)和員工人數(shù)，統(tǒng)一安排發(fā)放煙酒水。發(fā)放過程中應(yīng)做好登記，確保每位員工都能按時、足額領(lǐng)取福利。其他特殊情況：使用部門填寫《特殊情況煙酒水使用申請表》，詳細(xì)說明使用事由、所需煙酒水種類及數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)和公司總經(jīng)理審批后，到行政部門領(lǐng)取。五、煙酒水的賬務(wù)管理1.財務(wù)核算財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的煙酒水賬目，對煙酒水的采購、領(lǐng)用、庫存等情況進(jìn)行詳細(xì)核算。采購煙酒水時，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理，及時記錄采購成本。煙酒水領(lǐng)用時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的申請表發(fā)放，并在庫存臺賬上記錄減少數(shù)量。財務(wù)部門根據(jù)倉庫管理人員提供的領(lǐng)用記錄，及時核算領(lǐng)用成本，并計入相關(guān)費用科目。2.報銷管理業(yè)務(wù)招待費用報銷時，報銷人員應(yīng)提供審批后的《業(yè)務(wù)招待申請表》、發(fā)票、消費清單等相關(guān)憑證。財務(wù)部門應(yīng)按照公司費用報銷制度進(jìn)行審核，確保報銷金額與申請表一致，且符合使用標(biāo)準(zhǔn)。會議活動煙酒水費用報銷時，報銷人員應(yīng)提供審批后的《會議活動煙酒水使用申請表》、發(fā)票、購買清單等憑證。財務(wù)部門審核無誤后，予以報銷。員工福利煙酒水費用由行政部門統(tǒng)一報銷，報銷時應(yīng)提供發(fā)放清單等相關(guān)憑證。財務(wù)部門按照公司規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。3.審計監(jiān)督財務(wù)部門應(yīng)定期對煙酒水的賬務(wù)進(jìn)行自查，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。公司審計部門應(yīng)不定期對煙酒水的采購、使用、賬務(wù)等情況進(jìn)行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。六、監(jiān)督與檢查1.行政部門監(jiān)督行政部門負(fù)責(zé)對煙酒水的采購、庫存、使用等情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。定期檢查庫存數(shù)量是否賬實相符，使用審批流程是否規(guī)范執(zhí)行，使用標(biāo)準(zhǔn)是否得到遵守等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。2.財務(wù)部門監(jiān)督財務(wù)部門負(fù)責(zé)對煙酒水的賬務(wù)處理進(jìn)行監(jiān)督，確保賬目準(zhǔn)確、合規(guī)。審核報銷憑證是否齊全、真實，費用核算是否正確等。定期與行政部門核對庫存賬目和使用情況，發(fā)現(xiàn)異常及時查明原因并處理。3.公司領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督公司領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)對煙酒水的使用情況進(jìn)行抽查和監(jiān)督，對違反制度的行為提出批評和整改要求。對于重大事項或違規(guī)行為，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時做出決策和處理。七、違規(guī)處理1.對于未經(jīng)審批擅自使用煙酒水的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人立即停止違規(guī)行為，并追回已使用的煙酒水或相應(yīng)費用。同時，視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰。2.對于違反使用標(biāo)準(zhǔn)，過度使用煙酒水造成浪費的行為，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育，并要求其承擔(dān)超出標(biāo)準(zhǔn)部分的費用。情節(jié)嚴(yán)重的，給予降職、降薪等處分。3.在煙酒水采購過程中，如發(fā)現(xiàn)采購人員與供應(yīng)商勾結(jié)，謀取私利，損害公司利益的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并解除勞動合同。4.對于在庫存管理中，因保管不善導(dǎo)致煙酒水損壞、變質(zhì)或丟失的，由倉庫管理人員負(fù)責(zé)賠償相應(yīng)損失。如存在故意違規(guī)行為，將給予嚴(yán)肅處理。5