會議結(jié)算管理制度總則目的為了規(guī)范公司會議結(jié)算管理工作，確保會議費用支出的合理、合規(guī)、透明，提高公司資源使用效率，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織召開的各類會議，包括但不限于公司例會、專題會議、培訓(xùn)會議、研討會、大型活動會議等相關(guān)費用的結(jié)算管理?；驹瓌t1.預(yù)算控制原則：會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議的規(guī)模、預(yù)計參與人數(shù)、會議時長等因素提前編制會議預(yù)算，會議費用支出嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.合規(guī)性原則：會議費用的結(jié)算必須符合國家法律法規(guī)以及公司相關(guān)財務(wù)制度的規(guī)定，確保費用支出真實、合法、有效。3.審批流程原則：所有會議費用的報銷均需按照規(guī)定的審批流程進行，未經(jīng)審批的費用不得報銷。4.權(quán)責(zé)明確原則：明確會議組織部門、財務(wù)部門以及相關(guān)審批人員在會議結(jié)算管理中的職責(zé)，確保各負其責(zé)，相互協(xié)作。會議預(yù)算管理預(yù)算編制1.會議組織部門負責(zé)會議預(yù)算的編制：根據(jù)會議的主題、內(nèi)容、規(guī)模、參會人員范圍、會議時間、地點等信息，詳細預(yù)估各項費用支出，并填寫《會議預(yù)算申請表》（見附件一）。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括但不限于場地租賃、交通、餐飲、住宿、設(shè)備租賃、資料印刷、會議服務(wù)等費用明細。2.預(yù)算審核：《會議預(yù)算申請表》經(jīng)會議組織部門負責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)政策和歷史數(shù)據(jù)對預(yù)算進行審核，重點審核預(yù)算的合理性和必要性。如預(yù)算金額超出標(biāo)準(zhǔn)或不合理，財務(wù)部門應(yīng)與會議組織部門溝通調(diào)整，審核通過后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.預(yù)算審批：分管領(lǐng)導(dǎo)對審核后的會議預(yù)算進行審批，審批通過后的預(yù)算作為會議費用控制的依據(jù)。預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，原則上不得隨意調(diào)整，如因特殊情況確需調(diào)整預(yù)算，需重新履行上述審批流程。預(yù)算執(zhí)行1.會議組織部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行：在會議籌備和召開過程中，各項費用支出必須控制在預(yù)算范圍內(nèi)。如因特殊原因需要超出預(yù)算支出，應(yīng)提前向分管領(lǐng)導(dǎo)申請追加預(yù)算，并說明原因及預(yù)計增加的費用金額。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行超預(yù)算支出。2.財務(wù)部門負責(zé)對會議預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控：定期對會議費用支出進行統(tǒng)計分析，對比實際支出與預(yù)算的差異，及時發(fā)現(xiàn)問題并向會議組織部門反饋。如發(fā)現(xiàn)超預(yù)算支出情況，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷超出部分的費用。會議費用報銷管理報銷范圍1.場地租賃費用：包括會議場地、培訓(xùn)教室、活動場地等的租賃費用，需提供正規(guī)發(fā)票及租賃合同。2.交通費用：參會人員的市內(nèi)交通費用，如出租車費、公共交通費用等，需提供相應(yīng)的發(fā)票。會議組織部門因會議需要租用車輛的費用，包括租車費、過路費、停車費等，需提供租車合同及發(fā)票。3.餐飲費用：會議期間的工作餐、茶歇等費用，需提供正規(guī)餐飲發(fā)票及費用明細清單。宴請費用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得超標(biāo)，且需說明宴請原因、參與人員等信息，經(jīng)審批后方可報銷。4.住宿費用：為參會人員統(tǒng)一安排住宿產(chǎn)生的費用，需提供酒店開具的正規(guī)發(fā)票及住宿清單。住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定，如因特殊情況需要超出標(biāo)準(zhǔn)安排住宿，需提前經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.設(shè)備租賃費用：會議所需的音響設(shè)備、投影儀、燈光設(shè)備等租賃費用，需提供租賃合同及發(fā)票。6.資料印刷費用：會議資料的印刷、制作費用，包括會議手冊、議程表、培訓(xùn)教材、宣傳資料等，需提供印刷清單及發(fā)票。7.會議服務(wù)費用：如會議策劃、主持、翻譯、攝影攝像等服務(wù)費用，需提供服務(wù)合同及發(fā)票。報銷憑證要求1.所有費用報銷必須提供合法有效的發(fā)票：發(fā)票應(yīng)內(nèi)容完整、清晰，加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票抬頭必須為公司全稱，不得簡寫或錯誤填寫。2.除發(fā)票外，還應(yīng)根據(jù)費用性質(zhì)提供相應(yīng)的附件：如合同協(xié)議、費用清單、審批文件等。附件應(yīng)與發(fā)票內(nèi)容相符，能夠證明費用支出的真實性和合理性。3.報銷憑證應(yīng)整潔、完整，不得隨意涂改、粘貼：如發(fā)現(xiàn)報銷憑證有問題，應(yīng)及時聯(lián)系開票單位進行更換或補充說明。報銷流程1.費用報銷人填寫《會議費用報銷單》（見附件二）：詳細填寫報銷日期、會議名稱、費用明細、金額、附件張數(shù)等信息，并簽字確認。2.部門負責(zé)人審核：對本部門組織的會議費用報銷進行初審，重點審核費用支出是否符合預(yù)算、報銷憑證是否真實合法、費用明細是否清晰等。審核通過后簽字確認。3.財務(wù)部門審核：財務(wù)人員對報銷單及附件進行進一步審核，核對發(fā)票真?zhèn)?、費用是否在預(yù)算范圍內(nèi)、報銷流程是否合規(guī)等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與報銷人溝通并要求補充或更正相關(guān)資料。審核通過后簽字確認。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)財務(wù)部門審核后的報銷單提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會議情況和財務(wù)審核意見進行審批，審批通過后簽字確認。5.報銷支付：審批通過的報銷單由財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度進行支付，報銷款項原則上應(yīng)直接支付給供應(yīng)商，不得通過個人轉(zhuǎn)付。會議結(jié)算審批管理審批權(quán)限1.會議費用預(yù)算在[X]元及以下的：由會議組織部門負責(zé)人審核，財務(wù)部門負責(zé)人復(fù)核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.會議費用預(yù)算在[X]元至[X]元之間的：由會議組織部門負責(zé)人審核，財務(wù)部門負責(zé)人復(fù)核，分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批。3.會議費用預(yù)算在[X]元以上的：由會議組織部門負責(zé)人審核，財務(wù)部門負責(zé)人復(fù)核，分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審核，董事長審批。審批流程時間要求1.部門負責(zé)人審核：應(yīng)在收到報銷申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核。2.財務(wù)部門復(fù)核：應(yīng)在收到報銷申請后的[X]個工作日內(nèi)完成復(fù)核。3.各級領(lǐng)導(dǎo)審批：應(yīng)在收到報銷申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，如遇特殊情況需延長審批時間，應(yīng)及時向報銷人說明原因。會議結(jié)算監(jiān)督與審計監(jiān)督機制1.財務(wù)部門定期對會議結(jié)算情況進行檢查：檢查會議費用支出是否符合預(yù)算、報銷憑證是否合規(guī)、審批流程是否完整等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門進行整改。2.內(nèi)部審計部門不定期對會議結(jié)算進行審計：對會議結(jié)算的真實性、合法性、效益性進行審計，重點關(guān)注預(yù)算執(zhí)行情況、費用支出合理性、有無違規(guī)違紀(jì)行為等。審計結(jié)束后出具審計報告，針對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為：如虛報、冒領(lǐng)會議費用，未經(jīng)審批擅自支出費用，超預(yù)算支出且未履行追加預(yù)算審批手續(xù)等，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、辭退等處分。2.如因違規(guī)行為給公司造成