物資公司收購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范物資公司收購行為，加強收購管理，確保收購工作順利進行，實現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于物資公司及所屬各部門涉及的各類物資收購活動，包括但不限于原材料、設備、商品等的收購。（三）基本原則1.合法性原則：收購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.效益性原則：以提高公司經(jīng)濟效益為核心，確保收購物資的質(zhì)量和性價比。3.公開公平公正原則：收購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保公正競爭。4.風險可控原則：充分評估收購過程中的各種風險，采取有效措施加以防范和控制。二、收購計劃管理（一）計劃制定1.各部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需求、庫存狀況等因素，提前制定物資收購計劃。2.收購計劃應明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計收購時間等內(nèi)容。3.計劃制定后，需經(jīng)部門負責人審核，報公司分管領導審批。（二）計劃調(diào)整1.因市場變化、業(yè)務調(diào)整等原因需要調(diào)整收購計劃的，由提出調(diào)整的部門填寫《收購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等。2.經(jīng)部門負責人審核，公司分管領導審批后，方可進行調(diào)整。（三）計劃執(zhí)行跟蹤1.采購部門負責對收購計劃的執(zhí)行情況進行跟蹤，及時掌握收購進度。2.定期向相關部門通報收購計劃執(zhí)行情況，對未按時完成的收購任務，要分析原因，采取措施加以解決。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。2.對潛在供應商進行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等。3.組織相關人員對供應商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務等方面的情況。4.根據(jù)考察結(jié)果，選擇合格的供應商，并與其簽訂合作協(xié)議。（二）供應商評估1.采購部門定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等。2.建立供應商評估指標體系，采用定量與定性相結(jié)合的方式進行評估。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不合格的供應商進行淘汰。（三）供應商關系維護1.采購部門與供應商保持密切溝通，及時了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況和市場動態(tài)。2.協(xié)調(diào)解決與供應商之間的合作問題，建立良好的合作關系。3.定期組織供應商座談會，聽取供應商的意見和建議，不斷改進采購工作。四、收購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)收購計劃，填寫《物資采購申請表》，詳細說明物資需求情況。2.《物資采購申請表》經(jīng)部門負責人審核后，提交采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《物資采購申請表》后，進行初步審核，核實物資需求的合理性和必要性。2.根據(jù)物資金額大小，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，報相關領導審批。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的采購方式，如招標采購、詢價采購、競爭性談判等。2.編制采購文件，明確采購要求、技術規(guī)格、評標標準等內(nèi)容。3.發(fā)布采購信息，邀請供應商參與投標或報價。4.組織開標、評標或談判活動，確定中標供應商或成交供應商。（四）合同簽訂1.采購部門與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。2.合同內(nèi)容應包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。3.合同簽訂后，報公司法務部門審核備案。（五）物資驗收1.物資到貨前，采購部門通知相關部門做好驗收準備工作。2.驗收部門按照合同要求和相關標準對物資進行驗收，包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等方面的檢查。3.驗收合格后，填寫《物資驗收單》；驗收不合格的，及時與供應商溝通協(xié)商解決，如無法解決，按照合同約定追究供應商責任。（六）付款結(jié)算1.財務部門根據(jù)合同約定和物資驗收情況，辦理付款手續(xù)。2.付款時，需審核相關憑證，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。3.定期與供應商核對賬目，及時清理往來款項。五、收購風險管理（一）風險識別1.采購部門會同相關部門對收購過程中可能面臨的風險進行識別，包括市場風險、質(zhì)量風險、供應商違約風險、法律風險等。2.針對識別出的風險，分析其產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風險評估1.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。2.風險評估結(jié)果作為制定風險應對措施的依據(jù)。（三）風險應對1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施，如風險規(guī)避、風險降低、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.建立風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況，調(diào)整風險應對措施。六、收購檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負責收集收購過程中形成的各類文件資料，包括采購申請、采購審批文件、采購文件、合同、驗收單、付款憑證等。2.對收集到的文件資料進行整理、分類，確保資料的完整性和準確性。（二）檔案歸檔1.按照檔案管理的要求，將整理好的文件資料及時歸檔，建立收購檔案目錄。2.檔案應妥善保管，便于查閱和使用。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱收購檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對收購活動進行監(jiān)督檢查，重點檢查收購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、物資驗收情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.建立收購工作考核評價機制，對采購部門及相關人員的收購工作進行考核評價。2.考核評價指標包括收購任務完成情況、采購成本控制、物資質(zhì)量、供應商管理等方面。3.根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給