物業(yè)公司材料管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)公司材料管理，規(guī)范材料采購、驗收、儲存、領(lǐng)用等流程，確保材料供應及時、質(zhì)量合格、成本合理，提高公司運營效率和經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司各部門及所屬項目在物業(yè)管理服務活動中涉及的各類材料的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對材料實行統(tǒng)一計劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保材料管理的規(guī)范化和標準化。2.成本控制原則：在保證材料質(zhì)量和服務需求的前提下，合理控制材料采購成本、儲存成本和使用成本，降低公司運營費用。3.質(zhì)量第一原則：嚴格把控材料質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購材料符合相關(guān)標準和要求，滿足物業(yè)管理服務需要。4.責任明確原則：明確各部門及人員在材料管理中的職責和權(quán)限，做到責任到人，確保材料管理工作有序進行。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定材料采購計劃，根據(jù)各部門需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.選擇合格供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和考核。3.組織實施材料采購工作，簽訂采購合同，跟蹤采購進度，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。4.負責采購成本的控制和核算，對采購價格進行分析和比較，爭取最優(yōu)采購價格。（二）倉庫管理部門1.負責材料的驗收入庫工作，核對材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，確保入庫材料符合要求。2.建立材料庫存臺賬，準確記錄材料的出入庫情況，定期進行盤點，保證賬實相符。3.負責材料的儲存保管工作，根據(jù)材料的特性和要求，合理安排儲存場所，采取必要的防護措施，防止材料損壞、變質(zhì)。4.按照規(guī)定的程序辦理材料的出庫手續(xù)，確保材料發(fā)放準確無誤，及時滿足各部門需求。（三）使用部門1.根據(jù)實際工作需要，提前向采購部門提交材料需求計劃，明確材料的品種、規(guī)格、數(shù)量等要求。2.負責本部門領(lǐng)用材料的使用管理，合理使用材料，避免浪費，提高材料利用率。3.配合倉庫管理部門做好材料的盤點工作，如實提供材料使用情況。（四）財務部門1.負責審核材料采購計劃和采購合同，參與采購價格的審核和談判。2.對材料采購、庫存、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)的財務收支進行核算和監(jiān)督，確保財務數(shù)據(jù)準確無誤。3.定期對材料成本進行分析，為公司成本控制提供財務建議。（五）質(zhì)量管理部門1.負責對采購材料的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督，確保所采購材料符合相關(guān)質(zhì)量標準和要求。2.參與供應商的評估和考核，對供應商提供的材料質(zhì)量進行評價。三、材料采購管理（一）采購計劃制定1.各使用部門應于每月[具體日期]前，根據(jù)下月工作計劃和實際需求，填寫《材料需求計劃表》，詳細列出所需材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、預計使用時間等信息，報采購部門。2.采購部門收到各部門的《材料需求計劃表》后，結(jié)合庫存情況進行綜合分析，制定月度材料采購計劃。對于常用材料，應設(shè)定合理的安全庫存，確保材料供應的連續(xù)性。3.采購計劃應經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導審批。審批通過后的采購計劃作為采購工作的依據(jù)。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。供應商應具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽、穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量和合理的價格水平。2.對潛在供應商進行實地考察和評估，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、售后服務等情況。評估合格的供應商納入公司合格供應商名錄。3.定期對供應商進行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商進行淘汰。（三）采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)采購計劃和選定的供應商，起草采購合同。采購合同應明確材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同經(jīng)公司法律顧問審核后，報公司分管領(lǐng)導審批。審批通過后，由采購部門與供應商簽訂采購合同。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門了解采購情況，做好后續(xù)工作。（四）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同要求，及時向供應商下達采購訂單，跟蹤采購進度，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.對于重要材料或采購金額較大的項目，采購部門應安排專人負責跟蹤，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。3.采購到貨前，采購部門應提前通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。四、材料驗收入庫管理（一）驗收準備1.倉庫管理部門在收到采購部門的到貨通知后，應根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，準備好驗收所需的工具、量具、檢驗記錄表格等。2.安排熟悉材料驗收業(yè)務的人員負責驗收工作，驗收人員應具備相應的專業(yè)知識和技能。（二）驗收流程1.材料到貨后，驗收人員應首先核對送貨單與采購合同是否一致，包括材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息。2.對材料的外觀、包裝進行檢查，查看是否有損壞、變形、受潮等情況。3.按照相關(guān)質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范，對材料的質(zhì)量進行檢驗。對于需要進行理化檢驗的材料，應送專業(yè)檢驗機構(gòu)進行檢驗。4.驗收合格的材料，驗收人員應在送貨單上簽字確認，并填寫《材料驗收入庫單》，注明材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息?！恫牧向炇杖霂靻巍芬皇饺?lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)采購部門留存，一聯(lián)財務部門記賬。5.驗收不合格的材料，驗收人員應及時通知采購部門與供應商聯(lián)系，辦理退貨、換貨等手續(xù)。同時，倉庫管理部門應將不合格材料單獨存放，并做好標識，防止與合格材料混淆。五、材料儲存管理（一）儲存場所規(guī)劃1.倉庫管理部門應根據(jù)材料的特性和用途，合理規(guī)劃儲存場所，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如常溫區(qū)、冷藏區(qū)、危險品區(qū)等。2.對不同類型的材料，應采用相應的存儲方式，如貨架存儲、堆垛存儲、罐儲等，確保材料存放安全、整齊、有序。（二）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對材料進行盤點，盤點周期分為月度盤點、季度盤點和年度盤點。月度盤點由倉庫管理人員自行組織，季度盤點和年度盤點由公司財務部門會同倉庫管理部門共同組織。2.盤點前，倉庫管理人員應做好各項準備工作，包括核對庫存賬目、整理倉庫、準備盤點工具等。盤點過程中，應如實記錄材料的實際數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息。3.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應編制《材料盤點表》，將盤點結(jié)果與庫存賬目進行核對。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并填寫《盤盈盤虧報告表》，報公司領(lǐng)導審批后進行賬務處理。（三）庫存安全管理1.倉庫應配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備、通風設(shè)備等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫安全管理制度，嚴禁煙火，不得在倉庫內(nèi)進行無關(guān)的活動。3.對于易燃、易爆、有毒等危險材料，應按照相關(guān)規(guī)定進行單獨儲存和管理，設(shè)置明顯的警示標識，并采取相應的安全防護措施。六、材料領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.使用部門根據(jù)實際工作需要，填寫《材料領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審批后，交倉庫管理部門。2.倉庫管理部門收到《材料領(lǐng)用申請表》后，核對庫存情況，如庫存充足，應及時辦理出庫手續(xù)，并在《材料領(lǐng)用申請表》上簽字確認。如庫存不足，應及時通知采購部門補貨。3.倉庫管理人員根據(jù)審批后的《材料領(lǐng)用申請表》，填寫《材料出庫單》，注明材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息?！恫牧铣鰩靻巍芬皇饺?lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)領(lǐng)用部門留存，一聯(lián)財務部門記賬。4.領(lǐng)用人員憑《材料出庫單》到倉庫領(lǐng)取材料，倉庫管理人員應按照《材料出庫單》上的信息發(fā)放材料，并做好發(fā)放記錄。（二）限額領(lǐng)料1.對于用量較大、消耗相對穩(wěn)定的材料，實行限額領(lǐng)料制度。采購部門根據(jù)各使用部門的歷史用量和工作計劃，核定每月的材料領(lǐng)用限額，并下達《限額領(lǐng)料單》。2.使用部門應在限額范圍內(nèi)領(lǐng)用材料，如需超限額領(lǐng)用，應提前辦理審批手續(xù)。3.倉庫管理部門應嚴格按照《限額領(lǐng)料單》上的限額發(fā)放材料，對超限額領(lǐng)用的情況進行監(jiān)控和記錄，并及時反饋給相關(guān)部門。（三）余料管理1.使用部門在完成工作任務后，應及時將剩余材料退回倉庫。倉庫管理人員應對退回的余料進行清點和驗收，如余料質(zhì)量合格、數(shù)量準確，應辦理入庫手續(xù)。2.對于可回收利用的余料，倉庫管理部門應進行分類存放，并定期進行清理和處理。對于不可回收利用的余料，應按照相關(guān)規(guī)定進行報廢處理。七、材料核算與成本控制（一）核算方法1.財務部門應按照權(quán)責發(fā)生制原則，對材料采購、庫存、領(lǐng)用等業(yè)務進行會計核算。2.材料采購成本包括購買價款、相關(guān)稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于材料采購成本的費用。3.庫存材料應按照實際成本計價，發(fā)出材料可采用先進先出法、加權(quán)平均法等方法進行計價。（二）成本控制措施1.采購部門應通過市場調(diào)研、招標采購、與供應商談判等方式，降低材料采購成本。同時，應合理控制采購批量，減少庫存積壓，降低庫存成本。2.使用部門應加強材料使用管理，提高材料利用率，避免浪費。對于可節(jié)約使用的材料，應制定相應的節(jié)約措施，并進行考核。3.倉庫管理部門應合理規(guī)劃庫存，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，減少庫存損耗。同時，應加強倉庫管理，降低倉庫管理成本。4.財務部門應定期對材料成本進行分析，及時發(fā)現(xiàn)成本控制中存在的問題，并提出改進建議。通過成本分析，為公司決策提供依據(jù)，促進公司成本控制水平的不斷提高。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應定期對材料管理工作進行審計監(jiān)督，檢查材料采購、驗收、儲存、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)的制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.采購部門、倉庫管理部門、使用部門應定期對本部門的材料管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將整改情況報告公司領(lǐng)導。（二）考核評價1.公司建立材料管理考核評價制度，對各部門及相關(guān)人員在材料管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價。