物業(yè)公司帳本管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范物業(yè)公司帳本管理，確保財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確、完整、及時記錄，為公司財(cái)務(wù)管理、決策提供可靠依據(jù)，保障公司資產(chǎn)安全，維護(hù)公司及相關(guān)利益者的合法權(quán)益。2.適用范圍本制度適用于物業(yè)公司總部及下屬各項(xiàng)目管理處、分公司等所有涉及財(cái)務(wù)帳本管理的部門和人員。3.基本原則合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度，依法建帳、記帳、核算。準(zhǔn)確性原則：財(cái)務(wù)帳本記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果，數(shù)據(jù)計(jì)算、登記應(yīng)準(zhǔn)確無誤。完整性原則：涵蓋公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動，全面記錄財(cái)務(wù)收支、資產(chǎn)負(fù)債等情況，不得遺漏重要信息。及時性原則：按照規(guī)定的時間和程序及時進(jìn)行帳本登記、結(jié)帳和報表編制，確保財(cái)務(wù)信息的時效性。保密性原則：財(cái)務(wù)帳本信息屬于公司機(jī)密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露給無關(guān)人員。二、帳本設(shè)置1.會計(jì)帳本總分類帳：按照會計(jì)科目設(shè)置，全面、總括地反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的總括情況，對明細(xì)分類帳起統(tǒng)馭作用。明細(xì)分類帳：根據(jù)總分類帳所屬二級或明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況，如應(yīng)收賬款明細(xì)帳、應(yīng)付賬款明細(xì)帳、固定資產(chǎn)明細(xì)帳等。現(xiàn)金日記帳：由出納人員根據(jù)審核無誤的現(xiàn)金收、付款憑證，序時逐筆登記，反映公司現(xiàn)金收支情況。銀行存款日記帳：由出納人員根據(jù)審核無誤的銀行存款收、付款憑證，按照業(yè)務(wù)發(fā)生順序逐筆登記，反映公司銀行存款收支及結(jié)存情況。2.輔助帳本固定資產(chǎn)備查帳：對公司固定資產(chǎn)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄固定資產(chǎn)的購置時間、原值、折舊情況、使用部門、存放地點(diǎn)等信息，便于固定資產(chǎn)的管理和清查。低值易耗品備查帳：登記公司低值易耗品的購入、領(lǐng)用、攤銷等情況，加強(qiáng)對低值易耗品的管理和核算。合同備查帳：對公司簽訂的各類合同進(jìn)行登記，包括合同名稱、簽訂日期、合同金額、履行情況等，便于跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。三、帳本啟用1.帳本啟用表填寫在啟用新帳本時，應(yīng)在帳本扉頁上填寫“帳本啟用表”，內(nèi)容包括帳本名稱、帳本編號、啟用日期、帳本頁數(shù)、記帳人員和會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計(jì)主管人員）姓名，并加蓋名章和單位公章。如記帳人員或會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計(jì)主管人員）工作調(diào)動時，應(yīng)在“帳本啟用表”上注明交接日期、接辦人員和監(jiān)交人員姓名，并由交接雙方簽名或蓋章。2.帳頁編號總分類帳、明細(xì)分類帳應(yīng)按順序編號，不得跳頁、缺號?；铐撌綆け緫?yīng)按帳戶順序編號，并定期裝訂成冊。裝訂后再按實(shí)際使用的帳頁順序編定頁碼，另加目錄，記明每個帳戶的名稱和頁次。四、帳本登記要求1.依據(jù)合法帳本登記應(yīng)以審核無誤的會計(jì)憑證為依據(jù)，按照會計(jì)核算的程序和方法進(jìn)行登記。會計(jì)憑證包括原始憑證和記帳憑證，原始憑證應(yīng)具備真實(shí)性、合法性、完整性等要素，記帳憑證應(yīng)根據(jù)原始憑證編制，確保會計(jì)分錄正確。2.內(nèi)容完整帳本登記應(yīng)填寫日期、憑證字號、摘要、金額等欄目，做到內(nèi)容完整、字跡清晰。摘要應(yīng)簡明扼要，能夠準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容；金額應(yīng)與會計(jì)憑證一致，不得漏記、重記。3.書寫規(guī)范帳本登記應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行的復(fù)寫帳簿除外）或者鉛筆書寫。紅色墨水只能在結(jié)帳劃線、改錯和沖帳時使用。文字和數(shù)字應(yīng)書寫端正、清楚，不得潦草，一般應(yīng)占格距的二分之一，以便在錯誤時能夠進(jìn)行更正。4.連續(xù)登記各種帳本應(yīng)按頁次順序連續(xù)登記，不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁，應(yīng)當(dāng)將空行、空頁劃線注銷，或者注明“此行空白”、“此頁空白”字樣，并由記帳人員簽名或者蓋章。5.日清月結(jié)現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳應(yīng)每日終了結(jié)算出余額，并與庫存現(xiàn)金實(shí)有數(shù)和銀行對帳單余額核對相符。其他帳本應(yīng)每月終了進(jìn)行結(jié)帳，結(jié)出本月發(fā)生額和月末余額，并編制試算平衡表，檢查帳簿記錄是否正確。五、帳本更正方法1.劃線更正法在結(jié)帳前發(fā)現(xiàn)帳簿記錄有文字或數(shù)字錯誤，而記帳憑證沒有錯誤，采用劃線更正法。更正時，應(yīng)在錯誤的文字或數(shù)字上劃一條紅線注銷，但必須使原有字跡仍可辨認(rèn)；然后在劃線上方填寫正確的文字或數(shù)字，并由記帳人員在更正處蓋章。對于錯誤的數(shù)字，應(yīng)全部劃紅線更正，不得只更正其中的錯誤數(shù)字。對于文字錯誤，可只劃去錯誤的部分。2.紅字更正法記帳后發(fā)現(xiàn)記帳憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸會計(jì)科目有錯誤，從而引起帳簿記錄錯誤，應(yīng)采用紅字更正法。更正時，先用紅字金額填制一張與原錯誤記帳憑證內(nèi)容完全相同的記帳憑證，據(jù)以用紅字登記入帳，沖銷原有錯誤的帳簿記錄；然后再用藍(lán)字填制一張正確的記帳憑證，據(jù)以用藍(lán)字登記入帳。記帳后發(fā)現(xiàn)記帳憑證和帳簿記錄中應(yīng)借、應(yīng)貸會計(jì)科目無誤，只是所記金額大于應(yīng)記金額，也采用紅字更正法。更正時，按多記的金額用紅字編制一張與原記帳憑證應(yīng)借、應(yīng)貸科目完全相同的記帳憑證，以沖銷多記的金額，并據(jù)以記帳。3.補(bǔ)充登記法記帳后發(fā)現(xiàn)記帳憑證和帳簿記錄中應(yīng)借、應(yīng)貸會計(jì)科目無誤，只是所記金額小于應(yīng)記金額，采用補(bǔ)充登記法。更正時，按少記的金額用藍(lán)字編制一張與原記帳憑證應(yīng)借、應(yīng)貸科目完全相同的記帳憑證，以補(bǔ)充少記的金額，并據(jù)以記帳。六、帳本核對1.帳證核對核對會計(jì)帳簿記錄與原始憑證、記帳憑證的時間、憑證字號、內(nèi)容、金額是否一致，記帳方向是否相符。每月至少進(jìn)行一次帳證核對，確保帳簿記錄與會計(jì)憑證相符。2.帳帳核對核對不同會計(jì)帳簿之間的帳簿記錄是否相符，包括總分類帳各帳戶的期末余額與其所屬明細(xì)分類帳各帳戶的期末余額之和是否相符、總分類帳與序時帳的記錄是否相符、明細(xì)分類帳之間的有關(guān)帳戶余額是否相符等。每月末進(jìn)行帳帳核對，編制試算平衡表，檢查帳簿記錄的準(zhǔn)確性。3.帳實(shí)核對核對會計(jì)帳簿記錄與財(cái)產(chǎn)等實(shí)有數(shù)額是否相符，包括現(xiàn)金日記帳帳面余額與現(xiàn)金實(shí)際庫存數(shù)相核對、銀行存款日記帳帳面余額定期與銀行對帳單相核對、各種財(cái)產(chǎn)物資明細(xì)帳帳面余額與財(cái)產(chǎn)物資的實(shí)有數(shù)額相核對、各種應(yīng)收、應(yīng)付款明細(xì)帳帳面余額與有關(guān)債務(wù)、債權(quán)單位或者個人核對等。現(xiàn)金應(yīng)每日進(jìn)行帳實(shí)核對，銀行存款應(yīng)每月至少與銀行對帳單核對一次，財(cái)產(chǎn)物資應(yīng)定期進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保帳實(shí)相符。七、帳本保管1.保管期限會計(jì)帳本的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，總分類帳、明細(xì)分類帳、日記帳等主要帳本保管期限為30年，現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年，輔助帳本保管期限為15年。月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告保管期限為永久。2.保管要求帳本應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，存放地點(diǎn)應(yīng)安全、干燥、通風(fēng)，防止帳本受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。帳本應(yīng)分類存放，按年份、帳本種類順序排列，便于查找和查閱。當(dāng)年形成的會計(jì)帳本，在會計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會計(jì)部門保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)會計(jì)部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管；未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。移交檔案部門保管的會計(jì)帳本，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應(yīng)當(dāng)會同財(cái)務(wù)會計(jì)部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。3.查閱和借閱本單位人員因工作需要查閱會計(jì)帳本時，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意，并在指定地點(diǎn)查閱，不得將帳本帶出財(cái)務(wù)部門。外單位人員因特殊原因需要查閱本單位會計(jì)帳本時，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可查閱；查閱時，應(yīng)有本單位財(cái)務(wù)人員在場陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制帳本內(nèi)容。會計(jì)帳本一般不得外借，如有特殊需要，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，限期歸還。歸還時，應(yīng)認(rèn)真檢查帳本是否完整無損。八、帳本銷毀1.銷毀條件保管期滿的會計(jì)帳本，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。2.銷毀程序由本單位檔案部門會同財(cái)務(wù)會計(jì)部門提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案部門和財(cái)務(wù)會計(jì)部門共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部