物業(yè)公司信息管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司信息管理，規(guī)范信息的收集、整理、存儲、使用和傳遞等行為，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高公司運(yùn)營效率和管理決策水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬物業(yè)管理項(xiàng)目，涵蓋公司全體員工。（三）信息定義本制度所指信息包括但不限于以下方面：1.公司各類文件、通知、報(bào)告、合同、協(xié)議等書面資料。2.員工個(gè)人信息、工作記錄、績效考核數(shù)據(jù)等人力資源相關(guān)信息。3.物業(yè)管理項(xiàng)目的客戶資料、物業(yè)檔案、設(shè)備設(shè)施信息、維修記錄、費(fèi)用收繳情況等業(yè)務(wù)信息。4.公司財(cái)務(wù)信息、預(yù)算報(bào)表、成本核算數(shù)據(jù)等財(cái)務(wù)相關(guān)信息。5.公司在運(yùn)營過程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告等。二、信息管理職責(zé)（一）信息管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司信息管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.規(guī)劃和建設(shè)公司信息管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.負(fù)責(zé)公司各類信息的集中收集、整理、存儲和歸檔，建立信息數(shù)據(jù)庫。4.對信息進(jìn)行分類、索引和標(biāo)識，以便于查詢和使用。5.定期對信息進(jìn)行清理和維護(hù)，確保信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。6.負(fù)責(zé)公司內(nèi)部信息的傳遞和共享，根據(jù)授權(quán)為相關(guān)部門和人員提供信息支持。7.配合公司其他部門開展信息相關(guān)工作，如協(xié)助編寫報(bào)告、提供數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等。（二）各部門信息管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)信息的收集、整理和初步審核，確保信息的真實(shí)性和完整性。2.按照公司信息管理制度的要求，及時(shí)將本部門信息提交給信息管理部門進(jìn)行集中管理。3.明確本部門信息管理人員，負(fù)責(zé)與信息管理部門的溝通協(xié)調(diào)，確保信息傳遞的順暢。4.在信息管理部門的指導(dǎo)下，合理使用公司信息管理系統(tǒng)，做好本部門信息的錄入、更新和維護(hù)工作。5.嚴(yán)格遵守公司信息保密規(guī)定，對涉及本部門的敏感信息進(jìn)行妥善保管。（三）員工信息管理職責(zé)1.按照公司要求，準(zhǔn)確、及時(shí)地提供個(gè)人相關(guān)信息，如入職資料、培訓(xùn)記錄、工作成果等。2.妥善保管個(gè)人在工作中獲取的公司信息，不得擅自泄露或傳播。3.在工作中積極配合公司信息管理工作，按照規(guī)定流程進(jìn)行信息的提交和使用。三、信息收集（一）收集原則1.真實(shí)性原則：確保所收集的信息真實(shí)可靠，能夠準(zhǔn)確反映實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集與公司運(yùn)營和管理相關(guān)的各類信息，避免信息缺失。3.時(shí)效性原則：及時(shí)收集最新的信息，保證信息的及時(shí)性和有效性。4.相關(guān)性原則：收集與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)直接或間接相關(guān)的信息，避免無關(guān)信息的干擾。（二）收集渠道1.內(nèi)部渠道各部門定期提交的工作報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作總結(jié)等。員工個(gè)人提交的工作記錄、項(xiàng)目成果、建議意見等。公司內(nèi)部會議、培訓(xùn)、活動(dòng)等產(chǎn)生的信息。2.外部渠道政府部門發(fā)布的政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。行業(yè)協(xié)會、專業(yè)機(jī)構(gòu)提供的行業(yè)動(dòng)態(tài)、研究報(bào)告等?？蛻舴答仭⑼对V建議、滿意度調(diào)查等。供應(yīng)商提供的產(chǎn)品信息、服務(wù)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議等。網(wǎng)絡(luò)媒體、報(bào)刊雜志等公開渠道獲取的相關(guān)信息。（三）收集流程1.信息需求部門或人員確定信息收集的內(nèi)容、范圍、方式和時(shí)間要求。2.通過規(guī)定的渠道進(jìn)行信息收集，填寫相應(yīng)的信息收集表格或模板。3.對收集到的信息進(jìn)行初步整理和審核，確保信息的質(zhì)量。4.將審核后的信息提交給信息管理部門進(jìn)行集中管理。四、信息整理（一）整理原則1.分類清晰原則：按照信息的性質(zhì)、用途、來源等進(jìn)行分類，便于管理和查詢。2.邏輯一致原則：確保信息整理后的邏輯結(jié)構(gòu)清晰，符合公司業(yè)務(wù)流程和管理要求。3.簡潔明了原則：對信息進(jìn)行簡潔化處理，去除冗余信息，提高信息的可讀性。（二）整理方法1.分類：根據(jù)信息的類別，如文件類、業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類、人力資源類等進(jìn)行劃分。2.編號：為每一類信息賦予唯一的編號，便于標(biāo)識和管理。3.排序：按照一定的規(guī)則對信息進(jìn)行排序，如時(shí)間順序、重要程度等。4.摘要：對重要信息編寫摘要，概括信息的主要內(nèi)容，方便快速了解信息要點(diǎn)。（三）整理流程1.信息管理部門接收各部門提交的信息后，按照整理原則和方法進(jìn)行分類、編號、排序和摘要編寫。2.對整理后的信息進(jìn)行審核，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.將審核通過的信息錄入公司信息管理系統(tǒng)或存儲到相應(yīng)的存儲介質(zhì)中。五、信息存儲（一）存儲方式1.電子存儲：利用公司信息管理系統(tǒng)、服務(wù)器、硬盤等電子設(shè)備進(jìn)行信息存儲，建立電子信息檔案庫。2.紙質(zhì)存儲：對于一些重要的文件、合同等，可同時(shí)進(jìn)行紙質(zhì)存檔，存放在專門的檔案柜中。（二）存儲要求1.電子存儲定期對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如異地存儲。對存儲的電子信息進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。按照信息分類和編號建立清晰的電子目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。2.紙質(zhì)存儲檔案柜應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，防止文件受潮、發(fā)霉。對紙質(zhì)文件進(jìn)行分類存放，并建立紙質(zhì)檔案索引，注明文件的名稱、編號、存放位置等信息。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行清查和整理，確保檔案的完整性。（三）存儲期限1.一般信息存儲期限為[X]年，自信息產(chǎn)生之日起計(jì)算。2.涉及公司重要決策、財(cái)務(wù)審計(jì)、法律糾紛等關(guān)鍵信息的存儲期限為[X]年或根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求確定。3.超過存儲期限的信息，經(jīng)信息管理部門審核確認(rèn)后，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。六、信息使用（一）使用原則1.合法合規(guī)原則：信息的使用必須符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.授權(quán)使用原則：未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自使用公司信息。3.目的明確原則：信息的使用應(yīng)具有明確的目的，不得用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的活動(dòng)。4.安全保密原則：在信息使用過程中，要確保信息的安全，防止信息泄露。（二）使用權(quán)限1.公司高層管理人員：根據(jù)工作需要，可查閱和使用公司各類信息。2.部門負(fù)責(zé)人：有權(quán)查閱和使用本部門及相關(guān)部門的信息，用于部門管理和決策。3.普通員工：在其工作職責(zé)范圍內(nèi)，經(jīng)授權(quán)可查閱和使用相關(guān)信息。4.涉及公司機(jī)密信息的使用，需經(jīng)過公司保密委員會審批，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作。（三）使用流程1.用戶根據(jù)工作需要，向信息管理部門提出信息使用申請，說明使用目的、信息內(nèi)容和使用期限等。2.信息管理部門對申請進(jìn)行審核，對于符合使用權(quán)限和使用原則的申請，予以批準(zhǔn)。3.信息管理部門按照申請要求，為用戶提供相應(yīng)的信息，并記錄信息使用情況。4.用戶在使用信息過程中，應(yīng)妥善保管信息，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露信息。使用完畢后，及時(shí)歸還信息管理部門。七、信息傳遞（一）傳遞原則1.及時(shí)準(zhǔn)確原則：確保信息能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞給需要的部門和人員。2.渠道暢通原則：建立多種信息傳遞渠道，保證信息傳遞的順暢無阻。3.保密安全原則：在信息傳遞過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。（二）傳遞渠道1.公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)等進(jìn)行信息傳遞。2.會議：定期召開公司例會、部門會議等，在會議上進(jìn)行信息的傳達(dá)和交流。3.紙質(zhì)文件：對于一些重要的文件和資料，可通過紙質(zhì)文件進(jìn)行傳遞，并做好簽收登記。4.即時(shí)通訊工具：如企業(yè)微信、釘釘?shù)龋糜诰o急信息的快速傳遞和溝通。（三）傳遞流程1.信息發(fā)布部門或人員確定信息傳遞的內(nèi)容、對象和方式。2.通過選定的傳遞渠道進(jìn)行信息發(fā)布，如在內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布通知、發(fā)送郵件、召開會議等。3.接收信息的部門或人員及時(shí)查收信息，并進(jìn)行確認(rèn)和反饋。4.信息管理部門對信息傳遞情況進(jìn)行跟蹤和記錄，確保信息傳遞的有效性。八、信息安全與保密（一）安全措施1.網(wǎng)絡(luò)安全：安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.數(shù)據(jù)安全：對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練。3.系統(tǒng)安全：定期對公司信息管理系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性。4.人員安全：加強(qiáng)員工信息安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識，規(guī)范員工的操作行為。（二）保密制度1.明確公司保密范圍，包括但不限于商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息、財(cái)務(wù)信息等。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在保密方面的權(quán)利和義務(wù)。3.對涉及公司機(jī)密信息的部門和崗位，實(shí)行嚴(yán)格的訪問控制和權(quán)限管理。4.加強(qiáng)對辦公場所的安全管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入機(jī)密信息區(qū)域。5.對離職員工進(jìn)行保密提醒和離職審計(jì)，確保其離職后不泄露公司信息。（三）違規(guī)處理1.對于違反信息安全與保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.對于因違反規(guī)定給公司造成損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任。九、信息清理與銷毀（一）清理原則1.定期清理原則：按照規(guī)定的時(shí)間周期對信息進(jìn)行清理，確保信息的時(shí)效性。2.無用信息清理原則：及時(shí)清理過期、無效、重復(fù)的信息，減少信息存儲量。3.安全清理原則：在信息清理過程中，要確保信息的安全，防止信息泄露。（二）清理流程1.信息管理部門制定信息清理計(jì)劃，明確清理的范圍、時(shí)間和方式。2.按照清理計(jì)劃，對存儲的信息進(jìn)行逐一審查，確定需要清理的信息。3.對于確定要清理的信息，在信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)記，并備份相關(guān)信息（如有需要）。4.根據(jù)信息的存儲方式，采用相應(yīng)的清理方法，如刪除電子信息、銷毀紙質(zhì)文件等。5.對信息清理情況進(jìn)行記錄，包括清理的信息內(nèi)容、清理時(shí)間、清理人員等。（三）銷毀規(guī)定1.對于需要銷毀的紙質(zhì)文件，應(yīng)采