燃氣企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強燃氣企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于燃氣企業(yè)總部及所屬各部門、各分支機構、各子公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指燃氣企業(yè)在各項活動中直接形成的對企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由企業(yè)綜合檔案管理部門負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導全企業(yè)的檔案管理工作。2.完整性原則：確保檔案的全面收集，涵蓋企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各個方面的活動記錄。3.準確性原則：保證檔案內(nèi)容真實、準確，數(shù)據(jù)可靠。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、編號、整理，保持檔案之間的有機聯(lián)系。5.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案管理部門1.負責制定和完善企業(yè)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，對檔案進行收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織銷毀。5.負責檔案庫房的管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。6.對企業(yè)各部門的檔案管理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，組織檔案管理業(yè)務培訓。7.開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理提供服務。（二）各部門檔案管理人員1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和準確。2.按照檔案管理制度的要求，定期向綜合檔案管理部門移交檔案。3.協(xié)助綜合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。4.負責本部門檔案的安全保管，對損壞、丟失的檔案及時報告并采取相應措施。三、檔案的分類與編號（一）分類燃氣企業(yè)檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括企業(yè)設立、變更、注銷等相關文件，行政會議紀要，工作計劃與總結，規(guī)章制度，人事任免，榮譽證書等。2.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設等方面的文件材料。3.經(jīng)營管理類：涵蓋市場調(diào)研、營銷策劃、客戶服務、合同管理、財務管理、審計等業(yè)務活動中形成的檔案。4.生產(chǎn)技術類：涉及燃氣工程規(guī)劃、設計、施工、運行維護、技術改造、設備管理等方面的技術文件和資料。5.安全管理類：包括安全管理制度、安全檢查記錄、事故處理報告、應急預案等與安全生產(chǎn)相關的檔案。6.物資管理類：包含物資采購計劃、合同、驗收記錄、庫存管理等方面的文件。7.基本建設類：有關燃氣工程項目建設的可行性研究報告、初步設計、施工圖設計、工程招投標文件、施工過程中的各類文件及竣工驗收資料等。8.科研項目類：企業(yè)開展的科研項目的立項申請、研究報告、成果鑒定、專利申報等文件。9.會計檔案類：按照國家有關會計檔案管理規(guī)定，對企業(yè)的會計憑證、會計賬簿、財務報告等進行分類保管。10.聲像檔案類：包括企業(yè)活動的照片、錄像、錄音等資料。（二）編號檔案編號采用“全宗號分類號年度保管期限件號”的結構。1.全宗號：由企業(yè)檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標識企業(yè)全宗。2.分類號：按照上述檔案分類方法，為每一類檔案賦予相應的代碼。3.年度：以公元紀年表示檔案形成的年份。4.保管期限：分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）。5.件號：在每一類檔案中，按照文件形成的先后順序編制流水號。例如：某份行政管理類檔案，全宗號為01，分類號為XZ，形成于2023年，保管期限為長期，件號為001，則其編號為：01XZ2023長期001。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保本部門在各項活動中形成的檔案及時、完整地收集起來。2.對于企業(yè)外部接收的文件，如上級主管部門的文件、政府部門的政策法規(guī)、合作單位的往來文件等，由綜合檔案管理部門或相關職能部門負責收集。3.檔案收集應遵循全面、及時、準確的原則，注意收集不同載體、不同形式的檔案材料。（二）整理1.檔案整理工作應按照檔案分類方案進行，對收集到的檔案進行分類、裝訂、編目等操作。2.每份文件應保持其完整性，如有破損、缺頁等情況，應進行修補或復制。3.歸檔文件應按照年度保管期限機構（問題）進行排列，并編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應包括文件編號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。4.聲像檔案應按照內(nèi)容、時間順序進行整理，同時編制詳細的文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。五、檔案的歸檔（一）歸檔范圍1.凡是反映燃氣企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動，具有查考利用價值的文件材料，均應歸檔。2.具體歸檔范圍按照本制度第三條規(guī)定的檔案分類進行確定。（二）歸檔時間1.各部門形成的檔案，應在次年上半年整理完畢并向綜合檔案管理部門移交。2.對于重大活動、重要項目形成的檔案，應在活動結束或項目完成后及時歸檔。3.會計檔案應按照國家有關規(guī)定，在會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交綜合檔案管理部門保管。（三）歸檔要求1.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的文件材料應統(tǒng)一使用A4紙張，不符合要求的應進行折疊或裱糊。3.歸檔的電子文件應存儲在脫機載體上，并與相應的紙質(zhì)文件同時歸檔。電子文件應符合相關標準和規(guī)范，確保其可讀性和完整性。六、檔案的保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲防鼠藥品等設施，并定期進行檢查和維護。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.檔案庫房應設置專門的檔案架（柜），檔案應分類存放，排列有序，并標明檔案類別、年度、保管期限等信息。（二）檔案實體保管1.對不同保管期限的檔案應分別存放，便于管理和查閱。2.定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。4.嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品。（三）檔案信息安全管理1.建立健全檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息的保護。2.對檔案管理人員進行信息安全培訓，提高其安全意識和操作技能。3.采用加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等技術手段，保障檔案信息的安全。4.嚴格控制檔案信息的訪問權限，未經(jīng)授權不得擅自查閱、復制、傳播檔案信息。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。2.優(yōu)先滿足企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作的需要。（二）利用方式1.查閱：企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合檔案管理部門查閱。查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和綜合檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借、涂改、污損、丟失。3.復制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案的復印件。復制檔案應經(jīng)綜合檔案管理部門負責人批準，并注明復制用途。（三）利用登記綜合檔案管理部門應對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用方式、檔案內(nèi)容等信息。利用登記應長期保存，以備查考。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價值。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報企業(yè)主管領導批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息?！稒n案銷毀清冊》應一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報企業(yè)主管領導備案。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。九、檔案管理的信息化建設（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.企業(yè)應積極推進檔案管理的信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、分類、編目、查詢、統(tǒng)計、借閱管理、鑒定銷毀等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）電子檔案管理1.加強電子檔案的收集、整理和歸檔工作，確保電子檔案的完整性和準確