煤礦物資采購管理制度一、總則（一）目的為加強煤礦物資采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證物資質量，滿足煤礦安全生產(chǎn)和經(jīng)營需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤礦企業(yè)內(nèi)部物資采購活動，包括設備、材料、配件、辦公用品等各類物資的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)煤礦生產(chǎn)、建設和經(jīng)營實際需求，合理確定采購物資的品種、規(guī)格和數(shù)量，避免盲目采購。2.質量優(yōu)先原則：嚴格把控采購物資質量，優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合相關標準和要求。3.價格合理原則：在保證物資質量的前提下，通過市場調研、招標、詢價等方式，選擇性價比高的物資和供應商，降低采購成本。4.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受內(nèi)部監(jiān)督和外部審計，確保采購活動合法合規(guī)。5.廉潔自律原則：參與采購活動的人員應嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益。二、采購計劃管理（一）計劃編制1.需求部門：各生產(chǎn)區(qū)隊、科室根據(jù)生產(chǎn)任務、設備運行狀況、物資庫存等情況，每月[具體時間]前編制次月物資需求計劃，明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后報物資采購部門。2.物資采購部門：物資采購部門匯總各需求部門的物資需求計劃，結合庫存情況進行綜合平衡，編制月度物資采購計劃。對于批量較大、金額較高的物資采購，應提前進行市場調研和可行性分析。3.審批流程：月度物資采購計劃經(jīng)物資采購部門負責人審核后，報分管領導審批。重大物資采購計劃需經(jīng)礦長辦公會研究決定。（二）計劃執(zhí)行與調整1.計劃執(zhí)行：物資采購部門嚴格按照批準的采購計劃組織實施采購活動，確保采購任務按時完成。2.計劃調整：因生產(chǎn)任務變更、設備故障等原因需要調整采購計劃的，需求部門應及時提出書面申請，說明調整原因、調整內(nèi)容等，經(jīng)物資采購部門審核，分管領導批準后進行調整。三、供應商管理（一）供應商選擇1.供應商準入：物資采購部門建立供應商準入機制，對擬合作的供應商進行資質審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質量認證、業(yè)績信譽等方面。符合條件的供應商納入供應商名錄。2.供應商評價：定期對供應商進行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據(jù)評價結果，對供應商進行分類管理，分為A、B、C三類，A類為優(yōu)質供應商，B類為合格供應商，C類為待改進供應商。3.供應商選擇：采購物資時，優(yōu)先從A類供應商中選擇；對于A類供應商無法提供的物資，可從B類供應商中選擇；一般情況下，不選擇C類供應商。如因特殊原因需要選擇C類供應商，需經(jīng)物資采購部門負責人批準，并加強對采購過程的監(jiān)控。（二）供應商考核與淘汰1.考核內(nèi)容：定期對供應商進行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質量、交貨期、價格、售后服務等方面?？己朔绞娇刹捎矛F(xiàn)場考察、數(shù)據(jù)分析、用戶反饋等多種形式。2.考核周期：每季度對供應商進行一次綜合考核，每年進行一次全面評價。3.淘汰機制：對于考核結果連續(xù)兩次不合格或出現(xiàn)嚴重質量問題、交貨延遲等重大違約行為的供應商，予以淘汰，并從供應商名錄中刪除。四、采購流程管理（一）采購申請1.需求部門：各生產(chǎn)區(qū)隊、科室根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫物資采購申請表，詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、需求時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.緊急采購：對于緊急物資采購，需求部門可先電話通知物資采購部門，說明緊急情況和需求信息，隨后及時補辦采購申請手續(xù)。（二）采購審批1.物資采購部門：物資采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行審核，核實需求的合理性、庫存情況等。對于不符合要求的采購申請，及時與需求部門溝通并退回。2.審批流程：采購申請經(jīng)物資采購部門審核后，按照以下審批權限進行審批：采購金額在[X]元以下的，由物資采購部門負責人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領導審批；采購金額在[X]元以上的，由礦長審批。（三）采購方式選擇1.招標采購：對于金額較大、技術復雜、批量采購的物資，采用招標采購方式。物資采購部門制定招標方案，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作，選擇中標供應商。2.詢價采購：對于規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足、價格相對穩(wěn)定的物資，采用詢價采購方式。物資采購部門向多家供應商發(fā)出詢價單，比較各供應商報價，選擇價格合理、信譽良好的供應商成交。3.競爭性談判采購：對于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的，或者重新招標未能成立的，以及技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的物資，采用競爭性談判采購方式。物資采購部門與不少于三家供應商進行談判，確定成交供應商。4.單一來源采購：符合下列情形之一的物資，采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。（四）合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)采購審批結果和采購方式，與選定的供應商起草采購合同。合同內(nèi)容應明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。2.合同審核：采購合同起草完成后，由物資采購部門法務人員或法律顧問進行審核，重點審核合同條款的合法性、完整性、準確性等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與供應商協(xié)商修改。3.合同簽訂：經(jīng)審核無誤的采購合同，由物資采購部門負責人、分管領導簽字后，加蓋煤礦企業(yè)公章，并與供應商簽訂正式合同。（五）采購執(zhí)行與驗收1.采購執(zhí)行：物資采購部門按照采購合同約定，及時向供應商下達采購訂單，跟蹤采購進度，確保物資按時、按質、按量供應。2.到貨通知：物資到貨前，供應商應提前通知物資采購部門和需求部門。物資采購部門及時將到貨信息通知需求部門做好驗收準備。3.驗收：需求部門組織相關人員對采購物資進行驗收，驗收內(nèi)容包括物資的品種、規(guī)格型號、數(shù)量、質量、外觀等方面。驗收合格后，填寫物資驗收單，并簽字確認。對于驗收不合格的物資，應及時通知供應商處理，處理結果應記錄在案。（六）付款結算1.付款申請：物資驗收合格后，供應商憑采購合同、發(fā)票、物資驗收單等相關憑證向物資采購部門提交付款申請。物資采購部門審核付款申請無誤后，按照合同約定的付款方式和時間，填寫付款審批表。2.付款審批：付款審批表按照以下審批權限進行審批：付款金額在[X]元以下的，由物資采購部門負責人審批；付款金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領導審批；付款金額在[X]元以上的，由礦長審批。3.付款結算：經(jīng)審批同意付款的，財務部門按照合同約定及時辦理付款結算手續(xù)。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.風險識別：物資采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、質量風險、供應商違約風險、廉潔風險等。2.風險評估：對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.市場風險應對：加強市場調研和分析，及時掌握市場價格波動情況，合理安排采購時機，簽訂價格調整條款或套期保值合同等，降低市場風險。2.質量風險應對：嚴格供應商選擇和管理，加強物資驗收環(huán)節(jié)的把控，對關鍵物資進行質量抽檢，要求供應商提供質量保證承諾和售后服務，降低質量風險。3.供應商違約風險應對：在采購合同中明確違約責任條款，加強對供應商的監(jiān)督和管理，定期評估供應商履約能力，對于可能出現(xiàn)違約的供應商提前采取措施，降低供應商違約風險。4.廉潔風險應對：加強對采購人員的廉潔教育，建立健全廉潔監(jiān)督機制，簽訂廉潔承諾書，對采購過程進行全程監(jiān)督，防止發(fā)生廉潔風險。六、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.物資采購部門：物資采購部門建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對采購計劃執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、供應商管理等進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.審計部門：審計部門定期對物資采購活動進行審計，重點審查采購計劃的合理性、采購方式的合規(guī)性、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題依法依規(guī)進行處理。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、行業(yè)監(jiān)管部門以及社會公眾的監(jiān)