燈具行業(yè)訂單管理制度總則目的為了規(guī)范燈具行業(yè)訂單管理流程，提高訂單處理效率和質量，確保公司與客戶之間的溝通順暢、訂單執(zhí)行準確無誤，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內部涉及燈具訂單接收、評審、下達、執(zhí)行、跟蹤及變更等相關環(huán)節(jié)的所有部門和人員。原則1.以客戶為中心：始終將滿足客戶需求放在首位，確保訂單按時、按質、按量交付，提高客戶滿意度。2.流程規(guī)范化：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和職責分工，確保訂單管理工作有序進行。3.信息準確及時：保證訂單相關信息在各部門之間準確傳遞，及時反饋訂單執(zhí)行情況。4.成本控制：在保證訂單質量和交付期的前提下，合理控制成本，提高公司經濟效益。訂單接收與評審訂單接收1.客戶下單渠道客戶可通過電話、郵件、傳真、在線平臺等方式向公司銷售部門下達燈具訂單。銷售部門應指定專人負責接收客戶訂單，并確保訂單信息清晰、準確，包括燈具型號、規(guī)格、數量、交貨期、交貨地點、付款方式等。2.訂單記錄接收訂單的人員應及時將訂單信息錄入公司訂單管理系統(tǒng)，并生成訂單編號。訂單編號應具有唯一性，便于訂單跟蹤和查詢。同時，應將訂單信息以書面形式或電子文檔形式傳遞給相關部門，如技術部門、生產部門、采購部門等。訂單評審1.評審流程銷售部門在接到訂單后，應立即組織相關部門進行訂單評審。評審部門包括技術部門、生產部門、采購部門、質量部門等。技術部門負責對訂單中的燈具技術要求進行評審，確認公司是否具備生產該燈具的技術能力，包括燈具的設計圖紙、工藝要求、原材料要求等。生產部門根據技術部門的評審結果，評估訂單的生產可行性，包括生產設備、生產工藝、生產人員、生產計劃等方面，確定訂單的生產周期和生產能力。采購部門根據訂單中的原材料需求，評估原材料的采購可行性，包括原材料的供應商、采購周期、采購價格等，確保原材料能夠及時供應。質量部門對訂單中的質量要求進行評審，制定質量控制計劃，確保產品質量符合客戶要求。2.評審結果處理各評審部門應在規(guī)定時間內完成訂單評審工作，并將評審結果反饋給銷售部門。如果訂單評審通過，銷售部門應及時與客戶簽訂銷售合同，并將合同副本分發(fā)給相關部門。如果訂單評審不通過，銷售部門應及時與客戶溝通，說明原因，協(xié)商解決方案。如客戶同意調整訂單要求，銷售部門應重新組織訂單評審；如客戶不同意調整，銷售部門應及時向客戶說明情況，終止訂單處理流程。訂單下達與執(zhí)行訂單下達1.銷售合同簽訂銷售部門在訂單評審通過后，應及時與客戶簽訂銷售合同。銷售合同應明確雙方的權利和義務，包括燈具型號、規(guī)格、數量、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、質量標準、售后服務等條款。銷售合同簽訂后，銷售部門應將合同副本分發(fā)給技術部門、生產部門、采購部門、質量部門等相關部門，作為訂單執(zhí)行的依據。2.生產計劃制定生產部門根據銷售合同和訂單評審結果，制定生產計劃。生產計劃應明確產品的生產數量、生產進度、生產工序、生產人員等信息，確保訂單能夠按時生產完成。生產計劃制定后，生產部門應將生產計劃分發(fā)給各生產車間和相關部門，組織生產實施。訂單執(zhí)行1.原材料采購采購部門根據生產計劃和訂單要求，及時采購所需的原材料。采購部門應選擇合格的供應商，確保原材料的質量和供應及時性。采購部門在采購原材料時，應與供應商簽訂采購合同，明確采購數量、價格、交貨期、質量標準等條款。采購部門應跟蹤原材料的采購進度，確保原材料按時到貨。如遇原材料供應問題，應及時與供應商溝通協(xié)調，采取相應的解決措施，確保生產不受影響。2.生產制造生產車間根據生產計劃和工藝要求，組織燈具的生產制造。生產車間應嚴格按照操作規(guī)程進行生產，確保產品質量符合標準要求。生產車間應做好生產過程中的質量控制工作，對每道工序進行檢驗，及時發(fā)現和解決質量問題。生產車間應做好生產進度的跟蹤和管理工作，及時調整生產計劃，確保訂單按時完成。3.質量檢驗質量部門按照質量控制計劃，對生產過程中的原材料、半成品和成品進行檢驗。質量檢驗應包括進貨檢驗、過程檢驗和成品檢驗等環(huán)節(jié)。質量部門應嚴格按照質量標準進行檢驗，確保產品質量符合客戶要求。如發(fā)現質量問題，應及時通知生產部門進行整改，直至產品質量合格。質量部門應做好質量檢驗記錄，包括檢驗項目、檢驗結果、檢驗人員等信息，作為產品質量追溯的依據。訂單跟蹤與交付訂單跟蹤1.跟蹤方式銷售部門負責對訂單的執(zhí)行情況進行跟蹤，及時了解訂單的生產進度、質量狀況、交貨期等信息。銷售部門可通過訂單管理系統(tǒng)、電話、郵件、現場走訪等方式與生產部門、質量部門等相關部門進行溝通，獲取訂單執(zhí)行情況的反饋。生產部門、質量部門等相關部門應及時向銷售部門反饋訂單執(zhí)行情況，如遇問題應及時說明原因和解決措施。2.進度更新銷售部門應定期對訂單執(zhí)行情況進行總結和分析，形成訂單進度報告。訂單進度報告應包括訂單編號、客戶名稱、訂單產品、生產進度、質量狀況、交貨期等信息。訂單進度報告應及時發(fā)送給公司管理層和相關部門，以便及時掌握訂單執(zhí)行情況，協(xié)調解決問題。訂單交付1.交貨準備生產部門在訂單產品生產完成后，應及時通知質量部門進行成品檢驗。質量部門檢驗合格后，生產部門應組織產品的包裝、標識、防護等工作，確保產品在運輸過程中不受損壞。銷售部門應根據合同約定的交貨期和交貨地點，提前與物流部門溝通協(xié)調，安排產品的運輸事宜。物流部門應確保運輸工具的安全性和可靠性，按時將產品送達客戶指定地點。2.交貨確認產品交付后，物流部門應及時將交貨信息反饋給銷售部門。銷售部門應與客戶進行溝通，確認產品是否按時、按質、按量交付。如客戶對產品質量或交貨期有異議，銷售部門應及時與客戶協(xié)商解決，采取相應的補救措施，確?？蛻魸M意度。訂單變更管理變更申請1.變更原因客戶因市場需求變化、產品使用環(huán)境改變等原因，可能會提出燈具訂單變更的要求。公司內部因生產工藝改進、原材料供應問題等原因，也可能需要對訂單進行變更。2.申請流程當客戶或公司內部提出訂單變更申請時，應由提出變更的部門填寫《訂單變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、涉及的產品型號、規(guī)格、數量、交貨期等信息?！队唵巫兏暾埍怼窇浱岢鲎兏块T的負責人審核簽字后，提交給銷售部門。變更評審1.評審流程銷售部門收到《訂單變更申請表》后，應立即組織相關部門進行變更評審。評審部門包括技術部門、生產部門、采購部門、質量部門等。各評審部門應根據變更內容，評估變更對訂單執(zhí)行的影響，包括生產工藝、原材料需求、生產進度、質量標準、成本等方面。評審部門應在規(guī)定時間內完成變更評審工作，并將評審結果反饋給銷售部門。2.評審結果處理如果變更評審通過，銷售部門應及時與客戶溝通，協(xié)商變更后的訂單條款，如價格、交貨期等，并簽訂補充協(xié)議。銷售部門應將變更后的訂單信息及時傳遞給相關部門，如技術部門、生產部門、采購部門、質量部門等，確保各部門按照變更后的要求執(zhí)行訂單。如果變更評審不通過，銷售部門應及時與客戶溝通，說明原因，協(xié)商解決方案。如客戶同意維持原訂單要求，銷售部門應通知相關部門繼續(xù)按照原訂單執(zhí)行；如客戶不同意，銷售部門應及時向客戶說明情況，終止訂單處理流程。訂單結算與收款管理訂單結算1.結算方式公司與客戶的訂單結算方式應在銷售合同中明確約定，常見的結算方式包括現款現貨、貨到付款、分期付款、銀行承兌匯票等。財務部門應根據銷售合同約定的結算方式，及時辦理訂單結算手續(xù)。2.結算流程銷售部門在訂單產品交付后，應及時將發(fā)貨清單、發(fā)票等結算資料提交給財務部門。財務部門根據銷售合同約定的結算方式和結算期限，審核結算資料的真實性、準確性和完整性。審核通過后，財務部門辦理訂單結算手續(xù)，開具發(fā)票，確認收入，并進行相應的賬務處理。收款管理1.收款責任銷售部門負責訂單款項的催收工作，確保客戶按時支付貨款。銷售部門應建立客戶信用檔案，對客戶的信用狀況進行評估和跟蹤，及時發(fā)現和防范收款風險。2.收款流程銷售部門應在訂單約定的收款期限前，向客戶發(fā)送收款通知，提醒客戶按時支付貨款。如客戶逾期未支付貨款，銷售部門應及時與客戶溝通，了解原因，協(xié)商解決方案。如客戶仍未支付貨款，銷售部門應采取進一步的催收措施，如發(fā)送催款函、上門催收、通過法律途徑解決等。財務部門應及時掌握訂單款項的收款情況，對逾期未收款的訂單進行跟蹤和分析，協(xié)助銷售部門做好收款工作。訂單檔案管理檔案建立1.檔案內容訂單檔案應包括訂單相關的所有資料，如銷售合同、訂單評審記錄、生產計劃、采購合同、質量檢驗報告、發(fā)貨清單、發(fā)票、收款記錄等。訂單檔案應按照訂單編號進行分類整理，確保檔案資料的完整性和準確性。2.檔案建立流程銷售部門在訂單處理完成后，應及時將訂單相關資料整理歸檔，并移交公司檔案管理部門。檔案管理部門應按照檔案管理規(guī)定，對訂單檔案進行編號、裝訂、存儲等工作，確保檔案資料的安全和可查性。檔案保管與查閱1.檔案保管期限訂單檔案的保管期限應根據公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，檔案管理部門應按照規(guī)定進行檔案銷毀或存檔處理。2.檔案查閱流程公司內部人員如需查閱訂單檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審核簽字后，