清單記錄文件管理制度一、總則（一）目的為了加強公司清單記錄文件的管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，保障公司運營的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位涉及清單記錄文件的創(chuàng)建、使用、存儲、保管、查閱、修訂、廢止等相關(guān)活動。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：清單記錄文件應(yīng)如實反映工作內(nèi)容、流程和結(jié)果，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.完整性原則：涵蓋工作所需的各項信息，不遺漏重要環(huán)節(jié)和數(shù)據(jù)。3.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的格式、編號、標(biāo)識等規(guī)范要求，便于管理和使用。4.及時性原則：文件的創(chuàng)建、更新和處理應(yīng)及時，以滿足工作需要。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政類清單記錄文件：包括公司組織架構(gòu)、人員信息、辦公流程、會議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)類清單記錄文件：根據(jù)不同業(yè)務(wù)部門的工作內(nèi)容劃分，如銷售業(yè)績清單、采購訂單記錄、生產(chǎn)進(jìn)度表等。3.財務(wù)類清單記錄文件：財務(wù)報表、預(yù)算清單、費用報銷記錄等。4.人事類清單記錄文件：員工考勤記錄、績效評估清單、培訓(xùn)檔案等。（二）文件編號1.采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，格式為：[部門代碼][年份][序號]。部門代碼：用兩位字母或數(shù)字表示各部門，如“HR”代表人資部，“SC”代表生產(chǎn)部等。年份：取文件生成年份的后兩位數(shù)字，如“22”表示2022年。序號：按照文件生成順序依次編排，從001開始。2.示例：HR22001，表示人資部2022年生成的第1份文件。三、文件創(chuàng)建與錄入（一）職責(zé)分工1.各部門負(fù)責(zé)本部門清單記錄文件的創(chuàng)建和初步審核。2.涉及跨部門的文件，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門共同創(chuàng)建，并協(xié)調(diào)審核工作。3.人事部門負(fù)責(zé)對人事類清單記錄文件進(jìn)行統(tǒng)一管理和審核。（二）創(chuàng)建要求1.創(chuàng)建人員應(yīng)確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，符合工作實際情況。2.按照規(guī)定的格式和編號要求進(jìn)行文件編制，確保文件的規(guī)范性。3.對于重要文件，應(yīng)進(jìn)行必要的調(diào)研和論證，確保其科學(xué)性和可行性。（三）錄入流程1.創(chuàng)建完成的文件，由創(chuàng)建人員及時錄入公司指定的文件管理系統(tǒng)。2.錄入時應(yīng)仔細(xì)核對文件內(nèi)容，確保錄入信息與紙質(zhì)文件一致。3.錄入完成后，創(chuàng)建人員應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。四、文件審核與批準(zhǔn)（一）初審1.部門負(fù)責(zé)人收到創(chuàng)建人員提交的文件后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行初審。2.初審內(nèi)容包括文件的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性以及與部門工作的相關(guān)性等。3.初審?fù)ㄟ^后，部門負(fù)責(zé)人在文件上簽署初審意見，并提交至相關(guān)審核部門或領(lǐng)導(dǎo)。（二）審核1.根據(jù)文件的性質(zhì)和涉及范圍，由相應(yīng)的審核部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。2.審核人員應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，提出審核意見，必要時可要求創(chuàng)建人員進(jìn)行解釋或修改。3.審核時間一般不超過[X]個工作日，特殊情況除外。（三）批準(zhǔn)1.經(jīng)審核通過的文件，由最終批準(zhǔn)人進(jìn)行批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)人應(yīng)綜合考慮文件的各項因素，做出批準(zhǔn)決定。3.批準(zhǔn)后的文件方可正式生效，并進(jìn)入文件管理流程。五、文件存儲與保管（一）存儲方式1.公司采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。2.電子文件存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，按照文件分類和編號進(jìn)行文件夾結(jié)構(gòu)劃分，便于查找和管理。3.紙質(zhì)文件應(yīng)分類裝訂成冊，存放在專門的文件柜中，并建立紙質(zhì)文件目錄，記錄文件的名稱、編號、存放位置等信息。（二）保管責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)本部門清單記錄文件的日常保管工作，指定專人負(fù)責(zé)文件的整理、歸檔和存放。2.人事部門負(fù)責(zé)對人事類清單記錄文件進(jìn)行集中保管，并定期進(jìn)行檢查和清理。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對財務(wù)類清單記錄文件進(jìn)行嚴(yán)格保管，確保文件的安全性和保密性。（三）備份管理1.重要的清單記錄文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份頻率根據(jù)文件的重要程度和更新頻率確定，一般為每周或每月備份一次。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。六、文件查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司員工根據(jù)工作需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可查閱相關(guān)的清單記錄文件。2.涉及公司機密的文件，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個人如需查閱公司清單記錄文件，應(yīng)提前向公司提出申請，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要進(jìn)行審批，并簽署意見。3.審批通過后，查閱人員持申請表到文件保管部門進(jìn)行查閱。文件保管部門應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的文件，并做好查閱記錄。（三）文件使用規(guī)定1.查閱人員只能在規(guī)定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。2.如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)文件保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.使用完畢后，查閱人員應(yīng)及時將文件歸還文件保管部門，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。七、文件修訂與廢止（一）修訂原因1.法律法規(guī)、政策制度發(fā)生變化，導(dǎo)致文件內(nèi)容需要更新。2.公司業(yè)務(wù)調(diào)整、流程優(yōu)化，文件內(nèi)容不再適用。3.文件在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)問題，需要進(jìn)行修訂。（二）修訂流程1.文件修訂申請由相關(guān)部門或人員提出，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內(nèi)容和范圍等。2.申請表提交至原審核部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，審核通過后，提交至原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的修訂申請，由創(chuàng)建人員負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行修訂，并按照文件創(chuàng)建與錄入流程進(jìn)行操作。4.修訂后的文件應(yīng)重新進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，確保文件的準(zhǔn)確性和有效性。（三）廢止程序1.文件因不再適用、已完成歷史使命等原因需要廢止時，由相關(guān)部門或人員提出廢止申請，填寫《文件廢止申請表》。2.申請表經(jīng)原審核部門或領(lǐng)導(dǎo)審核，原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，文件正式廢止。3.廢止后的文件應(yīng)進(jìn)行妥善處理，電子文件應(yīng)從存儲系統(tǒng)中刪除，紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行銷毀或存檔保管。八、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等敏感信息的清單記錄文件。2.公司內(nèi)部尚未公開的重要決策、工作計劃、業(yè)務(wù)流程等文件。（二）保密措施1.對保密文件進(jìn)行標(biāo)識，明確保密等級和保密期限。2.限制保密文件的查閱權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱。3.在文件存儲和傳輸過程中，采取加密等安全措施，防止文件泄露。4.與接觸保密文件的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。（三）監(jiān)督與處罰1.公司定期對文件保密管理情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對于違反文件保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。九、文件清理與銷毀（一）清理周期1.公司定期對清單記錄文件進(jìn)行清理，清理周期一般為每年一次。2.對于時效性較強的文件，如臨時通知、短期業(yè)務(wù)記錄等，可根據(jù)實際情況縮短清理周期。（二）清理標(biāo)準(zhǔn)1.已過保存期限、不再具有參考價值的文件。2.已被新文件替代、內(nèi)容重復(fù)的文件。3.經(jīng)確認(rèn)屬于無效或錯誤的文件。（三）銷毀程序1.清理出的文件，由文件保管部門填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)文件的銷毀工作