涉密文件收文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司涉密文件收文管理，確保涉密文件的安全、及時(shí)、準(zhǔn)確流轉(zhuǎn)，防止涉密文件丟失、泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在處理涉密文件收文過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)涉密文件的內(nèi)容、來源、去向等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。2.及時(shí)高效原則：確保涉密文件的及時(shí)收文、登記、傳遞和處理，提高工作效率。3.規(guī)范操作原則：明確收文流程和各環(huán)節(jié)的操作要求，確保收文管理工作規(guī)范有序。二、涉密文件定義及范圍（一）定義涉密文件是指涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密、人事秘密等重要信息，一旦泄露可能對(duì)公司利益造成損害的文件。（二）范圍1.公司內(nèi)部產(chǎn)生的涉及秘密事項(xiàng)的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級(jí)主管部門、政府部門等下發(fā)的涉及公司秘密的文件、通知、函件等。3.公司與外部單位往來過程中涉及秘密事項(xiàng)的文件、協(xié)議、合同等。三、收文流程（一）文件接收1.公司設(shè)立專門的涉密文件接收崗位，由專人負(fù)責(zé)接收涉密文件。接收人員應(yīng)具備較強(qiáng)的保密意識(shí)和責(zé)任心。2.外部來文由收發(fā)人員在公司指定的收發(fā)地點(diǎn)接收，內(nèi)部產(chǎn)生的涉密文件由文件產(chǎn)生部門及時(shí)送交接收崗位。3.接收人員收到涉密文件后，應(yīng)立即對(duì)文件的名稱、份數(shù)、密級(jí)、發(fā)文單位等信息進(jìn)行核對(duì)，確保文件齊全、準(zhǔn)確。（二）文件登記1.接收人員對(duì)核對(duì)無誤的涉密文件進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、份數(shù)、收文日期、承辦部門、傳閱范圍、處理情況等。2.登記應(yīng)使用專門的涉密文件登記簿，登記信息應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得隨意涂改。（三）文件編號(hào)1.對(duì)接收的涉密文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，具有唯一性。2.文件編號(hào)應(yīng)標(biāo)注在文件首頁的左上角或右上角，同時(shí)在登記簿中注明。（四）文件分類1.根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，對(duì)涉密文件進(jìn)行分類。分類可參照公司保密事項(xiàng)范圍進(jìn)行，如分為商業(yè)秘密文件、技術(shù)秘密文件、財(cái)務(wù)秘密文件等。2.分類后的文件應(yīng)分別存放，便于查找和管理。（五）文件傳閱1.對(duì)于需要傳閱的涉密文件，接收人員應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍及時(shí)進(jìn)行傳閱。傳閱范圍應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定，不得隨意擴(kuò)大。2.傳閱文件時(shí)，應(yīng)使用專門的傳閱單，注明文件名稱、文號(hào)、傳閱人姓名、傳閱日期等信息。傳閱人應(yīng)在傳閱單上簽字，注明傳閱意見和日期。3.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件退還接收人員，不得擅自留存或外傳。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)傳閱時(shí)間，應(yīng)向接收人員說明原因并辦理相關(guān)手續(xù)。（六）文件承辦1.承辦部門收到傳閱后的涉密文件后，應(yīng)及時(shí)安排人員進(jìn)行辦理。承辦人員應(yīng)嚴(yán)格按照文件要求和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，確保辦理結(jié)果符合要求。2.承辦過程中涉及到的重要事項(xiàng)、決策等，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。承辦人員應(yīng)妥善保管文件，不得擅自復(fù)制、摘抄、銷毀文件。3.承辦工作完成后，承辦人員應(yīng)在文件上注明承辦結(jié)果，并將文件及時(shí)退還接收人員。（七）文件歸檔1.涉密文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定及時(shí)將文件歸檔。歸檔文件應(yīng)保持完整、齊全，符合檔案整理要求。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔的涉密文件進(jìn)行整理、編目、裝訂，確保檔案的質(zhì)量。同時(shí)，應(yīng)建立健全檔案查閱、借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍。（八）文件銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的涉密文件，應(yīng)按照公司文件銷毀制度進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫文件銷毀審批表，注明文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，應(yīng)選擇安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。3.嚴(yán)禁將涉密文件作為廢品出售或隨意丟棄。四、收文管理要求（一）人員要求1.參與涉密文件收文管理的人員應(yīng)經(jīng)過保密培訓(xùn)，熟悉保密法律法規(guī)和公司保密制度，具備較強(qiáng)的保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。2.收文管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露涉密文件的內(nèi)容和信息。如有違反，將依法追究其責(zé)任。（二）場(chǎng)所要求1.設(shè)立專門的涉密文件收文處理場(chǎng)所，場(chǎng)所應(yīng)具備安全保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、保險(xiǎn)柜等。2.收文處理場(chǎng)所應(yīng)保持整潔、安靜，無關(guān)人員不得擅自進(jìn)入。（三）設(shè)備要求1.配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。設(shè)備應(yīng)符合保密要求，如設(shè)置密碼、安裝保密軟件等。2.對(duì)辦公設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（四）保密措施1.涉密文件應(yīng)存放在專門的保密柜中，實(shí)行分類存放、專人保管。保密柜應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲等功能。2.在文件傳遞過程中，應(yīng)采取加密傳輸、專人護(hù)送等保密措施，確保文件安全。3.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所處理涉密文件，嚴(yán)禁使用非保密設(shè)備存儲(chǔ)、處理涉密文件。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立保密管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)涉密文件收文管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門涉密文件收文管理工作的自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、政府保密部門等的監(jiān)督檢查，積極配合做好相關(guān)工作。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改，確保涉密文件收文管理工作符合要求。六、責(zé)任追究（一）對(duì)違反本制度的行為，將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過