海關單證存放管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司海關單證的存放管理，確保單證的完整性、準確性和安全性，防止單證遺失、損壞或泄露，保障公司進出口業(yè)務的順利進行，避免因海關單證問題導致的法律風險和經(jīng)濟損失。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及海關單證管理的部門和人員，包括但不限于進出口業(yè)務部門、財務部門、物流部門、法務部門等。3.定義（1）海關單證：指公司在進出口業(yè)務過程中，根據(jù)海關規(guī)定需要制作、提交、留存的各類單據(jù)和文件，包括但不限于報關單、發(fā)票、裝箱單、提單、合同、原產(chǎn)地證書、許可證等。（2）存放管理：指對海關單證的整理、歸檔、存儲、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的管理活動。二、職責分工1.進出口業(yè)務部門（1）負責海關單證的制作、收集、初審和提交，確保單證內(nèi)容真實、準確、完整，并符合海關要求。（2）在業(yè)務發(fā)生后，及時將相關海關單證移交至單證管理部門，并辦理交接手續(xù)。（3）配合單證管理部門進行單證的整理、歸檔和保管工作，提供必要的協(xié)助和支持。2.單證管理部門（1）負責制定和完善海關單證存放管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。（2）接收進出口業(yè)務部門移交的海關單證，進行復審和核對，確保單證質(zhì)量。（3）按照規(guī)定的方法和標準，對海關單證進行分類整理、編號、裝訂和歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案庫。（4）負責海關單證的日常保管工作，確保單證存儲環(huán)境安全、整潔、有序，防止單證受損、被盜或丟失。（5）按照公司內(nèi)部規(guī)定的流程，為相關部門和人員提供海關單證的查閱、借閱服務，并做好登記記錄。（6）定期對海關單證進行盤點和清查，確保賬實相符，如發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。3.財務部門（1）負責審核海關單證中涉及的財務數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)準確無誤，并與業(yè)務數(shù)據(jù)相互印證。（2）協(xié)助單證管理部門對海關單證進行財務相關內(nèi)容的整理和歸檔，以便于財務核算和審計工作。（3）根據(jù)海關單證和業(yè)務情況，及時進行賬務處理，確保財務記錄與進出口業(yè)務相符。4.物流部門（1）負責海關單證與貨物運輸環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)和銜接，確保單證隨貨物流轉(zhuǎn)，避免出現(xiàn)單證滯后或脫節(jié)的情況。（2）在貨物運輸過程中，妥善保管海關單證，防止單證丟失或損壞，并及時將運輸相關信息反饋給單證管理部門。5.法務部門（1）為海關單證存放管理提供法律支持和指導，確保制度的制定和執(zhí)行符合法律法規(guī)要求。（2）審查海關單證涉及的法律條款和合規(guī)性問題，協(xié)助處理可能出現(xiàn)的法律糾紛，維護公司合法權益。三、海關單證的制作與提交1.制作要求（1）進出口業(yè)務部門應嚴格按照海關規(guī)定的格式、內(nèi)容和要求制作海關單證，確保單證信息真實、準確、清晰、完整。（2）單證填寫應使用中文，如需要使用外文，應同時提供對應的中文譯本，并以中文譯本為準。（3）各項單證之間的數(shù)據(jù)應相互一致，如有不一致情況，應及時核實并更正，確保單證的邏輯性和連貫性。（4）對于需要簽字、蓋章的單證，應確保簽字、蓋章齊全、清晰，符合法定要求。2.提交流程（1）進出口業(yè)務部門在完成海關單證的制作后，應首先進行內(nèi)部初審，確保單證質(zhì)量。初審內(nèi)容包括單證的完整性、準確性、合規(guī)性等方面。（2）初審通過后，業(yè)務部門應及時將海關單證提交給單證管理部門，并填寫《海關單證交接清單》，詳細注明單證的名稱、數(shù)量、所屬業(yè)務批次等信息。（3）單證管理部門接到移交的海關單證后，應進行復審。復審內(nèi)容包括單證的內(nèi)容準確性、格式規(guī)范性、簽字蓋章完整性等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與業(yè)務部門溝通，要求其進行修改或補充。（4）復審通過后的海關單證，應按照規(guī)定進行分類整理、編號、裝訂，并歸檔存儲。四、海關單證的整理與歸檔1.分類原則海關單證應按照業(yè)務類型、單證種類、時間順序等進行分類整理。具體分類如下：（1）報關單類：按照進出口貨物的報關日期、報關單號等進行分類。（2）發(fā)票類：按照發(fā)票開具日期、發(fā)票號碼、涉及的進出口業(yè)務等進行分類。（3）裝箱單類：按照裝箱單的制作日期、貨物裝箱情況等進行分類。（4）提單類：按照提單的簽發(fā)日期、提單號碼、貨物運輸信息等進行分類。（5）合同類：按照合同簽訂日期、合同編號、涉及的進出口產(chǎn)品等進行分類。（6）原產(chǎn)地證書類：按照證書的簽發(fā)日期、證書編號、涉及的進出口貨物等進行分類。（7）許可證類：按照許可證的頒發(fā)日期、許可證編號、適用的進出口業(yè)務等進行分類。（8）其他類：如海關備案表、檢驗檢疫證書等，按照各自的類別和屬性進行分類。2.編號方法為便于海關單證的管理和查詢，應對每份單證進行唯一編號。編號規(guī)則如下：（1）編號由字母和數(shù)字組成，字母部分表示單證類別，如“BG”表示報關單，“FP”表示發(fā)票，“ZXD”表示裝箱單等。（2）數(shù)字部分為順序號，按照單證制作的先后順序依次編排，每個類別從“0001”開始。（3）例如，一份報關單的編號為“BG0001”，一份發(fā)票的編號為“FP0002”。3.裝訂要求（1）海關單證應按照一定的順序進行裝訂，確保整齊、牢固。一般裝訂順序為：報關單在前，發(fā)票、裝箱單等隨附單證在后。（2）對于多頁的單證，應采用左上角裝訂的方式，使用線繩或裝訂機進行裝訂，確保裝訂牢固，不易散落。（3）裝訂后的單證應在封面注明單證名稱、編號、所屬業(yè)務批次、裝訂日期等信息。4.歸檔存儲（1）紙質(zhì)海關單證應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。（2）按照分類和編號順序，將單證放入檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標明相應的類別和編號范圍。（3）同時，應建立海關單證電子檔案庫，將紙質(zhì)單證的掃描件或電子文檔按照相同的分類和編號規(guī)則進行存儲，便于查詢和檢索。電子檔案應進行定期備份，存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并分別保存于不同的地點。五、海關單證的保管1.保管環(huán)境（1）海關單證存放場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內(nèi)，防止單證受潮、發(fā)霉、變形或損壞。（2）存放場所應配備必要的消防器材和安全設施，如滅火器、煙霧報警器、防盜門、防盜窗等，確保單證存儲安全。（3）檔案柜應定期進行清潔和檢查，防止灰塵、雜物等對單證造成污染和損害。2.保管期限（1）海關單證的保管期限應按照國家法律法規(guī)和海關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，報關單、發(fā)票、裝箱單等主要單證的保管期限為自貨物放行之日起[X]年。（2）原產(chǎn)地證書、許可證等特殊單證的保管期限按照相關規(guī)定執(zhí)行，如原產(chǎn)地證書一般保管期限為自簽發(fā)之日起[X]年。（3）對于超過保管期限的海關單證，應按照規(guī)定進行妥善處理，不得擅自銷毀或丟棄。3.日常巡查（1）單證管理部門應定期對海關單證的保管情況進行巡查，檢查單證的存儲環(huán)境、檔案柜的鎖具、防火防潮設施等是否正常。（2）巡查頻率為每周至少一次，如發(fā)現(xiàn)問題應及時記錄并采取措施進行整改，確保單證保管安全。（3）巡查記錄應詳細記錄巡查時間、巡查人員、巡查情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理措施等信息，并妥善保存。六、海關單證的查閱與借閱1.查閱規(guī)定（1）公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱海關單證的，應填寫《海關單證查閱申請表》，注明查閱目的、查閱單證的名稱和編號、查閱期限等信息。（2）申請表經(jīng)部門負責人簽字批準后，提交至單證管理部門。單證管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（3）查閱人員應在指定的場所查閱單證，不得擅自將單證帶出查閱場所。查閱過程中應注意保護單證，不得涂改、污損、抽取或丟失單證。（4）查閱完畢后，查閱人員應及時將單證歸還單證管理部門，查閱記錄應由查閱人員和陪同人員簽字確認。2.借閱規(guī)定（1）因特殊情況需要借閱海關單證的，應填寫《海關單證借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱單證的名稱和編號、預計借閱期限等信息。（2）申請表經(jīng)部門負責人和分管領導簽字批準后，提交至單證管理部門。單證管理部門對借閱申請進行嚴格審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)。（3）借閱人員應出具本人有效身份證件，并交付一定金額的保證金（如[X]元）。保證金在歸還單證且無損壞、丟失等情況后予以退還。（4）借閱單證應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應提前向單證管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。延期最長不超過[X]個工作日。（5）借閱人員應對所借閱的單證妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄或傳播單證內(nèi)容。如因保管不善導致單證丟失、損壞或泄露，應承擔相應的法律責任和經(jīng)濟賠償責任。七、海關單證的銷毀1.銷毀條件（1）海關單證達到保管期限，且公司不再需要留存相關資料的，可以進行銷毀。（2）因業(yè)務調(diào)整、政策變化等原因，導致某些海關單證已無使用價值的，經(jīng)公司相關部門審核批準后，可以進行銷毀。（3）海關單證在保管過程中出現(xiàn)損壞、遺失等情況，且無法修復或補辦的，經(jīng)核實后可以進行銷毀。2.銷毀流程（1）單證管理部門根據(jù)海關單證的保管期限和實際情況，定期清理到期或不再使用的單證，填寫《海關單證銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀單證的名稱、編號、數(shù)量、所屬業(yè)務批次等信息。（2）申請表經(jīng)部門負責人、財務部門負責人、法務部門負責人簽字審核后，提交至公司分管領導審批。（3）審批通過后，單證管理部門組織實施銷毀工作。銷毀應采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行，確保單證信息無法恢復。（4）銷毀過程中應安排專人進行監(jiān)督，并填寫《海關單證銷毀記錄》，記錄銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。（5）銷毀記錄應與《海關單證銷毀申請表》一并存檔保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制（1）公司內(nèi)部審計部門應定期對海關單證存放管理制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查單證管理部門和相關業(yè)務部門是否按照制度要求進行單證的制作、提交、整理、保管、查閱、借閱和銷毀等工作。（2）審計部門應重點關注單證的完整性、準確性、安全性以及制度執(zhí)行的合規(guī)性等方面，如發(fā)現(xiàn)問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（3）公司設立舉報信箱和舉報電話，鼓勵員工對違反海關單證存放管理制度的行為進行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵，并對違規(guī)人員進行嚴肅處理。2.考核辦法（1）將海關單證存放管理工作納入相關部門和人員的績效考核體系，制定具體的考核指標和評分標準。（2）考核指標主要包括單證制作的準確性和及時性、單證提交的完整性、單證整理歸檔的規(guī)范性、單證保管的安全性、查閱借閱手續(xù)的合