民辦院校采購管理制度一、總則1.目的為加強民辦院校采購工作的規(guī)范化管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于民辦院校內(nèi)所有采購活動，包括但不限于教學設備、辦公用品、后勤物資、基建工程等各類物資及服務的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。公平公正原則：采購過程應公開透明，確保所有供應商享有平等的競爭機會，不偏袒任何一方。效益優(yōu)先原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高資金使用效益。誠實守信原則：采購人員和供應商應誠實守信，嚴格履行合同約定。二、采購組織與職責1.采購決策機構成立采購領導小組，由院校領導、相關部門負責人等組成。負責審議采購計劃、采購預算、重大采購項目及采購合同等，對采購工作進行決策和監(jiān)督。2.采購執(zhí)行部門設立采購部門，配備專業(yè)采購人員。采購部門負責具體采購業(yè)務的實施，包括采購需求的收集、采購計劃的制定、供應商的選擇與管理、采購合同的簽訂與執(zhí)行、采購驗收等工作。3.需求部門職責各需求部門負責提出采購需求，明確采購物品或服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等詳細信息，并對需求的合理性和準確性負責。協(xié)助采購部門進行供應商選擇、采購合同評審及采購驗收等工作。三、采購計劃管理1.年度采購計劃采購部門應于每年末根據(jù)院校發(fā)展規(guī)劃、教學科研任務、后勤保障需求等，會同各需求部門編制下一年度采購計劃。采購計劃應包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、預計采購時間等內(nèi)容。2.月度采購計劃各需求部門應于每月末向采購部門提交次月采購需求計劃，采購部門匯總審核后形成月度采購計劃。月度采購計劃應根據(jù)實際需求和輕重緩急進行安排，確保采購工作有序進行。3.采購計劃調(diào)整因特殊情況需要調(diào)整采購計劃的，需求部門應提前向采購部門提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等。采購部門審核后報采購領導小組批準，方可進行調(diào)整。四、供應商管理1.供應商選擇標準具有合法經(jīng)營資質(zhì)，信譽良好，無不良記錄。具備較強的生產(chǎn)能力或服務能力，能夠保證產(chǎn)品質(zhì)量和服務水平。價格合理，具有較強的市場競爭力。售后服務完善，能夠及時響應并解決問題。2.供應商開發(fā)與篩選采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應商進行調(diào)查、評估，篩選出符合要求的供應商，并邀請其參與院校采購項目的投標或報價。3.供應商評估與考核采購部門定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評估和考核。評估結果作為供應商后續(xù)合作的重要依據(jù)，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應商及時進行淘汰。4.供應商檔案管理采購部門應為每個供應商建立檔案，記錄其基本信息、合作項目、評估考核結果等內(nèi)容。供應商檔案應定期更新，確保信息的準確性和完整性。五、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算金額、用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人審核簽字后提交采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購需求的合理性、必要性進行審核。對于金額較大或重要的采購項目，報采購領導小組審批。采購審批通過后，采購部門方可開展采購活動。3.采購實施詢價與報價：采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，向多家供應商發(fā)出詢價函或邀請報價，要求供應商提供產(chǎn)品報價、技術方案、售后服務承諾等資料。供應商選擇：采購部門對供應商的報價和提供的資料進行分析比較，綜合考慮價格、質(zhì)量、信譽、售后服務等因素，選擇合適的供應商。對于金額較大或技術復雜的采購項目，可組織相關人員進行實地考察或招標。采購合同簽訂：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同應報采購領導小組備案。4.采購驗收到貨通知：供應商發(fā)貨前應通知采購部門預計到貨時間，采購部門及時通知需求部門做好驗收準備。驗收組織：采購部門會同需求部門等相關人員組成驗收小組，按照采購合同和相關標準對采購物品或服務進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。驗收報告：驗收合格后，驗收小組應出具驗收報告，由驗收人員簽字確認。對于驗收不合格的采購項目，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其限期整改或退換貨。5.采購付款采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，經(jīng)部門負責人審核、財務部門審核、院校領導審批后，按照合同約定的付款方式和時間支付貨款。六、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質(zhì)量風險、合同風險、付款風險等。分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，為制定風險應對措施提供依據(jù)。2.風險應對措施市場風險：關注市場動態(tài)，加強市場調(diào)研，合理安排采購時間和數(shù)量，避免因市場價格波動等因素造成損失。供應商風險：選擇多家供應商，建立供應商備份機制；加強對供應商的管理和監(jiān)督，定期評估供應商的經(jīng)營狀況和信譽，降低供應商違約風險。質(zhì)量風險：嚴格采購質(zhì)量標準，加強采購驗收環(huán)節(jié)的管理，對質(zhì)量不合格的采購項目及時處理，確保采購物品或服務符合要求。合同風險：簽訂詳細、規(guī)范的采購合同，明確雙方的權利和義務，加強合同執(zhí)行過程的監(jiān)督，及時解決合同糾紛。付款風險：嚴格按照合同約定的付款方式和時間付款，避免提前付款或逾期付款帶來的風險。加強對供應商付款申請的審核，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。七、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督院校內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行監(jiān)督檢查，重點檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用效益等。對于發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.外部審計接受教育主管部門、財政部門等相關部門的審計監(jiān)督，積極配合外部審計工作，如實提供采購相關資料和信息。對于外部審計提出的問題，認真整改，規(guī)范采購行為。八、采購人員管理1.人員配備采購部門應根據(jù)工作需要，配備專業(yè)素質(zhì)高、業(yè)務能力強、責任心強的采購人員。采購人員應具備相關的專業(yè)知識和技能，熟悉采購業(yè)務流程和法律法規(guī)。2.培訓與考核定期組織采購人員參加業(yè)務培訓，不斷提高其業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。建立采購人員考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進行考核，考核結果與薪酬、晉