殘協(xié)工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強殘協(xié)工作檔案的科學管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于殘協(xié)各部門在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）檔案定義殘協(xié)工作檔案是指在殘協(xié)開展各項工作過程中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：殘協(xié)工作檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映殘協(xié)工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立殘協(xié)檔案管理辦公室，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)殘協(xié)工作檔案的管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.對檔案進行分類、編號、編目，編制檢索工具，方便檔案查詢。4.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.做好檔案的借閱、歸還登記工作，嚴格執(zhí)行借閱審批制度。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為殘協(xié)工作提供參考依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.殘協(xié)各類會議文件、記錄、紀要等。2.工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.殘疾人相關(guān)政策法規(guī)文件、資料。4.殘疾人服務(wù)項目方案、實施記錄、評估報告等。5.殘疾人權(quán)益保障工作的文件、案例、調(diào)研資料等。6.殘協(xié)組織建設(shè)、人員管理等方面的文件。7.對外交流合作的協(xié)議、合同、信函等。8.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集上來。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺失應(yīng)及時修復或補充。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和來源等進行分類，可分為綜合類、業(yè)務(wù)類、財務(wù)類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.排列：按照一定的順序?qū)n案進行排列，如時間順序、重要程度等。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.對于一些時效性較強的檔案，應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整、整理規(guī)范，符合檔案管理的要求。2.檔案管理人員應(yīng)對歸檔的檔案進行認真核對，確保檔案的質(zhì)量。3.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：對于反映殘協(xié)主要職能活動和歷史面貌的、對殘協(xié)工作具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為30年、10年。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃，濕度控制在45%60%。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。（三）檔案的清點與檢查1.定期對檔案進行清點，確保檔案數(shù)量準確。2.每年對檔案進行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和殘協(xié)的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)工作原則：檔案利用應(yīng)緊密圍繞殘協(xié)工作實際，為工作決策、業(yè)務(wù)開展等提供支持。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴格遵守保密制度，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：根據(jù)工作需要，可對檔案進行復制。復制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并做好登記。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括利用時間、利用者姓名、單位、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、查閱方式等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，負責檔案鑒定工作。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.對擬銷毀的檔案編制銷毀清單，經(jīng)檔案鑒定小組審核、殘協(xié)領(lǐng)導批準后進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀清單應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立殘協(xié)工作檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備和軟件系統(tǒng)，滿足檔案信息化管理的需要。2.對檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)