死因信息補(bǔ)充管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司死因信息補(bǔ)充管理工作，確保死因信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時性，為相關(guān)決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及死因信息補(bǔ)充管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保死因信息補(bǔ)充工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：所補(bǔ)充的死因信息必須真實、準(zhǔn)確，如實反映實際情況。3.及時高效原則：在規(guī)定時間內(nèi)完成死因信息的補(bǔ)充工作，提高工作效率。4.保密原則：對涉及的死因信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、死因信息的定義及范圍（一）定義死因信息是指與人員死亡相關(guān)的各種信息，包括但不限于死亡原因、死亡時間、死亡地點、相關(guān)證明材料等。（二）范圍1.公司在職員工、離退休人員的死亡信息。2.與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部人員死亡且對公司有一定影響的信息。三、職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司死因信息補(bǔ)充管理工作。2.收集、整理和保管員工死亡相關(guān)信息，建立員工死亡信息檔案。3.按照規(guī)定及時向相關(guān)部門提供死因信息，并跟進(jìn)信息補(bǔ)充情況。（二）行政部門1.協(xié)助人力資源部門做好公司辦公區(qū)域內(nèi)人員死亡信息的收集工作。2.負(fù)責(zé)核實死亡人員的身份信息及相關(guān)證明材料的真實性。（三）財務(wù)部門1.根據(jù)死因信息，按照公司財務(wù)制度處理相關(guān)費用結(jié)算等事宜。2.協(xié)助審核與死亡相關(guān)的費用支出憑證。（四）其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)，配合做好死因信息補(bǔ)充管理工作，如提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息等。四、死因信息收集（一）收集渠道1.員工所在部門：及時將員工死亡情況通知人力資源部門。2.醫(yī)療機(jī)構(gòu)：若員工在醫(yī)院死亡，醫(yī)院應(yīng)提供相關(guān)死亡證明等信息。3.公安機(jī)關(guān)：涉及非正常死亡等情況，由公安機(jī)關(guān)提供相關(guān)調(diào)查結(jié)果及證明。（二）收集內(nèi)容1.死亡證明原件及復(fù)印件，包括醫(yī)院出具的醫(yī)學(xué)死亡證明、公安機(jī)關(guān)出具的死亡證明等。2.死亡人員的身份信息，如姓名、性別、身份證號碼、部門、崗位等。3.死亡時間、地點。4.可能涉及的其他相關(guān)信息，如死亡原因的初步說明、相關(guān)事件經(jīng)過等。（三）收集要求1.信息收集人員應(yīng)及時、主動收集死因信息，不得拖延。2.收集的信息應(yīng)確保真實、完整，不得隱瞞或篡改。3.對于收集到的信息，應(yīng)妥善保管，防止丟失或損壞。五、死因信息初步審核（一）審核主體人力資源部門負(fù)責(zé)對收集到的死因信息進(jìn)行初步審核。（二）審核內(nèi)容1.死亡證明的真實性、有效性，包括印章、簽字等是否齊全。2.身份信息與公司記錄是否一致。3.死亡時間、地點等信息是否清晰明確。（三）審核流程1.人力資源部門收到死因信息后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成初步審核。2.對于審核通過的信息，進(jìn)入信息補(bǔ)充流程；對于審核不通過的信息，應(yīng)及時與信息提供部門或機(jī)構(gòu)溝通，要求補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。六、死因信息補(bǔ)充（一）補(bǔ)充情形1.初步審核發(fā)現(xiàn)信息不完整或不準(zhǔn)確的，需要補(bǔ)充相關(guān)內(nèi)容。2.根據(jù)公司管理需要或相關(guān)政策要求，需進(jìn)一步完善死因信息的。（二）補(bǔ)充方式1.向信息提供部門或機(jī)構(gòu)發(fā)函，要求補(bǔ)充具體信息。2.與相關(guān)人員進(jìn)行溝通核實，獲取準(zhǔn)確信息。（三）補(bǔ)充流程1.人力資源部門確定需要補(bǔ)充的信息內(nèi)容后，填寫《死因信息補(bǔ)充申請表》，明確補(bǔ)充原因、補(bǔ)充內(nèi)容及要求回復(fù)時間等。2.將申請表發(fā)送至信息提供部門或機(jī)構(gòu)，同時抄送相關(guān)部門。3.信息提供部門或機(jī)構(gòu)應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成信息補(bǔ)充，并將補(bǔ)充后的信息反饋至人力資源部門。4.人力資源部門對補(bǔ)充后的信息進(jìn)行再次審核，確保信息準(zhǔn)確無誤。七、死因信息檔案管理（一）檔案建立人力資源部門應(yīng)根據(jù)審核通過的死因信息，建立員工死亡信息檔案。檔案內(nèi)容包括死亡證明、身份信息、死亡時間地點、補(bǔ)充信息記錄、相關(guān)溝通文件等。（二）檔案分類按照員工類別（在職、離退休等）、死亡原因等進(jìn)行分類管理，便于查詢和統(tǒng)計。（三）檔案保管1.檔案應(yīng)妥善保管在安全、保密的場所，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.定期對檔案進(jìn)行整理和更新，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱死因信息檔案的，應(yīng)填寫《死因信息檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。八、信息安全與保密（一）安全措施1.加強(qiáng)對死因信息存儲設(shè)備的管理，設(shè)置必要的訪問權(quán)限和密碼保護(hù)。2.定期對存儲死因信息的系統(tǒng)和設(shè)備進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，防止信息被非法獲取或篡改。（二）保密要求1.所有涉及死因信息的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得向無關(guān)人員透露死因信息。3.在死因信息管理過程中，如發(fā)現(xiàn)信息泄露情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計部門定期對死因信息補(bǔ)充管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度執(zhí)行的有效性。2.人力資源部門負(fù)責(zé)對各部門死因信息補(bǔ)充管理工作的日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核辦法1.將死因信息補(bǔ)充管理工作納入部門和個人績效考核體系，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵。2.對于未按照規(guī)定及時、準(zhǔn)確完成死因信息補(bǔ)充管理工作的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如績效扣分、警告、通報批評等。十、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃人力資源部門定期組織死因信息補(bǔ)充管理相關(guān)培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識。培訓(xùn)內(nèi)容包括制度解讀、信息收集方法、審核要點、檔案管理等。（二）宣傳工作通過內(nèi)部宣傳欄、公司網(wǎng)站等渠道，宣傳死因信息補(bǔ)充管理工作的重要性和相關(guān)要求，