檔案材料分區(qū)管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案材料的管理，確保檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工涉及的各類檔案材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分類分級管理原則根據(jù)檔案材料的來源、內(nèi)容和性質(zhì)，進(jìn)行科學(xué)分類，并按照重要程度和保密級別實(shí)行分級管理，便于檔案的整理、保管和利用。3.安全保密原則確保檔案材料的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，對涉及公司機(jī)密的檔案材料進(jìn)行特殊保護(hù)。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，建立完善的檔案查閱、借閱制度，提高檔案的利用效率。二、檔案材料的分類及分區(qū)（一）檔案材料分類1.行政文件檔案包括公司的各類規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請示報(bào)告、通知通報(bào)等行政公文。2.人事檔案涵蓋員工的個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、勞動合同、薪資福利記錄、培訓(xùn)考核檔案、晉升調(diào)動記錄、獎(jiǎng)懲情況等。3.財(cái)務(wù)檔案包含會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金往來記錄等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。4.業(yè)務(wù)合同檔案涉及公司對外簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。5.項(xiàng)目檔案針對公司開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文檔、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等。6.客戶檔案記錄公司客戶的基本信息、業(yè)務(wù)往來情況、客戶投訴與反饋等資料。7.技術(shù)檔案如公司的產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝文件、設(shè)備檔案、質(zhì)量檢測報(bào)告等技術(shù)類文件。（二）檔案材料分區(qū)1.A區(qū)：重要且保密程度高的檔案區(qū)存放涉及公司核心機(jī)密、商業(yè)秘密、戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策等重要文件。此類檔案具有極高的保密性和敏感性，僅限經(jīng)過授權(quán)的高級管理人員查閱和使用。2.B區(qū)：一般重要及常用檔案區(qū)包含日常行政辦公文件、較為重要的業(yè)務(wù)合同、部分人事檔案等。這些檔案的重要性和使用頻率相對較高，公司內(nèi)部各部門可根據(jù)工作需要按規(guī)定查閱。3.C區(qū)：一般性檔案區(qū)存放普通的行政文件、一般性業(yè)務(wù)資料、客戶檔案等。此類檔案查閱限制相對較少，主要為滿足公司日常運(yùn)營過程中的一般性查詢需求。4.D區(qū)：臨時(shí)檔案區(qū)用于存放近期處理的各類臨時(shí)文件，如尚未整理歸檔的文件、待審批的文件等。待文件處理完畢或達(dá)到歸檔期限后，及時(shí)整理歸檔至相應(yīng)區(qū)域。三、檔案材料的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.在業(yè)務(wù)活動或工作過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，形成部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將其整理后移交檔案管理部門。例如，行政部門應(yīng)在公文處理完畢后一周內(nèi)移交相關(guān)檔案，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂或項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)移交業(yè)務(wù)合同檔案或項(xiàng)目檔案。3.員工個(gè)人檔案資料的收集由人事部門負(fù)責(zé)，員工應(yīng)積極配合提供真實(shí)、準(zhǔn)確的個(gè)人信息和相關(guān)資料。（二）整理1.檔案管理部門收到移交的檔案材料后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)整理。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號，編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，以便于查找和管理。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用A4標(biāo)準(zhǔn)紙張進(jìn)行折疊或裁剪，并按照一定順序裝訂成冊；對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，確保文件名規(guī)范、準(zhǔn)確，便于檢索。四、檔案材料的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各類檔案材料應(yīng)在形成或辦理完畢后的次年上半年內(nèi)完成歸檔。例如，20XX年度的行政文件檔案應(yīng)在20XX+1年的6月30日前歸檔。2.特殊情況需延遲歸檔的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明延遲原因和預(yù)計(jì)歸檔時(shí)間。（二）歸檔流程1.檔案整理人員將整理好的檔案材料填寫《檔案歸檔登記表》，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、來源、歸檔日期等信息。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對歸檔材料進(jìn)行審核，確認(rèn)材料齊全、完整、準(zhǔn)確，整理符合要求后，在《檔案歸檔登記表》上簽字確認(rèn)。3.將審核通過的檔案材料按照分區(qū)要求存放至相應(yīng)檔案區(qū)域，并更新檔案目錄。五、檔案材料的保管（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、遮光窗簾等。（二）保管期限1.檔案材料的保管期限根據(jù)其重要程度、性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定，分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）。2.具體保管期限如下：永久保管的檔案：公司章程、股東會議記錄、涉及公司重大權(quán)益的合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、重要人事任免文件等。長期保管的檔案：主要業(yè)務(wù)合同、重要項(xiàng)目檔案、員工晉升調(diào)動記錄、年度財(cái)務(wù)報(bào)表等。短期保管的檔案：一般性行政文件、普通業(yè)務(wù)資料、客戶一般性信息等。（三）定期盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)每年對檔案進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、目錄與實(shí)際檔案是否一致，檢查檔案的保管狀況。2.盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如重新收集、修復(fù)等。同時(shí)，填寫《檔案盤點(diǎn)報(bào)告》，記錄盤點(diǎn)情況及處理結(jié)果。六、檔案材料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)對查閱申請進(jìn)行審核，對于符合查閱規(guī)定的申請，提供必要的查閱條件，并安排專人陪同查閱，確保檔案材料的安全。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改檔案內(nèi)容。3.涉及A區(qū)檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；涉及公司核心機(jī)密檔案的查閱，還需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，按照查閱審批流程經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請表，向借閱人提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，注明檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱A區(qū)檔案的期限一般不超過一周，如需延長，需重新履行審批手續(xù)；借閱B區(qū)和C區(qū)檔案的期限一般不超過兩周。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如有特殊情況不能按時(shí)歸還的，應(yīng)及時(shí)與檔案管理部門溝通說明原因。4.借閱人應(yīng)對所借檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上隨意涂改、標(biāo)注、污損，確保檔案的完整和安全。如因保管不善造成檔案丟失、損壞的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案材料的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)與接觸檔案的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對涉及公司機(jī)密的檔案材料，應(yīng)采用加密存儲、專人管理等方式進(jìn)行保密處理。查閱和借閱此類檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，防止信息泄露。3.在檔案整理、查閱、借閱等過程中，無關(guān)人員不得在場，嚴(yán)禁在私人場所談?wù)摍n案內(nèi)容或使用手機(jī)、電子設(shè)備等記錄檔案信息。4.檔案管理人員應(yīng)定期參加保密培訓(xùn)，提高保密意識和業(yè)務(wù)水平，嚴(yán)格遵守保密制度。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時(shí)監(jiān)控?zé)o死角，監(jiān)控資料保存期限不少于30天。2.加強(qiáng)對檔案庫房鑰匙的管理，實(shí)行雙人保管制度，開啟庫房時(shí)必須兩人同時(shí)在場。3.定期對檔案庫房及設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行整改。4.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。同時(shí)，對事故原因進(jìn)行調(diào)查，追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案材料的銷毀（一）銷毀條件1.檔案材料保管期滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致某些檔案失去作用的，經(jīng)審核批準(zhǔn)后也可進(jìn)行銷毀。3.涉及公司機(jī)密的檔案材料，在銷毀前應(yīng)進(jìn)行脫密處理，確保信息安全。（二）銷毀程序1.檔案管理部門每年定期對保管期滿或需銷毀的檔案進(jìn)行清理核對，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保