檔案傳票裝訂管理制度一、總則1.目的為了加強公司檔案傳票裝訂的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、保管和利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門在工作過程中形成的各類檔案傳票的裝訂管理。3.基本原則檔案傳票裝訂應(yīng)遵循真實性、完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和耐久性的原則，保證裝訂后的檔案能夠真實反映公司的業(yè)務(wù)活動，便于長期保存和有效利用。二、檔案傳票的收集與整理1.收集責任各部門應(yīng)明確專人負責檔案傳票的收集工作，確保本部門在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類文件、資料、表單等檔案傳票及時、完整地收集齊全。2.收集范圍各類合同、協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。各類文件，如通知、報告、請示、批復、會議紀要等。各類報表，如財務(wù)報表、業(yè)務(wù)報表、統(tǒng)計報表等。各類憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單等。其他與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的檔案傳票。3.整理要求按照檔案形成的時間順序、類別或項目進行分類整理，確保同一類別的檔案傳票集中存放。對每份檔案傳票進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號可采用年份+部門代碼+流水號的方式，如2023HR001，表示2023年人力資源部的第1份檔案傳票。檢查檔案傳票的完整性，確保每份檔案傳票的內(nèi)容齊全，如有缺失或損壞，應(yīng)及時補充或修復。去除檔案傳票上的訂書釘、回形針等金屬物品，防止生銹損壞檔案。三、檔案傳票的裝訂標準1.裝訂順序封面：應(yīng)包含公司名稱、檔案名稱、年份、月份、部門等信息。目錄：根據(jù)檔案傳票的內(nèi)容編制詳細的目錄，注明每份文件的標題、頁碼等信息，便于查閱。正文：按照分類整理后的順序依次排列檔案傳票正文。封底：封底應(yīng)整潔、無破損。2.裝訂方式采用左側(cè)裝訂的方式，使用線裝或膠裝。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得掉頁、漏頁。線裝時，應(yīng)使用三孔一線的裝訂方法，線繩應(yīng)選用質(zhì)量較好的棉線或麻線，不得使用尼龍線等易老化的線繩。裝訂線應(yīng)距頁面左邊沿15mm，上下孔距應(yīng)為80mm。膠裝時，應(yīng)選用質(zhì)量可靠的膠水，確保裝訂牢固，封面與正文之間不得有空隙。3.頁面要求檔案傳票應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，頁面應(yīng)整潔、無污漬、無褶皺。對于紙張較大或較小的檔案傳票，應(yīng)進行折疊或裁剪，使其符合A4規(guī)格要求。折疊時應(yīng)注意保持文件內(nèi)容的完整性，不得影響閱讀。裁剪時應(yīng)使用專用刀具，確保裁剪整齊。檔案傳票的頁面應(yīng)保持文字方向一致，不得出現(xiàn)正反顛倒的情況。四、檔案傳票的裝訂流程1.準備工作收集和整理好需要裝訂的檔案傳票，檢查其完整性和編號情況。準備好裝訂所需的工具和材料，如線繩、膠水、裝訂機、刀具等。清潔裝訂場地，確保裝訂工作在整潔的環(huán)境中進行。2.編制目錄根據(jù)檔案傳票的內(nèi)容編制詳細的目錄，目錄應(yīng)包括檔案傳票的標題、編號、日期、頁碼等信息。目錄應(yīng)與正文內(nèi)容一一對應(yīng)，便于查閱。3.裝訂操作線裝：將整理好的檔案傳票按順序排列整齊，放在裝訂機上，確保左側(cè)對齊。在距頁面左邊沿15mm處用打孔機打三個孔，上下孔距應(yīng)為80mm。將線繩穿過三個孔，在背面打結(jié)固定，然后將線繩拉緊，使頁面裝訂牢固。修剪多余的線繩，使其長度適中，不影響美觀。膠裝：將整理好的檔案傳票按順序排列整齊，放入膠裝機中。根據(jù)檔案傳票的厚度調(diào)整膠裝機的溫度和壓力，確保膠水能夠均勻地涂抹在頁面上。啟動膠裝機，將膠水涂抹在檔案傳票的左側(cè)邊緣，然后將其放入裝訂封套中，等待膠水干燥固化。檢查膠裝質(zhì)量，確保封面與正文之間牢固結(jié)合，無氣泡、褶皺等缺陷。4.檢查與修正裝訂完成后，對裝訂好的檔案傳票進行全面檢查，檢查內(nèi)容包括：裝訂是否牢固，有無掉頁、漏頁現(xiàn)象。頁面是否整潔，有無污漬、褶皺。目錄與正文內(nèi)容是否一致，頁碼是否連續(xù)。裝訂方式是否符合要求，線裝的線繩是否牢固，膠裝的膠水是否均勻。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時進行修正，確保檔案傳票的裝訂質(zhì)量。5.蓋章與標識在檔案傳票的封面和封底加蓋公司檔案專用章，并在封面上注明檔案的保管期限。檔案保管期限分為短期（15年）、中期（510年）、長期（10年以上），具體期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。五、檔案傳票的保管與借閱1.保管要求設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案應(yīng)按照類別、年份、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。定期對檔案進行清查和盤點，檢查檔案的完整性和保管狀況，如有問題應(yīng)及時處理。對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全的介質(zhì)上，定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.借閱流程公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案傳票時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息?！稒n案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對于涉及公司機密或重要信息的檔案，應(yīng)報公司主管領(lǐng)導審批。審批通過后，檔案管理部門將檔案傳票提供給借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案傳票，如需延期借閱，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。借閱人歸還檔案傳票時，檔案管理部門應(yīng)進行認真檢查，確保檔案完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定追究借閱人的責任。3.查閱限制涉及公司機密、商業(yè)秘密、個人隱私等重要信息的檔案傳票，未經(jīng)公司授權(quán)，不得查閱和復制。查閱檔案傳票時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損等。六、檔案傳票的銷毀1.銷毀條件檔案傳票在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可進行銷毀。檔案的鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)部門組成鑒定小組進行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度等因素，綜合評估檔案的保存價值。2.銷毀流程鑒定小組對擬銷毀的檔案傳票進行逐一鑒定，填寫《檔案銷毀鑒定表》，注明檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息，并簽字確認?！稒n案銷毀鑒定表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導審批后，由檔案管理部門負責組織銷毀工作。檔案管理部門應(yīng)指定專人負責銷毀檔案傳票，銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。檔案傳票的銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。銷毀完成后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀記錄單》上簽字確認。3.監(jiān)督與審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)對檔案傳票的銷毀工作進行監(jiān)督和審計，檢查銷毀流程是否符合規(guī)定，銷毀記錄是否完整準確。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時要求檔案管理部門進行整改。七、檔案管理人員職責1.檔案收集與整理職責負責定期督促各部門及時收集本部門產(chǎn)生的檔案傳票，并進行初步整理。對收集到的檔案傳票進行分類、編號、排序等整理工作，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.檔案裝訂職責按照本制度規(guī)定的裝訂標準和流程，對整理好的檔案傳票進行裝訂。檢查裝訂質(zhì)量，確保裝訂牢固、整齊，頁面整潔，目錄與正文內(nèi)容一致。3.檔案保管職責負責檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔。定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。4.檔案借閱與歸還管理職責受理公司內(nèi)部人員的檔案借閱申請，審核申請內(nèi)容，辦理借閱登記手續(xù)。按照規(guī)定的借閱期限督促借閱人歸還檔案傳票，對歸還的檔案進行認真檢查。負責對檔案借閱情況進行統(tǒng)計和分析，及時向上級匯報檔案借閱動態(tài)。5.檔案銷毀管理職責參與檔案銷毀鑒定工作，對擬銷毀的檔案傳票進行初步審核。負責組織檔案傳票的銷毀工作，記錄銷毀過程，確保銷毀工作符合規(guī)定。6.培訓與指導職責對公司各部門檔案管理