檔案業(yè)務(wù)規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案業(yè)務(wù)管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案資料的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案業(yè)務(wù)規(guī)范管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作，對(duì)歸檔文件的質(zhì)量進(jìn)行檢查和監(jiān)督。4.負(fù)責(zé)檔案的分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案查詢效率。5.做好檔案的安全保管工作，確保檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。6.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。7.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織銷毀。8.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理的具體事宜。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門在工作中形成的各類文件材料進(jìn)行分類整理，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至綜合管理部門，并協(xié)助綜合管理部門做好檔案的核對(duì)和驗(yàn)收工作。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，經(jīng)批準(zhǔn)后在規(guī)定地點(diǎn)查閱、借閱檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、銷毀檔案。5.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況及時(shí)向綜合管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.文書檔案：公司在日常工作中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.人事檔案：員工個(gè)人的基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、社保等資料。3.財(cái)務(wù)檔案：公司的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、合同、協(xié)議、項(xiàng)目資料、客戶檔案等。5.科技檔案：公司在科研、技術(shù)開發(fā)、工程建設(shè)等方面形成的圖紙、技術(shù)資料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。6.基建檔案：公司基本建設(shè)項(xiàng)目過程中形成的項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。7.設(shè)備檔案：公司各類設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維修保養(yǎng)記錄等。8.聲像檔案：公司在各類活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等資料。9.電子檔案：以電子形式存儲(chǔ)的公司各類文件、數(shù)據(jù)等檔案資料。10.其他檔案：不屬于以上各類的其他檔案材料。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“大類代碼+年度+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.大類代碼：用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，對(duì)應(yīng)檔案分類的十大類，如01表示文書檔案，02表示人事檔案等。3.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如2023表示2023年形成的檔案。4.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字編寫，從0001開始。5.例如：一份2023年形成的文書檔案，其編號(hào)為0120230001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件的原件及相關(guān)附件。3.員工個(gè)人在工作中產(chǎn)生的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、報(bào)告、總結(jié)等。4.公司舉辦各類活動(dòng)（如會(huì)議、培訓(xùn)、慶典等）形成的文件、照片、錄像等資料。5.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物資料及其相關(guān)證明文件。6.其他需要?dú)w檔的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保各類文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清楚、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容真實(shí)、完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，同時(shí)注明文件的形成時(shí)間、來源、作者等信息。4.收集的實(shí)物資料應(yīng)保持完好，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或采取其他補(bǔ)救措施。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，同一類別的文件材料應(yīng)集中在一起。（四）整理方法1.文書檔案：按照文件的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一時(shí)間的文件按照重要程度或文號(hào)順序排列。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄，并將文件材料裝訂成冊。2.人事檔案：按照員工個(gè)人檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、工資福利材料、勞動(dòng)合同材料等類別進(jìn)行整理。每類材料按照時(shí)間順序排列，編寫頁碼，填寫檔案目錄。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度，將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等分別整理。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號(hào)順序排列，每本憑證應(yīng)加具封面、封底，注明憑證名稱、年度、月份、起止日期、冊數(shù)、起訖號(hào)碼等信息。賬簿應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等分類整理，每本賬簿應(yīng)填寫賬簿啟用表和目錄。報(bào)表應(yīng)按照年度、季度、月度順序整理，裝訂成冊。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，分別按照項(xiàng)目、合同等進(jìn)行分類整理。每個(gè)項(xiàng)目或合同的文件材料應(yīng)集中在一起，按照文件形成的先后順序排列，編寫目錄。對(duì)于業(yè)務(wù)往來信件、傳真、電子郵件等，應(yīng)進(jìn)行打印或復(fù)制，并與相關(guān)文件一并整理歸檔。5.科技檔案：按照項(xiàng)目生命周期的不同階段，分為項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行整理。每個(gè)項(xiàng)目的文件材料應(yīng)按照其在項(xiàng)目中的作用和形成時(shí)間順序排列，編寫目錄，并編制相應(yīng)的圖紙目錄。對(duì)于涉及多個(gè)專業(yè)的科技項(xiàng)目，應(yīng)按照專業(yè)進(jìn)行分類整理。6.基建檔案：按照基本建設(shè)項(xiàng)目的程序，分為項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行整理。每個(gè)項(xiàng)目的文件材料應(yīng)按照其在項(xiàng)目建設(shè)過程中的先后順序排列，編寫目錄，并編制相應(yīng)的圖紙目錄。基建檔案應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行整理歸檔。7.設(shè)備檔案：每臺(tái)設(shè)備建立一套檔案，包括設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備使用說明書、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備檢修記錄、設(shè)備運(yùn)行日志、設(shè)備報(bào)廢鑒定文件等。設(shè)備檔案應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序排列，編寫目錄。8.聲像檔案：按照照片、錄音、錄像等不同載體進(jìn)行分類整理。照片應(yīng)按照拍攝時(shí)間順序排列，注明拍攝主題、地點(diǎn)、人物等信息，并附上文字說明。錄音、錄像資料應(yīng)注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、錄制人等信息，同時(shí)轉(zhuǎn)錄成電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)。9.電子檔案：按照檔案分類方案對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子文件的命名規(guī)范、清晰。電子文件應(yīng)按照其形成時(shí)間或版本號(hào)進(jìn)行排序，同時(shí)建立電子文件目錄索引，便于查詢。對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管。10.其他檔案：根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)，參照上述相關(guān)方法進(jìn)行整理。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，一般溫度為14℃24℃，相對(duì)濕度為45%60%。（二）檔案上架1.檔案整理完成后，應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.在檔案柜上應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息，以便快速定位檔案。（三）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司成立的文件、重要的合同協(xié)議、重大決策文件、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。3.長期保管：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長期保管。保管期限一般為16年至50年。如公司年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、一般的業(yè)務(wù)合同、員工晉升檔案等。4.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性的文件通知、臨時(shí)性的工作記錄等。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如對(duì)損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)丟失的檔案進(jìn)行查找或補(bǔ)充等。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，詳細(xì)記錄清查情況和結(jié)果，并將報(bào)告報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、檔案的利用（一）查閱與借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門審批。2.綜合管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于符合查閱條件的，批準(zhǔn)查閱申請(qǐng)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱室進(jìn)行查閱，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.如因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門審批。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、勾劃、污損，不得擅自復(fù)印、拍照。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。（二）檔案出具證明1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要要求公司出具檔案證明的，應(yīng)向公司綜合管理部門提出申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明材料。2.綜合管理部門對(duì)申請(qǐng)及證明材料進(jìn)行審核，對(duì)于符合出具證明條件的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容出具檔案證明，并加蓋公司公章。3.檔案證明應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容，不得擅自夸大或縮小事實(shí)。（三）檔案利用登記1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查閱和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，從公司的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容、形式等因素，綜合考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究價(jià)值，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織與程序1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。2.檔案鑒定工作小組定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)，應(yīng)逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，并提出鑒定意見。3.檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定意見，填寫《檔案鑒定銷毀審批表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定情況及銷毀意見等信息，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，由綜合管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過程應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。（三）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，一般采用焚燒或粉碎的方式進(jìn)行銷毀。焚燒應(yīng)選擇在符合環(huán)保要求的場所進(jìn)行，并確保檔案完全燃燒；粉碎應(yīng)