外貿(mào)公司出入庫管理制度一、總則1.目的為加強公司貨物出入庫管理，規(guī)范出入庫流程，確保貨物的安全、準(zhǔn)確、及時流轉(zhuǎn)，提高工作效率，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有外貿(mào)業(yè)務(wù)涉及的貨物出入庫管理，包括原材料采購入庫、成品出口入庫、庫存貨物管理及貨物出庫等環(huán)節(jié)。3.基本原則準(zhǔn)確性原則：出入庫貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息必須準(zhǔn)確無誤，確保賬實相符。及時性原則：貨物出入庫操作應(yīng)及時進(jìn)行，避免因延誤導(dǎo)致業(yè)務(wù)受阻或增加成本。安全性原則：加強貨物在庫期間的安全管理，防止貨物損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在出入庫管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、入庫管理1.采購入庫采購訂單審核采購部門收到供應(yīng)商的發(fā)貨通知后，應(yīng)及時將采購訂單提交給倉庫管理部門進(jìn)行核對。倉庫管理人員需仔細(xì)核對訂單上的貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨日期等信息與采購合同是否一致。如發(fā)現(xiàn)訂單信息有誤或與采購合同不符，倉庫管理人員應(yīng)立即通知采購部門，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，及時更正訂單信息。貨物驗收貨物到達(dá)公司倉庫后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)采購訂單及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對貨物進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等。對于數(shù)量的驗收，應(yīng)采用點數(shù)、稱重、量方等方式進(jìn)行核對，確保實際到貨數(shù)量與訂單一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺，應(yīng)及時記錄并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。對于質(zhì)量的驗收，應(yīng)按照公司制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題，應(yīng)立即停止驗收，并及時通知采購部門和質(zhì)量控制部門。質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)對有質(zhì)量問題的貨物進(jìn)行進(jìn)一步檢驗和判定，確定處理方式。對于規(guī)格、型號的驗收，應(yīng)核對貨物的外觀、尺寸、標(biāo)識等是否與訂單要求相符。如發(fā)現(xiàn)不符，應(yīng)做好記錄并及時反饋。入庫單填寫驗收合格的貨物，倉庫管理人員應(yīng)及時填寫入庫單。入庫單應(yīng)包含貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等信息。入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，作為登記庫存賬的依據(jù)；一聯(lián)交采購部門，用于核對采購訂單執(zhí)行情況；一聯(lián)交財務(wù)部門，作為記賬憑證。入庫單填寫應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得涂改。如有填寫錯誤，應(yīng)重新開具入庫單。貨物入庫倉庫管理人員根據(jù)入庫單上的貨物信息，安排貨物的存放位置。貨物應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。在貨物入庫過程中，應(yīng)注意輕拿輕放，避免貨物損壞。對于易碎、易損貨物，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施。貨物存放完畢后，倉庫管理人員應(yīng)在入庫單上簽字確認(rèn)，并將入庫單及時傳遞給相關(guān)部門。2.成品入庫生產(chǎn)部門通知生產(chǎn)部門完成成品生產(chǎn)后，應(yīng)及時通知倉庫管理部門做好成品入庫準(zhǔn)備。通知內(nèi)容包括成品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。成品檢驗倉庫管理人員在接到生產(chǎn)部門通知后，應(yīng)會同質(zhì)量控制部門對成品進(jìn)行檢驗。檢驗內(nèi)容包括成品的外觀、性能、包裝等是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和訂單要求。如發(fā)現(xiàn)成品存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時反饋給生產(chǎn)部門，生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)對不合格成品進(jìn)行返工或處理。入庫單填寫與成品入庫經(jīng)檢驗合格的成品，倉庫管理人員應(yīng)按照采購入庫的流程填寫入庫單，并安排成品入庫。成品入庫時，應(yīng)注意與其他貨物分開存放，避免混淆。成品入庫后，倉庫管理人員應(yīng)更新庫存臺賬，記錄成品的入庫時間、數(shù)量、存放位置等信息。三、庫存管理1.庫存盤點盤點計劃制定倉庫管理部門應(yīng)定期制定庫存盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員安排等。盤點范圍應(yīng)涵蓋公司所有庫存貨物。盤點時間應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況合理安排，一般每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點，每年進(jìn)行一次年終大盤點。盤點實施盤點人員應(yīng)按照盤點計劃對庫存貨物進(jìn)行逐一清點。在盤點過程中，應(yīng)認(rèn)真核對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等信息，確保賬實相符。對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)詳細(xì)記錄，并注明原因。盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)填寫盤點報告，提交給倉庫管理部門負(fù)責(zé)人。盤點結(jié)果處理倉庫管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)盤點報告對盤盈、盤虧情況進(jìn)行分析和處理。對于盤盈的貨物，應(yīng)查明原因，如屬于入庫時數(shù)量錯誤或其他原因?qū)е碌?，?yīng)及時調(diào)整庫存賬，并將多余貨物妥善處理。對于盤虧的貨物，應(yīng)根據(jù)不同原因進(jìn)行處理。如屬于正常損耗，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行核銷；如屬于人為原因?qū)е碌膩G失、損壞等，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其賠償損失。2.庫存貨物保管倉庫環(huán)境要求倉庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合貨物保管要求。對于有特殊保管要求的貨物，如易燃易爆物品、易腐食品等，應(yīng)設(shè)置專門的倉庫進(jìn)行存放，并配備相應(yīng)的安全設(shè)施和防護(hù)設(shè)備。倉庫應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如存儲區(qū)、分揀區(qū)、包裝區(qū)等，各區(qū)域應(yīng)標(biāo)識清晰，便于貨物的分類存放和管理。貨物存放方式貨物應(yīng)按照規(guī)定的方式進(jìn)行存放，如貨架存放、堆碼存放等。對于易碎、易損貨物，應(yīng)采取特殊的存放方式，如單獨存放、加墊防護(hù)材料等，避免貨物受損。貨物存放應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，確保貨物在保質(zhì)期內(nèi)或規(guī)定時間內(nèi)得到合理使用。庫存貨物標(biāo)識倉庫管理人員應(yīng)對庫存貨物進(jìn)行標(biāo)識，標(biāo)識內(nèi)容應(yīng)包括貨物名稱、規(guī)格、型號、批次、入庫日期、保質(zhì)期等信息。標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、不易褪色。通過標(biāo)識，便于倉庫管理人員對貨物進(jìn)行識別和管理，同時也有利于保證貨物的質(zhì)量和追溯性。庫存安全管理倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。倉庫管理人員應(yīng)加強對倉庫的安全管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。對于易燃、易爆等危險貨物，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，確保儲存安全。四、出庫管理1.訂單發(fā)貨訂單審核銷售部門接到客戶訂單后，應(yīng)及時將訂單信息傳遞給倉庫管理部門。倉庫管理人員對訂單進(jìn)行審核，主要核對訂單上的貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨日期等信息是否準(zhǔn)確無誤，以及庫存是否充足。如發(fā)現(xiàn)訂單信息有誤或庫存不足，倉庫管理人員應(yīng)立即通知銷售部門，銷售部門負(fù)責(zé)與客戶溝通協(xié)調(diào)，及時更正訂單信息或解決庫存問題。備貨通知經(jīng)審核無誤的訂單，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)訂單要求進(jìn)行備貨。備貨前，倉庫管理人員應(yīng)填寫備貨通知單，通知相關(guān)人員準(zhǔn)備貨物。備貨通知單應(yīng)包含訂單編號、貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、備貨日期等信息。備貨通知單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，作為備貨依據(jù)；一聯(lián)交分揀人員，用于分揀貨物；一聯(lián)交包裝人員，用于包裝貨物。貨物分揀與包裝分揀人員根據(jù)備貨通知單上的貨物信息，在倉庫中進(jìn)行貨物分揀。分揀過程中，應(yīng)仔細(xì)核對貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等，確保分揀準(zhǔn)確無誤。包裝人員根據(jù)貨物特點和運輸要求，對分揀好的貨物進(jìn)行包裝。包裝應(yīng)牢固、美觀，能夠有效保護(hù)貨物在運輸過程中不受損壞。包裝完成后，應(yīng)在包裝上標(biāo)明貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、收貨地址等信息。發(fā)貨單填寫貨物分揀與包裝完成后，倉庫管理人員應(yīng)填寫發(fā)貨單。發(fā)貨單應(yīng)包含訂單編號、貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、發(fā)貨日期、收貨地址、客戶名稱等信息。發(fā)貨單應(yīng)一式四聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，作為發(fā)貨記錄；一聯(lián)交銷售部門，用于與客戶核對發(fā)貨信息；一聯(lián)交財務(wù)部門，作為記賬憑證；一聯(lián)隨貨同行，作為貨物運輸?shù)膽{證。貨物出庫倉庫管理人員根據(jù)發(fā)貨單上的貨物信息，安排貨物出庫。貨物出庫時，應(yīng)辦理相關(guān)的出庫手續(xù)，如簽字確認(rèn)等。在貨物出庫過程中，應(yīng)注意核對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，確保出庫貨物與發(fā)貨單一致。對于貴重物品或有特殊要求的貨物，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)押運，確保貨物安全送達(dá)客戶手中。2.樣品出庫樣品申請業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)需要申請樣品出庫時，應(yīng)填寫樣品申請表。樣品申請表應(yīng)包含樣品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、申請日期、申請部門等信息。樣品申請表應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給倉庫管理部門。樣品審核與備貨倉庫管理部門收到樣品申請表后，對樣品申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容主要包括樣品是否符合公司規(guī)定的樣品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，庫存是否有足夠的樣品等。經(jīng)審核同意的樣品申請，倉庫管理人員按照訂單發(fā)貨的備貨流程進(jìn)行備貨。備貨完成后，填寫樣品出庫單。樣品出庫單應(yīng)包含樣品申請表編號、樣品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、出庫日期等信息。樣品出庫倉庫管理人員根據(jù)樣品出庫單上的信息，安排樣品出庫。樣品出庫時，應(yīng)辦理相關(guān)的出庫手續(xù)，并要求領(lǐng)取樣品的人員簽字確認(rèn)。對于需要客戶支付樣品費用的情況，倉庫管理部門應(yīng)在樣品出庫前通知財務(wù)部門，財務(wù)部門負(fù)責(zé)向客戶收取樣品費用。五、相關(guān)部門職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保采購貨物的質(zhì)量、規(guī)格、型號、數(shù)量等符合公司要求。及時向倉庫管理部門傳遞采購訂單及發(fā)貨通知等信息，配合倉庫管理部門做好貨物驗收工作。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題，如貨物質(zhì)量問題、交貨延遲等。2.生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)計劃組織生產(chǎn)，確保成品的質(zhì)量和數(shù)量符合訂單要求。及時通知倉庫管理部門做好成品入庫準(zhǔn)備工作，并配合倉庫管理部門進(jìn)行成品檢驗和入庫工作。負(fù)責(zé)對生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的不合格品進(jìn)行返工或處理，避免不合格品流入倉庫。3.銷售部門負(fù)責(zé)與客戶簽訂銷售合同，及時將客戶訂單信息傳遞給倉庫管理部門。配合倉庫管理部門做好訂單發(fā)貨工作，如與客戶溝通協(xié)調(diào)訂單變更、解決庫存不足等問題。負(fù)責(zé)跟蹤客戶收貨情況，及時反饋客戶意見和需求。4.質(zhì)量控制部門制定貨物質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和流程，對采購入庫的原材料、成品入庫的成品等進(jìn)行質(zhì)量檢驗。對檢驗過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題進(jìn)行判定和處理，提出改進(jìn)建議和措施，確保公司產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。5.倉庫管理部門負(fù)責(zé)公司貨物出入庫的日常管理工作，包括貨物驗收、入庫、庫存管理、出庫等環(huán)節(jié)。建立健全庫存臺賬，定期進(jìn)行庫存盤點，確保賬實相符。加強倉庫安全管理，做好貨物的保管和防護(hù)工作，防止貨物損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。負(fù)責(zé)與其他部門溝通協(xié)調(diào)，及時反饋貨物出入庫過程中出現(xiàn)的問題。6.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核出入庫單據(jù)，根據(jù)出入庫情況進(jìn)行賬務(wù)處理，確保公司財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。負(fù)責(zé)對采購成本、銷售成本等進(jìn)行核算和分析，為公司決策提供財務(wù)支持。負(fù)責(zé)與倉庫管理部門核對庫存賬目，定期進(jìn)行財務(wù)盤點，確保賬賬相符。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對貨物出入庫管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督小組由公司高層管理人員、財務(wù)人員、倉庫管理人員等組成。監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計劃和標(biāo)準(zhǔn)，對出入庫流程、庫存管理、單據(jù)填寫等方面進(jìn)行全面檢查。檢查過程中，應(yīng)認(rèn)真記錄發(fā)現(xiàn)的問題，并及時提出整改意見。倉庫管理部門應(yīng)積極配合監(jiān)督小組的工作，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，并將整改情況及時反饋給監(jiān)督小組。2.考核辦法建立貨物出入庫管理考核制度，對各相關(guān)部門及人員在出入庫管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括工作質(zhì)量、工作效率、責(zé)任心等方面。