分公司印章使用管理制度一、總則（一）目的為加強分公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司利益，防范風險，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司各部門及下屬分支機構印章的使用管理。（三）印章種類1.分公司公章：代表分公司對外行使權力、承擔責任的印章。2.分公司合同專用章：用于簽訂各類合同及具有合同性質的協(xié)議等。3.分公司財務專用章：用于財務結算、票據等相關財務業(yè)務。4.分公司法定代表人章：用于特定財務事項及相關授權文件。5.部門章：各部門用于內部管理、文件往來等的印章。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.分公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章由總公司統(tǒng)一安排刻制。2.部門章由分公司根據工作需要，提出申請，經分公司負責人批準后，由指定部門刻制。（二）印章啟用1.新刻制的印章啟用前，需填寫《印章啟用申請表》，詳細注明印章名稱、規(guī)格、啟用日期、使用范圍等信息。2.經總公司或分公司負責人審批同意后，方可啟用。啟用時應留存印模，并在公司印章管理臺賬中進行登記。三、印章的保管（一）保管原則1.實行專人保管，確保印章安全。2.嚴禁將印章交予非授權人員保管或使用。（二）保管人員職責1.負責印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。2.嚴格按照規(guī)定的使用流程和審批權限使用印章，對每一次印章使用進行詳細登記。3.定期檢查印章的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報并采取相應措施。（三）保管地點1.分公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章應存放在分公司專門的印章保管柜中，保管柜應具備防盜、防火、防潮等功能。2.部門章由各部門指定專人保管，存放于部門內安全的地方。四、印章的使用（一）使用范圍1.分公司公章：用于以分公司名義對外發(fā)布文件、函件、報表；簽訂合同、協(xié)議；辦理各類資質證書、營業(yè)執(zhí)照等相關業(yè)務；對外提供擔保、抵押等事項。2.分公司合同專用章：僅用于簽訂各類合同及具有合同性質的協(xié)議。3.分公司財務專用章：用于財務結算、開具發(fā)票、支票、匯票等財務票據；辦理銀行賬戶開戶、銷戶、變更等業(yè)務；進行財務報表蓋章等。4.分公司法定代表人章：用于特定財務事項及相關授權文件，如支票背書、財務報表簽字等。5.部門章：用于各部門內部文件往來、通知發(fā)布、工作聯(lián)系等，不得對外使用。（二）使用流程1.申請?zhí)顚憽队≌率褂蒙暾埍怼罚敿氄f明用印事項、用印文件名稱及份數(shù)、用印時間、申請人等信息。涉及合同簽訂的，需附上合同文本。2.審批一般事項由部門負責人審核，分公司分管領導審批。重要事項、重大合同、對外擔保等需經分公司負責人審批。涉及財務事項的，還需經財務負責人審核。3.用印經審批同意后，印章保管人員對照《印章使用申請表》及相關文件進行用印。用印應清晰、端正，確保印章與文件內容一致。用印后，在《印章使用登記表》上詳細記錄用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、申請人、審批人等信息。（三）特殊情況處理1.緊急情況下，如因時間緊迫無法按正常流程審批用印的，經分公司負責人同意后，可先電話請示總公司相關領導，事后及時補辦審批手續(xù)。2.異地用印的，可通過傳真、掃描等方式將《印章使用申請表》及相關文件發(fā)送至分公司，經審批后，由當?shù)厝藛T持審批后的申請表及文件復印件前往印章保管地用印。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機構調整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因，需停用印章的，由相關部門提出申請，填寫《印章停用申請表》。2.經總公司或分公司負責人審批同意后，辦理印章停用手續(xù)。（二）銷毀1.停用的印章應及時進行銷毀，防止印章流失。2.銷毀印章時，應由分公司行政部門、財務部門等相關人員共同監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認。3.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保印章無法復原。六、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.分公司行政部門負責對印章使用情況進行定期檢查和不定期抽查。2.財務部門負責對涉及財務印章的使用進行監(jiān)督。3.審計部門有權對印章使用情況進行審計監(jiān)督。（二）檢查內容1.印章使用流程是否符合規(guī)定，審批手續(xù)是否齊全。2.《印章使用申請表》和《印章使用登記表》填寫是否完整、準確。3.印章保管是否安全，有無被盜、丟失或損壞情況。4.印章使用是否超出規(guī)定范圍。（三）違規(guī)處理1.對于違反印章使用管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.因違規(guī)使用印章給公司造成損失的，由責任人承擔相應的賠償責任。