公司車輛備用金管理制度總則目的為加強(qiáng)公司車輛備用金的管理，規(guī)范備用金的使用流程，提高資金使用效率，確保公司車輛的正常運(yùn)行，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有配備車輛的部門及員工。定義1.車輛備用金：指公司為保障車輛日常運(yùn)營(yíng)所需的臨時(shí)性資金，用于支付車輛維修、保養(yǎng)、加油、過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。2.備用金保管人：指負(fù)責(zé)保管車輛備用金的人員，一般為車輛使用部門指定的專人。備用金的申請(qǐng)與審批申請(qǐng)流程1.車輛使用部門根據(jù)車輛的使用情況和預(yù)計(jì)費(fèi)用支出，填寫《車輛備用金申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)備用金的金額、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，并簽署審核意見(jiàn)。3.審核通過(guò)后，申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)金額進(jìn)行合理性審查，并根據(jù)公司資金狀況進(jìn)行審批。審批權(quán)限1.備用金申請(qǐng)金額在[X]元以下的，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.備用金申請(qǐng)金額在[X]元至[X]元之間的，由分管財(cái)務(wù)的公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.備用金申請(qǐng)金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。備用金的領(lǐng)取與保管領(lǐng)取方式1.經(jīng)審批通過(guò)的《車輛備用金申請(qǐng)表》交至財(cái)務(wù)部門后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批金額開(kāi)具現(xiàn)金支票或轉(zhuǎn)賬支票，通知備用金保管人領(lǐng)取備用金。2.備用金保管人應(yīng)在收到通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，到財(cái)務(wù)部門辦理領(lǐng)取手續(xù)。領(lǐng)取時(shí)，需在支票存根或轉(zhuǎn)賬記錄上簽字確認(rèn)。保管要求1.備用金保管人應(yīng)妥善保管備用金，確保資金安全。備用金應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全的地方，不得隨意存放。2.備用金保管人應(yīng)建立備用金收支臺(tái)賬，詳細(xì)記錄備用金的收入、支出情況，包括日期、金額、用途、經(jīng)手人等信息。臺(tái)賬應(yīng)做到日清月結(jié)，賬目清晰。3.備用金保管人不得將備用金挪作他用，不得擅自將備用金借給他人或用于其他非車輛運(yùn)營(yíng)相關(guān)的支出。備用金的使用使用范圍1.車輛維修費(fèi)用：包括車輛日常保養(yǎng)、故障維修、零部件更換等費(fèi)用。2.加油費(fèi)用：車輛行駛過(guò)程中所需的燃油費(fèi)用。3.過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)：車輛在行駛過(guò)程中產(chǎn)生的過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)等。4.其他與車輛運(yùn)營(yíng)相關(guān)的費(fèi)用：如車輛保險(xiǎn)費(fèi)、年檢費(fèi)等。使用流程1.車輛使用部門在發(fā)生上述費(fèi)用時(shí)，應(yīng)取得合法有效的發(fā)票或收據(jù)。發(fā)票或收據(jù)上應(yīng)注明費(fèi)用的詳細(xì)內(nèi)容、金額、日期等信息，并加蓋收款單位公章。2.備用金保管人根據(jù)實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用，填寫《車輛備用金支出報(bào)銷單》，詳細(xì)注明費(fèi)用的用途、金額、發(fā)票號(hào)碼等信息，并附上相關(guān)發(fā)票或收據(jù)。3.將報(bào)銷單提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)核實(shí)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性，并簽署審核意見(jiàn)。4.審核通過(guò)后，報(bào)銷單提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、報(bào)銷金額的合理性等。審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門予以報(bào)銷，并將報(bào)銷金額支付給備用金保管人。費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)1.車輛維修費(fèi)用：應(yīng)根據(jù)車輛維修保養(yǎng)手冊(cè)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行維修，維修費(fèi)用應(yīng)合理、必要。維修費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，需提供維修清單和發(fā)票，維修清單應(yīng)詳細(xì)注明維修項(xiàng)目、更換零部件名稱及數(shù)量等信息。2.加油費(fèi)用：應(yīng)按照公司指定的加油站進(jìn)行加油，加油費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，需提供加油發(fā)票。加油發(fā)票上應(yīng)注明加油日期、加油金額、加油車輛車牌號(hào)等信息。3.過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)：過(guò)路費(fèi)報(bào)銷時(shí)，需提供過(guò)路費(fèi)發(fā)票；停車費(fèi)報(bào)銷時(shí)，需提供停車費(fèi)發(fā)票或停車小票。發(fā)票或小票上應(yīng)注明日期、金額、停車地點(diǎn)等信息。備用金的盤點(diǎn)與核對(duì)盤點(diǎn)周期1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)車輛備用金進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[X]個(gè)月。2.在盤點(diǎn)前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)提前通知備用金保管人做好準(zhǔn)備工作。盤點(diǎn)方式1.盤點(diǎn)時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)與備用金保管人共同對(duì)備用金進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)備用金的實(shí)際金額與臺(tái)賬記錄是否一致。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制《車輛備用金盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括備用金實(shí)際金額、臺(tái)賬金額、差異金額及原因等信息。盤點(diǎn)表應(yīng)由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和備用金保管人簽字確認(rèn)。差異處理1.如發(fā)現(xiàn)備用金實(shí)際金額與臺(tái)賬記錄不一致，備用金保管人應(yīng)及時(shí)查明原因，并在盤點(diǎn)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，向財(cái)務(wù)部門提交書面說(shuō)明。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)備用金保管人的說(shuō)明，進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)。如屬于正常業(yè)務(wù)支出未及時(shí)入賬等原因?qū)е碌牟町?，?cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整臺(tái)賬記錄；如屬于備用金保管人保管不善或其他違規(guī)行為導(dǎo)致的差異，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并追究備用金保管人的責(zé)任。備用金的歸還與續(xù)借歸還規(guī)定1.車輛使用完畢后，備用金保管人應(yīng)及時(shí)清理備用金收支臺(tái)賬，將剩余備用金歸還至財(cái)務(wù)部門。2.備用金保管人應(yīng)在歸還備用金后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，到財(cái)務(wù)部門辦理相關(guān)手續(xù)，財(cái)務(wù)部門核實(shí)無(wú)誤后，開(kāi)具收款收據(jù)。續(xù)借流程1.如車輛仍需繼續(xù)使用，且備用金余額不足以支付后續(xù)費(fèi)用，車輛使用部門應(yīng)提前填寫《車輛備用金續(xù)借申請(qǐng)表》，注明續(xù)借金額、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)續(xù)借申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，通知備用金保管人辦理續(xù)借手續(xù)。3.備用金保管人應(yīng)在收到通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，到財(cái)務(wù)部門辦理續(xù)借手續(xù)，領(lǐng)取續(xù)借的備用金。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)車輛備用金的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查備用金的申請(qǐng)、審批、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。財(cái)務(wù)檢查財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)車輛備用金的日常管理和監(jiān)督，定期對(duì)備用金的收支情況進(jìn)行檢查，確保備用金的使用合規(guī)、安全。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、責(zé)令退還違規(guī)所得、解除勞動(dòng)合同等。2.如發(fā)現(xiàn)備用金保管人存在挪用、侵占備用金等嚴(yán)重違規(guī)行為，公司將依法追究其法律責(zé)任。附則解釋權(quán)本制度由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。修訂與廢止1.本制度如有未盡事宜或與國(guó)家法律法規(guī)、政策規(guī)