公司車輛加油卡管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司車輛加油卡的管理，規(guī)范加油卡的使用行為，降低車輛運行成本，提高車輛使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有配備加油卡的車輛。3.基本原則嚴(yán)格管理原則：對加油卡的申請、發(fā)放、使用、充值、掛失、解掛、注銷等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保加油卡的安全使用。規(guī)范操作原則：明確加油卡使用流程和審批程序，要求使用人員嚴(yán)格按照規(guī)定操作，杜絕違規(guī)行為。節(jié)約成本原則：鼓勵合理使用加油卡，節(jié)約燃油消耗，降低公司運營成本。二、管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)公司車輛加油卡的統(tǒng)一申請、領(lǐng)取、保管和發(fā)放工作。定期對加油卡的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并向相關(guān)部門報告。協(xié)助財務(wù)部門做好加油卡充值費用的審核和報銷工作。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)加油卡充值資金的審核和支付工作，確保資金的安全和合理使用。定期與加油站核對加油卡賬目，及時發(fā)現(xiàn)并處理賬目差異。對加油卡的費用支出進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。3.車輛使用部門負(fù)責(zé)本部門車輛加油卡的日常使用和管理，指定專人負(fù)責(zé)加油卡的保管和使用。按照規(guī)定的流程和審批程序使用加油卡，確保加油卡用于公司車輛的正常加油。每月對本部門車輛的加油情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)并糾正不合理的加油行為。4.駕駛員嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定使用加油卡，不得將加油卡轉(zhuǎn)借他人或用于非公司車輛加油。在每次加油后，及時將加油小票交回車輛使用部門，并在加油記錄上簽字確認(rèn)。發(fā)現(xiàn)加油卡丟失或被盜時，應(yīng)立即向車輛使用部門報告，并協(xié)助辦理掛失手續(xù)。三、加油卡申請與發(fā)放1.申請流程車輛使用部門根據(jù)工作需要，填寫《公司車輛加油卡申請表》，詳細(xì)注明申請加油卡的車輛車牌號、車型、預(yù)計月加油量等信息。將申請表提交至行政部門，行政部門對申請信息進(jìn)行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門統(tǒng)一向加油站申請辦理加油卡。2.發(fā)放流程加油卡辦理完成后，行政部門將加油卡及密碼交至車輛使用部門，并填寫《公司車輛加油卡發(fā)放登記表》，由車輛使用部門指定專人簽字領(lǐng)取。車輛使用部門領(lǐng)取加油卡后，應(yīng)及時將加油卡及密碼交至駕駛員保管，并做好交接記錄。四、加油卡使用1.使用范圍加油卡僅限用于公司車輛在指定加油站的加油，不得用于其他用途。2.加油流程駕駛員在加油前，應(yīng)確認(rèn)車輛油箱內(nèi)燃油情況，根據(jù)實際需要前往指定加油站加油。在加油站加油時，駕駛員應(yīng)向加油員提供加油卡，并告知加油金額。加油員加油完成后，駕駛員應(yīng)認(rèn)真核對加油小票上的加油金額、加油量、加油站名稱等信息，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)。加油小票應(yīng)妥善保管，每月末由駕駛員將加油小票交回車輛使用部門，車輛使用部門統(tǒng)一整理后交至行政部門。3.禁止行為嚴(yán)禁將加油卡轉(zhuǎn)借他人使用，嚴(yán)禁使用加油卡為非公司車輛加油。嚴(yán)禁在加油卡使用過程中套取現(xiàn)金或進(jìn)行其他違規(guī)操作。嚴(yán)禁私自修改加油卡密碼或進(jìn)行其他影響加油卡安全使用的行為。五、加油卡充值1.充值申請車輛使用部門根據(jù)本部門車輛的加油情況，每月末填寫《公司車輛加油卡充值申請表》，詳細(xì)注明申請充值的加油卡卡號、預(yù)計充值金額等信息。將申請表提交至行政部門，行政部門對申請信息進(jìn)行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.充值流程經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財務(wù)部門根據(jù)審批后的充值申請表，將充值資金支付至加油站指定賬戶。加油站在收到充值資金后，為加油卡進(jìn)行充值操作，并將充值記錄反饋至行政部門。行政部門收到加油站的充值記錄后，及時更新加油卡余額信息，并通知車輛使用部門。六、加油卡掛失與解掛1.掛失駕駛員發(fā)現(xiàn)加油卡丟失或被盜時，應(yīng)立即向車輛使用部門報告。車輛使用部門接到報告后，應(yīng)及時填寫《公司車輛加油卡掛失申請表》，詳細(xì)注明掛失加油卡的卡號、掛失時間、掛失原因等信息。將申請表提交至行政部門，行政部門對申請信息進(jìn)行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門及時與加油站聯(lián)系，辦理加油卡掛失手續(xù)。加油站在接到掛失申請后，將對加油卡進(jìn)行鎖定，防止加油卡被他人冒用。2.解掛若加油卡丟失后找回或被盜用情況已解決，駕駛員應(yīng)及時向車輛使用部門報告。車輛使用部門接到報告后，應(yīng)填寫《公司車輛加油卡解掛申請表》，詳細(xì)注明解掛加油卡的卡號、解掛時間、解掛原因等信息。將申請表提交至行政部門，行政部門對申請信息進(jìn)行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門及時與加油站聯(lián)系，辦理加油卡解掛手續(xù)。加油站在接到解掛申請后，將對加油卡進(jìn)行解鎖，恢復(fù)加油卡的正常使用。七、加油卡注銷1.注銷申請車輛因報廢、轉(zhuǎn)讓等原因不再使用時，車輛使用部門應(yīng)填寫《公司車輛加油卡注銷申請表》，詳細(xì)注明注銷加油卡的卡號、注銷時間、注銷原因等信息。將申請表提交至行政部門，行政部門對申請信息進(jìn)行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.注銷流程經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門及時與加油站聯(lián)系，辦理加油卡注銷手續(xù)。加油站在接到注銷申請后，將對加油卡進(jìn)行余額清算，并將余額退還至公司指定賬戶。財務(wù)部門收到加油站退還的加油卡余額后，及時進(jìn)行賬務(wù)處理。行政部門在加油卡注銷完成后，將注銷情況記錄在案，并更新公司車輛加油卡管理臺賬。八、監(jiān)督與檢查1.行政部門定期檢查行政部門每月對公司車輛加油卡的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，檢查加油卡的使用是否符合規(guī)定，是否存在異常加油行為。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向相關(guān)部門報告，并督促整改。2.財務(wù)部門賬目核對財務(wù)部門定期與加油站核對加油卡賬目，檢查加油卡充值金額、消費金額、余額等信息是否一致。如發(fā)現(xiàn)賬目差異，應(yīng)及時與加油站溝通協(xié)調(diào)，查明原因并進(jìn)行處理。3.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對公司車輛加油卡的管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查加油卡管理制度的執(zhí)行情況，是否存在違規(guī)操作和浪費現(xiàn)象。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出審計意見和建議，并督促相關(guān)部門整改。九、違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用加油卡的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，除責(zé)令其退還違規(guī)所得外，還將給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，直至解除勞動合同。2.因駕駛員保管不善導(dǎo)致加油卡丟失或被盜用，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失