公司資料防外泄管理制度一、總則（一）目的為加強公司資料安全管理，防止公司資料外泄，保障公司合法權益，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工、合作單位及相關第三方人員。（二）定義本制度所稱公司資料，是指公司在經(jīng)營活動中形成或獲取的各類文件、數(shù)據(jù)、信息等，包括但不限于商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息、財務數(shù)據(jù)、合同協(xié)議、業(yè)務計劃、運營數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.預防為主原則：強化員工保密意識，采取必要的技術和管理措施，預防資料外泄事件的發(fā)生。2.分級管理原則：根據(jù)資料的敏感程度和重要性，對公司資料進行分級分類管理，實施不同級別的保護措施。3.合法合規(guī)原則：確保公司資料防外泄管理活動符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。二、職責分工（一）公司管理層1.負責審批公司資料防外泄管理制度及相關重大事項。2.提供必要的資源支持，確保資料防外泄管理工作的有效開展。（二）人力資源部門1.負責將資料防外泄要求納入員工入職培訓內容，對新員工進行保密教育。2.對涉及資料保密的崗位進行重點管理，簽訂保密協(xié)議。3.負責對違反資料防外泄制度的員工進行紀律處分。（三）各部門1.負責本部門資料的日常管理和保密工作，指定專人負責資料的保管和使用。2.對本部門員工進行資料防外泄培訓和教育，提高員工的保密意識。3.配合公司相關部門開展資料防外泄檢查和監(jiān)督工作。（四）信息技術部門1.負責公司信息系統(tǒng)的安全防護，采取技術措施防止資料外泄。2.定期對公司網(wǎng)絡和信息系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時修復安全隱患。3.協(xié)助其他部門處理資料防外泄事件，提供技術支持。三、資料分類與分級（一）資料分類1.商業(yè)秘密類：包括公司的商業(yè)模式、營銷策略、市場調研數(shù)據(jù)、銷售渠道、客戶名單等。2.技術秘密類：涵蓋公司的技術研發(fā)成果、技術方案、工藝流程、技術訣竅、專利技術等。3.財務數(shù)據(jù)類：包含公司的財務報表、財務預算、成本核算、資金流動等信息。4.客戶信息類：涉及公司客戶的基本資料、交易記錄、信用狀況、需求偏好等。5.合同協(xié)議類：包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。6.業(yè)務計劃類：如公司的年度經(jīng)營計劃、項目計劃、業(yè)務發(fā)展規(guī)劃等。7.運營數(shù)據(jù)類：例如公司的生產(chǎn)數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)、物流數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)等。（二）資料分級根據(jù)資料的敏感程度和重要性，將公司資料分為絕密、機密、秘密三個級別。1.絕密級：公司核心商業(yè)秘密，一旦外泄將對公司造成極其嚴重的損害，如公司未公開的重大戰(zhàn)略決策、頂級技術配方等。涉及國家安全、重大利益或法律法規(guī)明確規(guī)定為絕密級的資料。2.機密級：重要的商業(yè)秘密和技術秘密，外泄后會給公司帶來較大損失，如關鍵技術文檔、重要客戶的核心信息等。公司內部重要的財務數(shù)據(jù)、尚未公開的業(yè)務計劃等。3.秘密級：一般的商業(yè)信息和工作資料，泄露后可能對公司造成一定影響，如普通客戶資料、一般性業(yè)務數(shù)據(jù)等。四、資料管理措施（一）資料存儲1.存儲介質選擇：根據(jù)資料的重要性和存儲期限，選擇合適的存儲介質，如硬盤、光盤、磁帶等。對于絕密級和機密級資料，應采用加密存儲介質。2.存儲地點安全：資料存儲地點應具備安全防護設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備、防火防盜設施等。絕密級資料應存儲在專門的保險柜或加密存儲設備中，并放置在安全級別較高的區(qū)域。3.備份管理：定期對重要資料進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置。備份頻率根據(jù)資料的更新速度和重要性確定，一般重要資料每周至少備份一次，關鍵資料每天備份。（二）資料使用1.授權審批：員工因工作需要使用公司資料，應填寫《資料使用申請表》，注明資料名稱、用途、使用期限等，經(jīng)部門負責人審批后，交相關資料保管部門負責人審核，最后由公司分管領導批準。對于絕密級資料的使用，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。2.使用范圍限制：員工只能在授權范圍內使用公司資料，不得擅自擴大使用范圍或用于非工作目的。嚴禁將公司資料私自復制、傳播給無關人員。3.使用記錄：資料保管部門應對資料的使用情況進行記錄，包括使用人、使用時間、使用目的、歸還時間等，以便追溯和查詢。（三）資料傳輸1.內部傳輸：公司內部部門之間傳輸資料，應通過公司指定的內部網(wǎng)絡系統(tǒng)或文件共享平臺進行，確保傳輸過程的安全性。對于敏感資料，應進行加密傳輸。2.外部傳輸：與外部單位傳輸公司資料時，應采用安全可靠的傳輸方式，如加密郵件、專用數(shù)據(jù)傳輸通道等。在傳輸前，需對接收方的資質和信譽進行評估，并簽訂保密協(xié)議。對于絕密級資料的外部傳輸，必須經(jīng)過公司高層領導批準，并采取特殊的安全防護措施。3.傳輸記錄：對資料傳輸?shù)倪^程和結果進行記錄，包括傳輸時間、傳輸方式、接收方信息、傳輸資料內容等，以便跟蹤和審計。（四）資料借閱1.借閱申請：員工因工作需要借閱公司資料，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料名稱、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門負責人審批后，交相關資料保管部門負責人審核，最后由公司分管領導批準。對于絕密級資料的借閱，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。2.借閱期限：根據(jù)資料的性質和重要性確定借閱期限，一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還：借閱人應在規(guī)定期限內歸還所借資料，資料保管部門應對歸還資料進行檢查，確保資料完整無損。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失，借閱人應承擔相應責任。（五）資料銷毀1.銷毀審批：對于已失去保存價值的公司資料，由資料保管部門提出銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)部門負責人審核后，交公司分管領導批準。對于絕密級資料的銷毀，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。2.銷毀方式：根據(jù)資料的性質和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等。3.監(jiān)銷制度：對于重要資料的銷毀，應安排專人進行監(jiān)銷，確保銷毀過程徹底、合規(guī)。監(jiān)銷人員應在銷毀記錄上簽字確認。五、人員管理（一）入職培訓1.新員工入職時，人力資源部門應組織開展資料防外泄培訓，培訓內容包括公司資料防外泄管理制度、保密意識教育、資料安全操作規(guī)范等。2.培訓結束后，新員工應簽訂《保密承諾書》，承諾遵守公司資料防外泄管理制度，保守公司秘密。（二）日常教育1.各部門應定期組織員工進行資料防外泄教育，通過案例分析、專題講座、內部培訓等方式，提高員工的保密意識和防范能力。2.鼓勵員工積極參與公司組織的資料防外泄宣傳活動，營造良好的保密氛圍。（三）離職管理1.員工離職時，所在部門應督促其歸還所借的公司資料，并清理個人工作電腦、存儲設備等，確保沒有留存公司資料。2.人力資源部門在辦理離職手續(xù)時，應提醒離職員工履行保密義務，并收回其簽訂的《保密承諾書》。（四）違規(guī)處理1.員工違反公司資料防外泄管理制度，泄露公司資料的，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.給公司造成經(jīng)濟損失的，公司將依法要求其賠償經(jīng)濟損失。如構成犯罪的，將依法移送司法機關追究刑事責任。3.對于合作單位及相關第三方人員違反保密協(xié)議，導致公司資料外泄的，公司有權按照協(xié)議約定追究其法律責任，并要求賠償損失。六、監(jiān)督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對公司資料防外泄管理制度的執(zhí)行情況進行審計，檢查資料管理措施是否落實到位，資料使用、傳輸、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否合規(guī)。（二）定期檢查各部門應定期對本部門的資料管理情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題。公司每季度組織一次全面的資料防外泄檢查，對各部門的資料管理工作進行評估和考核。（三）專項檢查針對重要項目、關鍵業(yè)務或存在資料安全風險的領域，公司適時開展專項資料防外泄檢查，深入排查安全隱患，采取針對性措施加以解決。（四）違規(guī)舉報鼓勵員工對發(fā)現(xiàn)的資料外泄違規(guī)行為進行舉報，公司設立專門的舉報渠道，并對舉報人信息嚴格保密。對于查證屬實的舉報，公司將給予舉報人一定的獎勵。七、應急處置（一）事件報告1.一旦發(fā)現(xiàn)公司資料有外泄跡象或發(fā)生資料外泄事件，相關人員應立即向部門負責人報告，部門負責人應在[X]小時內報告公司分管領導和信息技術部門。2.信息技術部門接到報告后，應迅速啟動應急響應機制，對事件進行初步評估和分析，確定事件的嚴重程度和影響范圍。（二）應急措施1.采取技術手段，如切斷網(wǎng)絡連接、鎖定相關設備、加密數(shù)據(jù)等，防止資料進一步外泄。2.組織相關人員對事件進行調查，收集證據(jù)，查明資料外泄的原因、途徑和責任人。3.根據(jù)事件的性質和影響，及時向公司管理層報告，并制定相應的應對策略，如發(fā)布聲明、采取補救措施、通知相關客戶等。（三）后續(xù)處理1.對資料外泄事件進行總結分析，評估事件對公司造成的損失和影響，提出改進措施和建議，完善公司資