公司紀(jì)念品采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司紀(jì)念品采購(gòu)管理工作，確保紀(jì)念品采購(gòu)過程的公正、透明、高效，滿足公司業(yè)務(wù)需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)往來、活動(dòng)舉辦、員工表彰等需要進(jìn)行的紀(jì)念品采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.預(yù)算控制原則：所有紀(jì)念品采購(gòu)應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，不得超支。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、工藝精良、具有一定紀(jì)念意義和實(shí)用價(jià)值的紀(jì)念品。4.公平公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，杜絕不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)和利益輸送。二、采購(gòu)流程（一）需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《紀(jì)念品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)紀(jì)念品的用途、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.對(duì)于涉及重大活動(dòng)或重要業(yè)務(wù)往來的紀(jì)念品采購(gòu)，需提前提交書面報(bào)告，闡述采購(gòu)的必要性、預(yù)期效果等，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）預(yù)算審核1.申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員根據(jù)公司預(yù)算安排及相關(guān)規(guī)定，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核。2.如預(yù)算超出部門可用額度或公司整體預(yù)算范圍，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通，調(diào)整預(yù)算或修改采購(gòu)申請(qǐng)。（三）采購(gòu)審批1.經(jīng)財(cái)務(wù)審核通過的采購(gòu)申請(qǐng)，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，依次提交至各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.一般情況下，采購(gòu)金額在[X]元以下的，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購(gòu)金額在[X]元至[X]元之間的，由公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批；采購(gòu)金額超過[X]元的，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（四）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門根據(jù)審批通過的采購(gòu)申請(qǐng)，制定采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)方式、采購(gòu)渠道、采購(gòu)時(shí)間等。2.對(duì)于批量采購(gòu)或金額較大的紀(jì)念品，應(yīng)采用招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)價(jià)格合理、質(zhì)量有保障。3.在采購(gòu)過程中，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解采購(gòu)進(jìn)度和質(zhì)量情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中出現(xiàn)的問題。4.采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)人員應(yīng)及時(shí)收集整理采購(gòu)相關(guān)資料，包括采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。（五）驗(yàn)收1.采購(gòu)的紀(jì)念品到貨后，由申請(qǐng)部門、采購(gòu)部門及相關(guān)專業(yè)人員組成驗(yàn)收小組進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收小組應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)紀(jì)念品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行仔細(xì)檢查，確保符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)紀(jì)念品存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，驗(yàn)收小組應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商更換、補(bǔ)貨或退款等。4.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《紀(jì)念品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，經(jīng)各方簽字確認(rèn)后存檔。（六）報(bào)銷1.采購(gòu)人員憑采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、采購(gòu)申請(qǐng)表等相關(guān)憑證，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度辦理報(bào)銷手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門在審核報(bào)銷憑證時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保報(bào)銷內(nèi)容真實(shí)、合規(guī)、完整。對(duì)于不符合要求的報(bào)銷憑證，財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒絕報(bào)銷。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等資料。2.在選擇供應(yīng)商時(shí)，優(yōu)先考慮具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)能力強(qiáng)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。3.對(duì)于新供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察或要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行測(cè)試，評(píng)估其是否符合公司采購(gòu)要求。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作配合度等方面。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)淘汰并從供應(yīng)商信息庫(kù)中刪除。3.建立供應(yīng)商獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反合同約定或出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商進(jìn)行警告、罰款、暫停合作或終止合作等處罰。（三）供應(yīng)商溝通與合作1.采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開供應(yīng)商會(huì)議，及時(shí)傳達(dá)公司采購(gòu)需求和質(zhì)量要求，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。2.在合作過程中，如出現(xiàn)問題或糾紛，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，維護(hù)公司合法權(quán)益。對(duì)于重大問題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解紀(jì)念品市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、原材料價(jià)格變化等信息，評(píng)估市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)采購(gòu)成本的影響。2.根據(jù)市場(chǎng)變化情況，合理調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)策略，采取適當(dāng)?shù)奶灼诒Ｖ?、簽訂長(zhǎng)期合同等措施，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。（二）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)紀(jì)念品質(zhì)量的控制，在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。2.嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收程序，確保采購(gòu)的紀(jì)念品符合質(zhì)量要求。對(duì)于質(zhì)量不合格的紀(jì)念品，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，避免給公司帶來?yè)p失。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)1.簽訂采購(gòu)合同前，仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容完整、明確、合法，避免出現(xiàn)模糊不清或存在歧義的條款。2.加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如遇合同變更或解除，應(yīng)按照法律法規(guī)和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）廉潔風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的廉潔教育，提高采購(gòu)人員的廉潔意識(shí)和職業(yè)道德水平，防止采購(gòu)過程中出現(xiàn)貪污受賄、謀取私利等違法違紀(jì)行為。2.建立健全采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)全過程的監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)紀(jì)念品采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)行為是否規(guī)范、采購(gòu)成本是否合理、采購(gòu)質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)等。2.審計(jì)人員應(yīng)查閱相關(guān)文件、資料、賬目，與采購(gòu)人員、供應(yīng)商、驗(yàn)收人員等進(jìn)行訪談，核實(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性和效益性。3.對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）紀(jì)檢監(jiān)察1.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)紀(jì)念品采購(gòu)過程中的廉潔自律情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處采購(gòu)過程中的違規(guī)違紀(jì)行為。2.建立舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)采購(gòu)過程中的違法違紀(jì)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)被舉報(bào)的違規(guī)違紀(jì)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）定期檢查1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)紀(jì)念品采購(gòu)工作進(jìn)行自查，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司定期召開紀(jì)念品采購(gòu)管理工作會(huì)議，通報(bào)采購(gòu)工作情況，分析存在的問題，研究改進(jìn)措施，不斷完善采購(gòu)管理制度。六、附則（一）