公司oa流程管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司OA流程的使用，提高工作效率，確保各項工作有序開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：OA流程的設(shè)計與運行應符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.高效性原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和時間浪費。3.準確性原則：確保流程信息的準確傳遞和處理，避免錯誤和遺漏。4.透明性原則：流程運行過程應公開透明，便于監(jiān)督和查詢。二、OA系統(tǒng)使用規(guī)范（一）賬號管理1.賬號申請：新員工入職時，由人力資源部門負責為其申請OA系統(tǒng)賬號，賬號信息包括用戶名和初始密碼。2.賬號權(quán)限：根據(jù)員工的工作職責和崗位需求，由系統(tǒng)管理員設(shè)置相應的賬號權(quán)限，確保員工只能訪問和操作其工作范圍內(nèi)的流程和信息。3.賬號安全：員工應妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或存在安全風險，應及時通知系統(tǒng)管理員進行處理。（二）系統(tǒng)登錄1.登錄方式：員工通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，在瀏覽器中輸入OA系統(tǒng)網(wǎng)址，使用個人賬號和密碼登錄系統(tǒng)。2.登錄安全：為保障賬號安全，建議員工定期更換登錄密碼，并設(shè)置強度較高的密碼，包含字母、數(shù)字和特殊字符。同時，注意防范網(wǎng)絡(luò)釣魚等安全風險，避免在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下登錄OA系統(tǒng)。（三）系統(tǒng)操作1.界面熟悉：員工應盡快熟悉OA系統(tǒng)的操作界面和各項功能，以便能夠熟練使用系統(tǒng)完成工作任務。2.流程發(fā)起：在發(fā)起流程時，應仔細填寫流程表單中的各項信息，確保信息準確完整。如有附件需要上傳，應按照系統(tǒng)要求進行操作，保證附件格式正確、內(nèi)容清晰。3.流程跟蹤：員工可以通過OA系統(tǒng)實時跟蹤自己發(fā)起流程的處理進度，及時了解流程在各個環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)情況。如發(fā)現(xiàn)流程存在異常，應及時與相關(guān)負責人溝通解決。4.信息查詢：員工可根據(jù)工作需要，在OA系統(tǒng)中查詢各類文件、通知、報表等信息。查詢時應按照系統(tǒng)提供的查詢條件進行操作，確保查詢結(jié)果準確有效。三、OA流程分類與管理（一）行政辦公流程1.文件管理流程文件起草：由相關(guān)部門或人員負責起草文件，確保文件內(nèi)容準確、規(guī)范、符合公司要求。文件審核：起草完成的文件需提交給上級領(lǐng)導或相關(guān)部門進行審核，審核人應認真審查文件內(nèi)容，提出修改意見。文件簽發(fā)：審核通過的文件由公司領(lǐng)導進行簽發(fā)，簽發(fā)后方可正式生效。文件分發(fā)：文件簽發(fā)后，由行政部門負責將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好文件發(fā)放記錄。文件歸檔：文件處理完畢后，行政部門應及時將文件進行歸檔，以便日后查閱和參考。2.會議管理流程會議申請：需要召開會議的部門或人員應提前在OA系統(tǒng)中提交會議申請，填寫會議主題、時間、地點、參會人員等信息。會議審批：會議申請?zhí)峤缓螅缮霞夘I(lǐng)導或相關(guān)部門進行審批，審批通過后方可召開會議。會議通知：行政部門根據(jù)會議審批結(jié)果，負責發(fā)送會議通知給參會人員，并提醒參會人員按時參加會議。會議記錄：會議過程中，由指定人員負責記錄會議內(nèi)容，形成會議紀要。會議紀要應準確反映會議討論的主要內(nèi)容和決議事項。會議紀要發(fā)布：會議結(jié)束后，會議記錄人員應及時整理會議紀要，并在OA系統(tǒng)中發(fā)布，供參會人員和相關(guān)部門查閱。3.辦公用品采購流程需求申請：各部門根據(jù)工作需要，定期在OA系統(tǒng)中提交辦公用品需求申請，填寫所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。需求審核：部門負責人對本部門提交的辦公用品需求申請進行審核，確保需求合理、必要。采購申請：經(jīng)部門負責人審核通過后，由行政部門匯總各部門的辦公用品需求，統(tǒng)一在OA系統(tǒng)中提交采購申請，注明采購預算、采購方式等信息。采購審批：采購申請?zhí)峤缓?，由公司領(lǐng)導或相關(guān)部門進行審批，審批通過后方可進行采購。采購執(zhí)行：行政部門根據(jù)采購審批結(jié)果，按照公司采購制度進行采購操作，選擇合適的供應商，簽訂采購合同，并跟蹤采購進度。驗收入庫：辦公用品采購到貨后，由行政部門組織相關(guān)人員進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)，并在OA系統(tǒng)中更新庫存信息。（二）人力資源流程1.員工入職流程招聘申請：用人部門根據(jù)工作需要，在OA系統(tǒng)中提交招聘申請，注明招聘崗位、人數(shù)、崗位職責、任職要求等信息。招聘審批：招聘申請?zhí)峤缓?，由人力資源部門進行審核，審核通過后發(fā)布招聘信息。簡歷篩選：人力資源部門負責篩選應聘人員的簡歷，將符合崗位要求的簡歷推薦給用人部門進行面試。面試安排：用人部門根據(jù)人力資源部門推薦的簡歷，安排面試時間和地點，并在OA系統(tǒng)中記錄面試情況。錄用決策：面試結(jié)束后，用人部門根據(jù)面試結(jié)果，提出錄用建議，報公司領(lǐng)導審批。錄用通知：經(jīng)公司領(lǐng)導審批通過后，人力資源部門向錄用人員發(fā)送錄用通知，告知其入職時間、地點、所需材料等信息。入職手續(xù)辦理：新員工入職時，由人力資源部門負責辦理入職手續(xù)，包括簽訂勞動合同、發(fā)放工作牌、介紹公司規(guī)章制度等。同時，新員工需提交相關(guān)入職材料，如身份證復印件、學歷證書復印件等。2.員工離職流程離職申請：員工因個人原因需要離職的，應提前[X]天在OA系統(tǒng)中提交離職申請，注明離職原因、預計離職時間等信息。離職審批：離職申請?zhí)峤缓螅蓡T工所在部門負責人、人力資源部門、公司領(lǐng)導等按照規(guī)定進行審批。審批通過后，員工方可辦理離職手續(xù)。工作交接：員工在離職前，應與所在部門指定的人員進行工作交接，確保工作的順利過渡。工作交接完成后，交接雙方應在OA系統(tǒng)中填寫工作交接清單，并簽字確認。離職手續(xù)辦理：員工完成工作交接后，由人力資源部門負責辦理離職手續(xù)，包括結(jié)算工資、退還工作物品、解除勞動合同等。同時，人力資源部門應在OA系統(tǒng)中更新員工狀態(tài)。3.員工考勤管理流程考勤記錄：各部門負責人或考勤員應每日按時在OA系統(tǒng)中記錄員工的考勤情況，包括出勤、遲到、早退、請假、曠工等信息?？记诮y(tǒng)計：每月末，人力資源部門負責對各部門的考勤記錄進行統(tǒng)計匯總，生成員工月度考勤報表?？记趯徍耍喝肆Y源部門將員工月度考勤報表提交給相關(guān)部門負責人進行審核，審核無誤后報公司領(lǐng)導審批。工資核算：財務部門根據(jù)經(jīng)審批的員工月度考勤報表，進行工資核算，并在OA系統(tǒng)中記錄工資發(fā)放情況。（三）財務報銷流程1.費用報銷申請：員工因工作需要發(fā)生的費用支出，應在費用發(fā)生后及時在OA系統(tǒng)中提交費用報銷申請，填寫報銷事由、金額、發(fā)票號碼等信息，并上傳相關(guān)發(fā)票和報銷憑證。2.部門審核：員工所在部門負責人對費用報銷申請進行審核，確認費用支出的合理性和真實性，審核通過后簽字提交。3.財務審核：財務部門對費用報銷申請進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性，以及報銷金額是否符合公司財務制度規(guī)定。審核通過后簽字提交。4.領(lǐng)導審批：經(jīng)財務部門審核通過的費用報銷申請，由公司領(lǐng)導進行審批。領(lǐng)導根據(jù)公司財務狀況和審批權(quán)限進行審批，審批通過后方可報銷。5.報銷支付：財務部門根據(jù)領(lǐng)導審批結(jié)果，將報銷款項支付給員工。支付方式可根據(jù)公司規(guī)定選擇銀行轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金支付等。四、OA流程審批權(quán)限（一）審批層級設(shè)置根據(jù)公司組織架構(gòu)和管理要求，設(shè)置不同的審批層級，一般包括部門負責人、分管領(lǐng)導、公司總經(jīng)理等。具體審批層級根據(jù)流程的性質(zhì)和金額大小進行確定。（二）審批權(quán)限劃分1.部門負責人：負責審批本部門員工發(fā)起的與本部門業(yè)務相關(guān)的流程，如辦公用品采購申請、部門內(nèi)部文件等。2.分管領(lǐng)導：負責審批涉及多個部門或重要業(yè)務事項的流程，如重大項目申請、跨部門合作協(xié)議等。3.公司總經(jīng)理：負責審批涉及公司整體戰(zhàn)略、重大決策、大額資金支出等重要流程，如公司年度預算、重大投資項目等。（三）特殊情況審批對于一些緊急或特殊情況的流程，如突發(fā)事件處理、重要客戶接待等，可根據(jù)實際情況，由相關(guān)負責人進行特批，并在OA系統(tǒng)中記錄特批情況和原因。五、OA流程監(jiān)控與評估（一）流程監(jiān)控1.系統(tǒng)監(jiān)控：OA系統(tǒng)管理員負責對系統(tǒng)運行情況進行實時監(jiān)控，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)故障或異常情況，應及時進行處理，并記錄故障發(fā)生時間、原因和處理結(jié)果。2.流程跟蹤：各部門負責人和流程發(fā)起人可通過OA系統(tǒng)實時跟蹤流程的處理進度，及時發(fā)現(xiàn)流程中存在的問題，并與相關(guān)人員溝通解決。對于超過規(guī)定處理時間的流程，應及時提醒相關(guān)責任人加快處理進度。（二）流程評估1.定期評估：公司定期（每季度或每年）對OA流程進行評估，分析流程的運行效率、準確性、滿意度等指標，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進建議。2.專項評估：針對特定的OA流程或流程優(yōu)化項目，進行專項評估，深入分析流程存在的問題，制定針對性的優(yōu)化方案，并跟蹤優(yōu)化效果。3.評估指標：OA流程評估的指標包括但不限于流程處理時間、流程通過率、員工滿意度、成本節(jié)約等。通過對這些指標的分析和評估，全面了解OA流程的運行狀況，為流程優(yōu)化提供依據(jù)。六、OA流程優(yōu)化（一）優(yōu)化原則1.以業(yè)務需求為導向：緊密結(jié)合公司業(yè)務發(fā)展需求，優(yōu)化OA流程，確保流程能夠更好地支持業(yè)務工作的開展。2.持續(xù)改進：OA流程優(yōu)化是一個持續(xù)的過程，應根據(jù)公司業(yè)務變化、管理要求和用戶反饋，不斷對流程進行調(diào)整和完善。3.簡化流程：在保證流程有效性的前提下，盡量簡化流程環(huán)節(jié)，減少不必要的審批和重復工作，提高工作效率。（二）優(yōu)化流程1.流程梳理：定期對公司現(xiàn)有OA流程進行全面梳理，分析流程中存在的問題和瓶頸，繪制流程流程圖，明確流程的起點、終點、環(huán)節(jié)和責任人。2.問題分析：針對流程梳理中發(fā)現(xiàn)的問題，組織相關(guān)人員進行深入分析，找出問題產(chǎn)生的原因，如流程設(shè)計不合理、職責不明確、溝通不暢等。3.優(yōu)化方案制定：根據(jù)問題分析結(jié)果，制定針對性的OA流程優(yōu)化方案，明確優(yōu)化目標、優(yōu)化措施、實施步驟和時間節(jié)點等。優(yōu)化方案應充分征求相關(guān)部門和人員的意見和建議，確保方案的可行性和有效性。4.優(yōu)化方案實施：按照優(yōu)化方案組織實施OA流程優(yōu)化工作，包括系統(tǒng)配置調(diào)整、流程表單修改、人員培訓等。在實施過程中，應加強溝通協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題，確保優(yōu)化工作順利進行。5.效果評估：OA流程優(yōu)化實施完成后，對優(yōu)化效果進行評估，對比優(yōu)化前后的流程指標，如流程處理時間、流程通過率等，驗證優(yōu)化方案的有效性。同時，收集員工對優(yōu)化后流程的反饋意見，進一步完善流程。七、培訓與支持（一）培訓計劃1.新員工培訓：針對新入職員工，人力資源部門應組織OA系統(tǒng)使用培訓，使其盡快熟悉OA系統(tǒng)的操作界面、功能模塊和基本流程。培訓內(nèi)容包括系統(tǒng)登錄、流程發(fā)起、信息查詢等基礎(chǔ)操作。2.定期培訓：定期（每季度或半年）組織OA系統(tǒng)使用培訓，根據(jù)員工的實際需求和系統(tǒng)功能更新情況，安排針對性的培訓課程，如高級流程應用、數(shù)據(jù)分析等，提高員工的OA系統(tǒng)使用水平。3.專項培訓：對于一些重要的OA流程或新上線的功能模塊，組織專項培訓，確保員工能夠熟練掌握相關(guān)流程和功能的操作方法。（二）培訓方式1.集中培訓：通過集中授課的方式，由系統(tǒng)管理員或?qū)I(yè)講師向員工講解OA系統(tǒng)的操作方法和流程規(guī)范。集中培訓可以在公司內(nèi)部會議室或培訓室進行，培訓時間一般為半天或一天。2.在線培訓：利用OA系統(tǒng)平臺提供的在線培訓功能，制作OA系統(tǒng)使用教程和操作視頻，供員工自主學習。員工可以根據(jù)自己的時間和需求，隨時登錄系統(tǒng)進行學習。3.一對一輔導：對于一些操作困難的員工，由系統(tǒng)管理員或熟悉OA系統(tǒng)的同事進行一對一輔導，幫助其解決實際操作中遇到的問題。（三）技術(shù)支持1.設(shè)立服務熱線：設(shè)立OA系統(tǒng)技術(shù)服務熱線，員工在使用過程中遇到問題可以隨時撥打熱線電話，向技術(shù)支持人員咨詢。技術(shù)支持人員應及時解答員工的問題，提供技術(shù)支持