修改技術(shù)文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)文件的管理，確保技術(shù)文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和有效性，充分發(fā)揮技術(shù)文件在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)等活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與技術(shù)文件相關(guān)的部門和人員，包括但不限于研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、銷售部門等。（三）定義1.技術(shù)文件：指公司在產(chǎn)品設(shè)計(jì)、開發(fā)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、售后等過程中形成的各種文件資料，包括但不限于圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、操作規(guī)程、技術(shù)報(bào)告等。2.受控文件：指需要進(jìn)行嚴(yán)格控制和管理的技術(shù)文件，其發(fā)放、使用、回收、銷毀等環(huán)節(jié)均需按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，以確保文件的有效性和一致性。3.非受控文件：指不需要進(jìn)行嚴(yán)格控制和管理的技術(shù)文件，如一般性的參考資料、宣傳資料等，其發(fā)放和使用不受本制度的限制。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理：公司技術(shù)文件管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)行分級(jí)管理，各部門負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文件的歸口管理工作。2.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、確保質(zhì)量：技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、回收、銷毀等環(huán)節(jié)均需嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保技術(shù)文件的質(zhì)量。3.及時(shí)更新、動(dòng)態(tài)管理：隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，技術(shù)文件需要及時(shí)進(jìn)行更新和修訂，以保證其與實(shí)際情況相符。同時(shí)，要建立技術(shù)文件的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，及時(shí)跟蹤技術(shù)文件的使用情況和變更情況。二、技術(shù)文件的分類與編號(hào)（一）分類1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件：包括產(chǎn)品圖紙、設(shè)計(jì)計(jì)算書、技術(shù)協(xié)議等。2.工藝文件：包括工藝流程圖、工藝卡片、操作規(guī)程等。3.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：包括國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。4.檢驗(yàn)規(guī)范：包括進(jìn)貨檢驗(yàn)規(guī)范、過程檢驗(yàn)規(guī)范、成品檢驗(yàn)規(guī)范等。5.技術(shù)報(bào)告：包括研發(fā)項(xiàng)目報(bào)告、質(zhì)量分析報(bào)告、故障處理報(bào)告等。6.其他技術(shù)文件：包括技術(shù)文件的更改記錄、技術(shù)文件的發(fā)放記錄等。（二）編號(hào)1.編號(hào)原則：技術(shù)文件的編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、實(shí)用性、可擴(kuò)展性等原則，確保編號(hào)能夠準(zhǔn)確反映技術(shù)文件的類別、版本、順序等信息。2.編號(hào)方法：技術(shù)文件的編號(hào)由公司代碼、文件類別代碼、年份代碼、順序號(hào)等部分組成，具體編號(hào)方法如下：公司代碼：采用公司名稱的英文縮寫首字母表示，如[公司名稱英文縮寫]。文件類別代碼：根據(jù)技術(shù)文件的分類，采用不同的字母表示，如“PD”表示產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件，“GY”表示工藝文件，“JB”表示技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，“JY”表示檢驗(yàn)規(guī)范，“BG”表示技術(shù)報(bào)告，“QT”表示其他技術(shù)文件。年份代碼：采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，如“22”表示2022年。順序號(hào)：采用三位數(shù)字表示，從001開始依次編號(hào)。3.編號(hào)示例：[公司名稱英文縮寫]PD22001，表示公司2022年發(fā)布的第1份產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件。三、技術(shù)文件的編制與審核（一）編制要求1.內(nèi)容完整：技術(shù)文件應(yīng)包含與產(chǎn)品或項(xiàng)目相關(guān)的所有必要信息，確保文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.格式規(guī)范：技術(shù)文件的格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式，包括字體、字號(hào)、排版、圖表等方面。3.語言準(zhǔn)確：技術(shù)文件的語言應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、明了，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語句。4.邏輯清晰：技術(shù)文件的內(nèi)容應(yīng)邏輯清晰、層次分明，各部分之間應(yīng)具有連貫性和一致性。（二）審核流程1.部門初審：技術(shù)文件編制完成后，由編制部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面。初審合格后，編制部門負(fù)責(zé)人在文件上簽字確認(rèn)，并提交至歸口管理部門。2.歸口審核：歸口管理部門收到編制部門提交的技術(shù)文件后，由歸口管理部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件的技術(shù)可行性、工藝合理性、質(zhì)量可靠性等方面。歸口審核合格后，歸口管理部門負(fù)責(zé)人在文件上簽字確認(rèn)，并提交至質(zhì)量管理部門。3.質(zhì)量審核：質(zhì)量管理部門收到歸口管理部門提交的技術(shù)文件后，由質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)質(zhì)量管理人員進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件的質(zhì)量要求、檢驗(yàn)方法、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等方面。質(zhì)量審核合格后，質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人在文件上簽字確認(rèn)，并提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)收到質(zhì)量管理部門提交的技術(shù)文件后，對(duì)文件進(jìn)行最終審批。審批通過后，分管領(lǐng)導(dǎo)在文件上簽字確認(rèn)，技術(shù)文件方可生效發(fā)布。四、技術(shù)文件的發(fā)放與使用（一）發(fā)放范圍1.受控文件：受控文件的發(fā)放范圍應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和使用需求進(jìn)行確定，一般包括公司內(nèi)部的相關(guān)部門、人員以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位等。2.非受控文件：非受控文件的發(fā)放范圍不受限制，可根據(jù)需要發(fā)放給任何單位或個(gè)人。（二）發(fā)放流程1.受控文件發(fā)放流程：申請(qǐng)：需要使用受控文件的部門或人員，應(yīng)填寫《技術(shù)文件發(fā)放申請(qǐng)表》，注明文件名稱、編號(hào)、申請(qǐng)數(shù)量、使用部門、使用人等信息，并提交至歸口管理部門。審核：歸口管理部門收到《技術(shù)文件發(fā)放申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表提交至文件管理部門。發(fā)放：文件管理部門收到歸口管理部門提交的《技術(shù)文件發(fā)放申請(qǐng)表》后，根據(jù)申請(qǐng)表上的信息進(jìn)行文件發(fā)放，并在文件發(fā)放記錄上登記文件的發(fā)放日期、發(fā)放部門、發(fā)放數(shù)量、文件編號(hào)等信息。簽收：文件接收部門或人員收到文件后，應(yīng)在文件發(fā)放記錄上簽字確認(rèn)，表明已收到文件。2.非受控文件發(fā)放流程：非受控文件的發(fā)放流程相對(duì)簡單，不需要填寫《技術(shù)文件發(fā)放申請(qǐng)表》，由文件管理部門直接根據(jù)需要進(jìn)行發(fā)放，并在文件發(fā)放記錄上登記發(fā)放日期、發(fā)放部門、發(fā)放數(shù)量、文件編號(hào)等信息。（三）使用要求1.妥善保管：技術(shù)文件的使用部門或人員應(yīng)妥善保管所領(lǐng)用的技術(shù)文件，確保文件的完整性和保密性。不得擅自將技術(shù)文件轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人，不得隨意復(fù)制、傳播技術(shù)文件。2.正確使用：技術(shù)文件的使用部門或人員應(yīng)按照文件規(guī)定的要求和方法進(jìn)行操作，確保產(chǎn)品或項(xiàng)目的質(zhì)量和安全。如發(fā)現(xiàn)技術(shù)文件存在問題或不合理之處，應(yīng)及時(shí)向歸口管理部門反饋，不得擅自修改技術(shù)文件。3.定期清理：技術(shù)文件的使用部門或人員應(yīng)定期對(duì)所領(lǐng)用的技術(shù)文件進(jìn)行清理，確保文件的有效性和適用性。對(duì)于已作廢或不再使用的技術(shù)文件，應(yīng)及時(shí)交回歸口管理部門，由歸口管理部門統(tǒng)一進(jìn)行銷毀處理。五、技術(shù)文件的更改與廢止（一）更改原因1.技術(shù)改進(jìn)：隨著公司技術(shù)的不斷進(jìn)步和創(chuàng)新，需要對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行相應(yīng)的更改，以反映最新的技術(shù)成果和工藝要求。2.質(zhì)量問題：在產(chǎn)品生產(chǎn)或使用過程中，發(fā)現(xiàn)技術(shù)文件存在質(zhì)量問題或不符合實(shí)際情況的地方，需要對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行更改，以確保產(chǎn)品質(zhì)量。3.法規(guī)要求：國家或行業(yè)相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，需要對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行相應(yīng)的更改，以滿足法規(guī)要求。4.其他原因：如客戶要求、市場(chǎng)需求變化等原因，需要對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行更改。（二）更改流程1.提出更改申請(qǐng)：技術(shù)文件的更改申請(qǐng)應(yīng)由文件的使用部門或人員提出，填寫《技術(shù)文件更改申請(qǐng)表》，注明文件名稱、編號(hào)、更改原因、更改內(nèi)容等信息，并提交至歸口管理部門。2.審核更改內(nèi)容：歸口管理部門收到《技術(shù)文件更改申請(qǐng)表》后，對(duì)更改內(nèi)容進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括更改的必要性、可行性、對(duì)相關(guān)文件的影響等方面。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表提交至質(zhì)量管理部門。3.質(zhì)量審核更改：質(zhì)量管理部門收到歸口管理部門提交的《技術(shù)文件更改申請(qǐng)表》后，對(duì)更改內(nèi)容進(jìn)行質(zhì)量審核，審核內(nèi)容包括更改后的文件是否符合質(zhì)量要求、是否會(huì)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量產(chǎn)生影響等方面。質(zhì)量審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.領(lǐng)導(dǎo)審批更改：分管領(lǐng)導(dǎo)收到質(zhì)量管理部門提交的《技術(shù)文件更改申請(qǐng)表》后，對(duì)更改內(nèi)容進(jìn)行最終審批。審批通過后，分管領(lǐng)導(dǎo)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，技術(shù)文件方可進(jìn)行更改。5.實(shí)施更改：文件管理部門根據(jù)審批通過的《技術(shù)文件更改申請(qǐng)表》，對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行相應(yīng)的更改，并在文件更改記錄上登記更改日期、更改內(nèi)容、更改人等信息。6.發(fā)放更改文件：文件管理部門更改技術(shù)文件后，應(yīng)及時(shí)將更改后的文件發(fā)放給相關(guān)部門和人員，并在文件發(fā)放記錄上登記發(fā)放日期、發(fā)放部門、發(fā)放數(shù)量、文件編號(hào)等信息。同時(shí)，應(yīng)收回原文件，并在文件回收記錄上登記回收日期、回收部門、回收數(shù)量、文件編號(hào)等信息。（三）廢止流程1.提出廢止申請(qǐng)：技術(shù)文件的廢止申請(qǐng)應(yīng)由文件的歸口管理部門提出，填寫《技術(shù)文件廢止申請(qǐng)表》，注明文件名稱、編號(hào)、廢止原因等信息，并提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.領(lǐng)導(dǎo)審批廢止：分管領(lǐng)導(dǎo)收到《技術(shù)文件廢止申請(qǐng)表》后，對(duì)廢止申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過后，分管領(lǐng)導(dǎo)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，技術(shù)文件方可廢止。3.實(shí)施廢止：文件管理部門根據(jù)審批通過的《技術(shù)文件廢止申請(qǐng)表》，對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行廢止處理，并在文件廢止記錄上登記廢止日期、廢止文件名稱、編號(hào)、廢止原因等信息。同時(shí)，應(yīng)將廢止的文件進(jìn)行銷毀處理，并在文件銷毀記錄上登記銷毀日期、銷毀文件名稱、編號(hào)、銷毀方式等信息。六、技術(shù)文件的歸檔與保管（一）歸檔要求1.及時(shí)歸檔：技術(shù)文件編制完成或更改、廢止后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.分類歸檔：技術(shù)文件應(yīng)按照分類編號(hào)的要求進(jìn)行分類歸檔，便于查找和管理。3.歸檔內(nèi)容：技術(shù)文件的歸檔內(nèi)容應(yīng)包括文件的原件、復(fù)印件、電子文檔等，確保歸檔文件的齊全性。（二）保管方式1.紙質(zhì)文件保管：紙質(zhì)技術(shù)文件應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照分類編號(hào)的順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)文件的借閱登記制度，嚴(yán)格控制文件的借閱范圍和借閱期限。2.電子文件保管：電子技術(shù)文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，按照分類編號(hào)的文件夾進(jìn)行存放，并建立電子文件的備份制度，定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止文件丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置電子文件的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子文件。（三）保管期限1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件：產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件的保管期限應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品的生命周期和相關(guān)法規(guī)要求進(jìn)行確定，一般不少于產(chǎn)品的使用壽命周期。2.工藝文件：工藝文件的保管期限應(yīng)根據(jù)工藝的穩(wěn)定性和產(chǎn)品的生產(chǎn)需求進(jìn)行確定，一般不少于3年。3.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的保管期限應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的更新周期和相關(guān)法規(guī)要求進(jìn)行確定，一般不少于5年。4.檢驗(yàn)規(guī)范：檢驗(yàn)規(guī)范的保管期限應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品的質(zhì)量控制要求和相關(guān)法規(guī)要求進(jìn)行確定，一般不少于3年。5.技術(shù)報(bào)告：技術(shù)報(bào)告的保管期限應(yīng)根據(jù)報(bào)告的重要性和相關(guān)法規(guī)要求進(jìn)行確定，一般不少于5年。6.其他技術(shù)文件：其他技術(shù)文件的保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和使用需求進(jìn)行確定，一般不少于3年。七、技術(shù)文件的查閱與借閱（一）查閱流程1.申請(qǐng)查閱：需要查閱技術(shù)文件的部門或人員，應(yīng)填寫《技術(shù)文件查閱申請(qǐng)表》，注明文件名稱、編號(hào)、查閱原因、查閱人等信息，并提交至歸口管理部門。2.審核查閱申請(qǐng)：歸口管理部門收到《技術(shù)文件查閱申請(qǐng)表》后，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表提交至文件管理部門。3.查閱文件：文件管理部門收到歸口管理部門提交的《技術(shù)文件查閱申請(qǐng)表》后，根據(jù)申請(qǐng)表上的信息提供相應(yīng)的技術(shù)文件，并在文件查閱記錄上登記查閱日期、查閱部門、查閱人、文件名稱、編號(hào)等信息。4.歸還文件：查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將技術(shù)文件歸還至文件管理部門，并在文件查閱記錄上簽字確認(rèn)。（二）借閱流程1.申請(qǐng)借閱：需要借閱技術(shù)文件的部門或人員，應(yīng)填寫《技術(shù)文件借閱申請(qǐng)表》，注明文件名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限、借閱人等信息，并提交至歸口管理部門。2.審核借閱申請(qǐng)：歸口管理部門收到《技術(shù)文件借閱申請(qǐng)表》后，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括借閱的必要性、借閱期限的合理性、借閱人的資質(zhì)等方面。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.領(lǐng)導(dǎo)審批借閱：分管領(lǐng)導(dǎo)收到歸口管理部門提交的《技術(shù)文件借閱申請(qǐng)表》后，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過后，分管領(lǐng)導(dǎo)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，技術(shù)文件方可借閱。4.借閱文件：文件管理部門根據(jù)審批通過的《技術(shù)文件借閱申請(qǐng)表》，提供相應(yīng)的技術(shù)文件，并在文件借閱記錄上登記借閱日期、借閱部門、借閱人、文件名稱、編號(hào)、