信息檔案收集管理制度一、總則（一）目的為了加強公司信息檔案的收集、整理、保管和利用，確保公司信息檔案的完整性、準確性和安全性，為公司的決策、管理和業(yè)務開展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類信息檔案的收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司信息檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的檔案管理部門負責收集、整理、保管和提供利用。2.真實完整原則信息檔案的收集應確保內容真實、準確、完整，如實反映公司各項工作的實際情況。3.及時有效原則各部門和員工應及時將產生的信息檔案移交檔案管理部門，檔案管理部門應及時對檔案進行整理、歸檔，確保信息的時效性和有效性。4.安全保密原則嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全保密措施，確保公司信息檔案的安全，防止信息泄露。二、信息檔案的分類與范圍（一）行政文件檔案1.公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、決定、通報等文件。2.公司與上級主管部門、政府部門及其他單位往來的公文。3.公司內部會議記錄、紀要、決議等文件。（二）人事檔案1.員工個人基本信息檔案，包括身份證、學歷證書、學位證書、職稱證書等復印件。2.員工入職、轉正、晉升、調崗、離職等人事變動相關材料。3.員工績效考核記錄、培訓記錄、獎懲記錄等。（三）財務檔案1.會計憑證、賬簿、報表等財務核算資料。2.財務預算、決算報告及相關分析資料。3.稅務申報資料、審計報告等。（四）業(yè)務檔案1.市場營銷部門的客戶資料、市場調研報告、銷售合同等。2.研發(fā)部門的項目立項報告、技術文檔、實驗數據等。3.生產部門的生產計劃、工藝流程、質量檢驗報告等。4.采購部門的采購合同、供應商資料、采購訂單等。（五）合同檔案1.公司對外簽訂的各類合同，包括買賣合同、租賃合同、服務合同等。2.合同的變更、解除、終止等相關協(xié)議。（六）其他檔案1.公司獲得的榮譽證書、資質證書等。2.公司組織的各類活動的相關資料，如照片、視頻、活動方案等。3.其他具有保存價值的文件、資料和記錄。三、信息檔案的收集（一）收集責任1.各部門負責本部門信息檔案的收集工作，并指定專人負責。2.員工個人負責及時將本人工作中產生的信息檔案整理后移交所在部門。（二）收集要求1.各部門應按照檔案分類范圍，定期對本部門產生的信息檔案進行收集、整理，確保檔案的齊全、完整。2.收集的信息檔案應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其存儲格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進行命名和分類存儲。（三）收集時間1.日常工作中產生的信息檔案，應在形成后的[X]個工作日內移交所在部門。2.定期形成的信息檔案，如月度報表、季度總結等，應在規(guī)定時間內及時移交。3.項目結束后，項目負責人應在項目驗收后的[X]個工作日內將項目相關信息檔案移交檔案管理部門。（四）收集流程1.員工將整理好的信息檔案提交給所在部門的檔案收集責任人。2.部門檔案收集責任人對檔案進行初步審核，確保檔案符合收集要求后，填寫《信息檔案移交清單》（見附件1），并將檔案及清單一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門接收檔案時，應對檔案的數量、完整性、準確性等進行核對，核對無誤后在《信息檔案移交清單》上簽字確認。四、信息檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.行政文件檔案按照文件的時間順序、重要程度等進行分類整理，編制文件目錄。2.人事檔案按照員工個人信息、人事變動、績效考核等類別進行整理，建立員工人事檔案袋。3.財務檔案按照會計年度、檔案類別進行整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.業(yè)務檔案按照項目、業(yè)務環(huán)節(jié)等進行分類整理，建立業(yè)務檔案卷宗。5.合同檔案按照合同類別、簽訂時間等進行整理，建立合同檔案臺賬。（三）編號與標識1.對整理好的信息檔案進行編號，以便于查找和管理。編號規(guī)則如下：行政文件檔案：[公司簡稱]XZ[年份][序號]人事檔案：[公司簡稱]RS[員工編號]財務檔案：[公司簡稱]CW[年份][檔案類別編號][序號]業(yè)務檔案：[公司簡稱]YW[項目編號][檔案類別編號][序號]合同檔案：[公司簡稱]HT[年份][合同類別編號][序號]2.在檔案封面或卷盒上標注檔案編號、檔案名稱、保管期限等標識信息。五、信息檔案的保管（一）保管期限1.行政文件檔案：長期保存的文件，保管期限為[X]年。短期保存的文件，保管期限為[X]年。2.人事檔案：員工在職期間的檔案，永久保存。員工離職后的檔案，按照國家有關規(guī)定保管[X]年。3.財務檔案：會計憑證、賬簿等，保管期限為[X]年。財務報表、審計報告等，保管期限為[X]年。4.業(yè)務檔案：項目檔案，根據項目性質和重要程度確定保管期限，一般為[X]年至[X]年。日常業(yè)務檔案，保管期限為[X]年。5.合同檔案：合同執(zhí)行完畢后，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質檔案應存放在專門的檔案庫房，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。2.電子檔案應進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質，并定期進行數據檢查和維護，確保數據的安全性和完整性。（三）庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應經檔案管理部門負責人批準，并進行登記。3.定期對檔案庫房進行檢查，發(fā)現問題及時處理，并做好檢查記錄。六、信息檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱、借閱信息檔案。2.外部單位因合作、審計、調查等原因需要查閱公司信息檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用流程1.內部查閱、借閱查閱、借閱人填寫《信息檔案查閱申請表》（見附件2）或《信息檔案借閱申請表》（見附件3），注明查閱、借閱的檔案名稱、編號、用途、查閱時間等信息。申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進行審核，審核通過后，為查閱、借閱人提供相應的檔案，并做好登記記錄。查閱、借閱人應在規(guī)定時間內歸還檔案，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部查閱、借閱外部單位因工作需要查閱公司信息檔案，應提前向公司提交書面申請，說明查閱的目的、內容、范圍等。公司對外部單位的申請進行審核，審核通過后，與外部單位簽訂《信息檔案查閱保密協(xié)議》（見附件4）。外部單位查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，并有公司專人陪同。查閱過程中，不得擅自摘抄、復制、拍照、傳播檔案內容。查閱完畢后，外部單位應及時歸還檔案，并在《信息檔案查閱登記表》（見附件5）上簽字確認。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、機密信息的檔案，未經公司批準，不得對外提供查閱、借閱。2.查閱、借閱檔案時，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。3.檔案管理人員應嚴格按照規(guī)定提供檔案利用服務，不得擅自擴大利用范圍或泄露檔案內容。七、信息檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的信息檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作由檔案管理部門負責人牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組根據檔案的保存價值、歷史意義、現實利用情況等因素，對檔案進行綜合評估，提出存毀意見。（二）銷毀1.經鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《信息檔案銷毀清單》（見附件6），詳細列出檔案的名稱、編號、數量、保管期限等信息。2.《信息檔案銷毀清單》經公司分管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應采用適當的方式進行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，并在《信息檔案銷毀記錄》（見附件7）上簽字確認。4.已銷毀的檔案應在檔案管理部門的檔案登記簿上注銷登記。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責公司設立信息檔案管理監(jiān)督小組，負責對公司信息檔案收集、整理、保管、利用等工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司分管領導擔任組長，檔案管理部門、審計部門等相關人員為成員。（二）檢查內容1.信息檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.信息檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合規(guī)定要求。3.信息檔案的安全保密措施是否落實到位。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組每年定期對公司信息檔案管理工作進行全面檢查。2.不定期抽查：根據工作需要，監(jiān)督小組不定期對各部門信息檔案管理情況進行抽查。（四）問題整改1.監(jiān)督小組在檢查過程中發(fā)現的問題，應及時向責任部門發(fā)出《信息檔案管理問題整改通知書》（見附件8），要求責任部門限期整改。