保險(xiǎn)信息采集管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司保險(xiǎn)信息采集工作，確保保險(xiǎn)信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，提高公司保險(xiǎn)管理水平，保障公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司保險(xiǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類信息采集活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：保險(xiǎn)信息采集工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)監(jiān)管要求。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：采集的保險(xiǎn)信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。3.及時(shí)有效原則：確保保險(xiǎn)信息在規(guī)定時(shí)間內(nèi)采集完成，并能夠及時(shí)為保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理和管理提供有效支持。4.保密原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私的保險(xiǎn)信息予以嚴(yán)格保密。二、職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)公司保險(xiǎn)信息采集工作。2.制定和完善保險(xiǎn)信息采集相關(guān)表格、流程和規(guī)范。3.收集、整理員工基本信息，如姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、入職時(shí)間、崗位信息等，并確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)與保險(xiǎn)公司溝通協(xié)調(diào)，辦理員工保險(xiǎn)參保、續(xù)保、退保等手續(xù)，并及時(shí)反饋辦理結(jié)果。5.對(duì)保險(xiǎn)信息進(jìn)行歸檔管理，建立員工保險(xiǎn)信息檔案。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工保險(xiǎn)信息的初步收集和審核工作。2.及時(shí)向人力資源部門反饋本部門員工保險(xiǎn)信息的變更情況，如崗位變動(dòng)、薪資調(diào)整、離職等。3.協(xié)助人力資源部門開展保險(xiǎn)信息采集相關(guān)工作，確保本部門員工積極配合。（三）員工個(gè)人1.如實(shí)提供本人保險(xiǎn)信息，配合公司完成信息采集工作。2.及時(shí)告知公司本人保險(xiǎn)信息的變更情況，如聯(lián)系方式變更、婚姻狀況變更等。三、保險(xiǎn)信息采集內(nèi)容（一）基本信息1.個(gè)人基本資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)碼等。2.聯(lián)系方式：手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱、家庭住址等。3.教育背景：學(xué)歷、畢業(yè)院校、專業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間等。4.工作經(jīng)歷：過往工作單位、職位、入職時(shí)間、離職時(shí)間等。（二）薪資福利信息1.工資收入：基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金、津貼、補(bǔ)貼等。2.福利待遇：社會(huì)保險(xiǎn)（養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)）、住房公積金、企業(yè)年金、補(bǔ)充商業(yè)保險(xiǎn)等。（三）健康信息1.健康狀況：是否患有重大疾病、慢性疾病等。2.體檢報(bào)告：最近一次體檢的結(jié)果，包括各項(xiàng)體檢指標(biāo)等。（四）其他信息1.緊急聯(lián)系人信息：姓名、與本人關(guān)系、聯(lián)系方式等。2.特殊情況說明：如殘疾情況、工傷情況等。四、保險(xiǎn)信息采集流程（一）新員工入職信息采集1.新員工入職時(shí)，人力資源部門向其發(fā)放《保險(xiǎn)信息采集表》。2.新員工按照表格要求如實(shí)填寫個(gè)人保險(xiǎn)信息，并簽字確認(rèn)。3.新員工將填寫好的《保險(xiǎn)信息采集表》提交至所在部門負(fù)責(zé)人。4.部門負(fù)責(zé)人對(duì)新員工提交的保險(xiǎn)信息進(jìn)行初步審核，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。審核無誤后，在表格上簽字確認(rèn)，并將表格交回人力資源部門。5.人力資源部門對(duì)各部門提交的新員工保險(xiǎn)信息進(jìn)行再次審核，審核通過后錄入公司保險(xiǎn)信息管理系統(tǒng)，并為新員工辦理保險(xiǎn)參保手續(xù)。（二）員工信息變更采集1.員工個(gè)人信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《保險(xiǎn)信息變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更內(nèi)容及原因。2.將《保險(xiǎn)信息變更申請(qǐng)表》提交至所在部門負(fù)責(zé)人。3.部門負(fù)責(zé)人對(duì)變更信息進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字，并將申請(qǐng)表交回人力資源部門。4.人力資源部門對(duì)變更信息進(jìn)行審核，審核通過后更新公司保險(xiǎn)信息管理系統(tǒng)，并根據(jù)變更情況辦理相應(yīng)的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)手續(xù)。（三）定期信息更新采集1.人力資源部門定期（每年一次）組織員工對(duì)保險(xiǎn)信息進(jìn)行全面更新采集。2.向員工發(fā)放《保險(xiǎn)信息更新采集表》，員工按照要求填寫相關(guān)信息。3.員工將填寫好的表格提交至所在部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核后交回人力資源部門。4.人力資源部門對(duì)更新后的保險(xiǎn)信息進(jìn)行審核，審核通過后更新公司保險(xiǎn)信息管理系統(tǒng)。五、保險(xiǎn)信息審核與校驗(yàn)（一）初審1.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門員工提交的保險(xiǎn)信息進(jìn)行初步審核。2.審核內(nèi)容包括信息的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性等，確保信息符合公司要求和相關(guān)規(guī)定。（二）復(fù)審1.人力資源部門對(duì)各部門提交的保險(xiǎn)信息進(jìn)行再次審核。2.復(fù)審過程中，如發(fā)現(xiàn)信息存在疑問或不符合要求的情況，及時(shí)與員工本人或所在部門進(jìn)行溝通核實(shí)。（三）數(shù)據(jù)校驗(yàn)1.利用公司保險(xiǎn)信息管理系統(tǒng)的校驗(yàn)功能，對(duì)采集的保險(xiǎn)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)格式、邏輯關(guān)系等方面的校驗(yàn)。2.對(duì)校驗(yàn)不通過的數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行排查和修正，確保保險(xiǎn)信息的準(zhǔn)確性。六、保險(xiǎn)信息保密管理（一）保密措施1.對(duì)保險(xiǎn)信息采集過程中涉及的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等進(jìn)行嚴(yán)格保密，指定專人負(fù)責(zé)保管。2.采用加密存儲(chǔ)、訪問控制等技術(shù)手段，保障保險(xiǎn)信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。3.限制保險(xiǎn)信息的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理相關(guān)信息。（二）人員管理1.加強(qiáng)對(duì)參與保險(xiǎn)信息采集工作的人員的保密教育，提高其保密意識(shí)。2.與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反保險(xiǎn)信息保密規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.如因違反保密規(guī)定給公司或員工造成損失的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、保險(xiǎn)信息檔案管理（一）檔案建立1.人力資源部門按照一人一檔的原則，為每位員工建立保險(xiǎn)信息檔案。2.保險(xiǎn)信息檔案內(nèi)容包括員工填寫的各類保險(xiǎn)信息采集表、變更申請(qǐng)表、體檢報(bào)告、保險(xiǎn)參保及理賠記錄等。（二）檔案整理1.定期對(duì)保險(xiǎn)信息檔案進(jìn)行整理，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理的相關(guān)要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等處理。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案安全。2.檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱保險(xiǎn)信息檔案的，需填寫《保險(xiǎn)信息檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管場(chǎng)所。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。八、保險(xiǎn)信息系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)公司保險(xiǎn)信息管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）權(quán)限管理1.根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)置不同的系統(tǒng)訪問權(quán)限。2.定期對(duì)系統(tǒng)權(quán)限進(jìn)行檢查和清理，確保權(quán)限設(shè)置合理、合規(guī)。（三）數(shù)據(jù)安全1.采取有效的數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、防病毒等，防止保險(xiǎn)信息系統(tǒng)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)系統(tǒng)操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對(duì)公司保險(xiǎn)信息采集工作進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括信息采集流程的執(zhí)行情況、信息的準(zhǔn)確性和完整性、保密措施的落實(shí)情況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。（二）外部監(jiān)督1.積極配合保險(xiǎn)監(jiān)管部門、稅務(wù)部門等相關(guān)外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查工作。2.對(duì)于外部機(jī)構(gòu)提出的意見和建議，認(rèn)真研究并及時(shí)整改，確保公司保險(xiǎn)信息采集工作符合外部要求。十、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核1.將保險(xiǎn)信息采集工作納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)各部門和員工在保險(xiǎn)信息采集工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括信息采集的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、完整性，信息變更的反饋情況，保密工作的執(zhí)行情況等。（二）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)于在保險(xiǎn)信息采集工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)