便民共享空間管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范便民共享空間的使用與管理，提高空間資源的利用效率，為員工及相關人員提供便捷、舒適、有序的共享環(huán)境，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部設立的便民共享空間，包括但不限于共享辦公區(qū)域、共享會議室、共享設備區(qū)等，以及使用該空間的所有員工、合作伙伴及其他經(jīng)授權(quán)的人員。（三）基本原則1.共享原則：倡導資源共享，提高空間和設備的利用率，降低公司運營成本。2.便捷原則：以滿足使用者的工作需求為出發(fā)點，提供便捷的使用流程和服務。3.規(guī)范原則：明確空間使用規(guī)則和管理要求，確保使用過程的規(guī)范化、標準化。4.安全原則：保障空間使用者的人身安全和財產(chǎn)安全，維護良好的使用秩序。二、共享空間使用規(guī)則（一）共享辦公區(qū)域1.預約使用員工如需使用共享辦公區(qū)域，應提前通過指定的辦公系統(tǒng)或共享空間管理平臺進行預約。預約時需填寫使用時間、使用人數(shù)等信息。預約成功后，使用者應按照預約時間準時進入共享辦公區(qū)域，如因特殊情況需要變更預約時間，應提前至少[X]小時取消原預約，并重新進行預約。2.使用規(guī)范保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，使用完畢后將個人物品整理帶走，將桌椅擺放整齊，垃圾放入指定垃圾桶內(nèi)。愛護辦公區(qū)域內(nèi)的設施設備，不得隨意損壞或拆卸。如發(fā)現(xiàn)設施設備有損壞，應及時向共享空間管理部門報告。在辦公區(qū)域內(nèi)保持安靜，避免大聲喧嘩，以免影響他人工作。手機調(diào)至靜音或震動狀態(tài)，如需接打電話，應到指定的區(qū)域進行。不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、飲食或進行其他與工作無關的活動。3.資源共享鼓勵員工之間共享辦公資源，如文具、書籍等。使用后應及時歸還至原處，以便他人繼續(xù)使用。（二）共享會議室1.預約流程會議室的預約同樣通過指定系統(tǒng)進行。預約人需詳細填寫會議主題、開始時間、結(jié)束時間、參會人數(shù)等信息。為了確保會議室的合理使用，同一時間段內(nèi)原則上只允許預約一次。如有特殊情況需要連續(xù)使用會議室，應提前向共享空間管理部門說明。2.使用規(guī)定參會人員應提前到達會議室，做好會議準備工作。會議開始前，檢查會議室的設備是否正常運行，如投影儀、音響等。保持會議室的整潔，會議結(jié)束后，清理會議桌面，將椅子擺放整齊，關閉設備電源，帶走個人垃圾。愛護會議室的設施設備，不得在會議室墻壁、桌椅上隨意涂寫、刻畫。如需使用白板，使用完畢后應及時擦拭干凈。如需使用會議室的特殊設備或服務（如視頻會議設備、茶水服務等），應提前向共享空間管理部門提出申請。（三）共享設備區(qū)1.設備使用共享設備區(qū)提供的設備包括但不限于打印機、復印機、掃描儀等。員工如需使用設備，應先在設備管理系統(tǒng)上進行登記。按照設備的操作說明正確使用設備，如有疑問可向共享空間管理部門咨詢。使用完畢后，及時清理設備，并在系統(tǒng)上注銷使用記錄。2.耗材管理共享設備區(qū)配備的耗材（如紙張、墨盒、硒鼓等）由共享空間管理部門統(tǒng)一管理。員工如需領取耗材，應填寫領用申請表，經(jīng)審批后到指定地點領取。員工應合理使用耗材，避免浪費。如發(fā)現(xiàn)耗材使用異常，應及時向共享空間管理部門報告。三、空間管理職責（一）共享空間管理部門1.負責便民共享空間的日常管理工作，包括空間的清潔維護、設施設備的檢查與維修等。2.制定和完善共享空間的使用規(guī)則和管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況。3.受理共享空間使用的預約申請，對預約信息進行審核和安排。4.負責共享設備區(qū)的設備管理和耗材供應，確保設備的正常運行和耗材的合理使用。5.定期收集使用者對共享空間的意見和建議，不斷優(yōu)化空間管理和服務。（二）使用部門1.負責本部門員工使用共享空間的管理和監(jiān)督，教育員工遵守共享空間的使用規(guī)則。2.協(xié)助共享空間管理部門做好空間的清潔維護工作，督促員工保持使用區(qū)域的整潔衛(wèi)生。3.及時向共享空間管理部門反饋本部門員工在使用過程中遇到的問題和需求。（三）使用者1.遵守本管理制度及共享空間的各項使用規(guī)則，文明使用共享空間。2.配合共享空間管理部門和使用部門的管理工作，接受監(jiān)督檢查。3.愛護共享空間內(nèi)的設施設備和資源，如有損壞或丟失，應照價賠償。四、設施設備管理（一）設備采購與配置1.根據(jù)便民共享空間的功能需求和使用情況，由共享空間管理部門提出設備采購計劃，經(jīng)公司審批后進行采購。2.采購的設備應符合質(zhì)量標準和使用要求，具有良好的性能和穩(wěn)定性。同時，應考慮設備的兼容性和可擴展性，以便于日后的維護和升級。（二）設備安裝與調(diào)試1.設備到貨后，由專業(yè)技術人員按照設備說明書進行安裝和調(diào)試，確保設備能夠正常運行。2.在設備安裝調(diào)試過程中，應做好記錄，包括設備型號、安裝時間、調(diào)試情況等，以便于日后的管理和維護。（三）設備維護與保養(yǎng)1.共享空間管理部門應制定設備維護保養(yǎng)計劃，定期對設備進行檢查、清潔、保養(yǎng)和維修，確保設備的正常運行。2.建立設備維護檔案，記錄設備的維護情況、維修歷史等信息。對于設備出現(xiàn)的故障和問題，應及時進行維修，并分析原因，采取相應的改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。3.對于一些易損件和耗材，應提前做好儲備，確保在設備出現(xiàn)故障時能夠及時更換，減少設備停機時間。（四）設備報廢與更新1.當設備達到使用年限或因技術落后、損壞嚴重等原因無法繼續(xù)使用時，由共享空間管理部門提出設備報廢申請，經(jīng)公司審批后進行報廢處理。2.設備報廢后，應按照公司的固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行賬務處理，并做好相關記錄。同時，根據(jù)實際需求，及時進行設備更新，以滿足便民共享空間的使用要求。五、安全管理（一）安全責任1.共享空間管理部門負責制定安全管理制度和應急預案，明確安全責任，確保共享空間的安全。2.使用部門和使用者應嚴格遵守安全管理制度，積極配合共享空間管理部門做好安全工作，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告。（二）安全設施配備1.在共享空間內(nèi)配備必要的安全設施，如滅火器、應急照明設備、疏散指示標志等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.對共享空間的電氣設備、消防設施等進行定期檢查，確保其符合安全標準，防止發(fā)生電氣火災等安全事故。（三）安全檢查與隱患排查1.共享空間管理部門應定期對共享空間進行安全檢查，包括設施設備的運行情況、消防通道的暢通情況、用電安全等方面。2.鼓勵使用者積極參與安全檢查和隱患排查工作，如發(fā)現(xiàn)安全隱患應及時向共享空間管理部門報告。共享空間管理部門對報告的安全隱患應及時進行處理，確保共享空間的安全。（四）應急處理1.制定應急預案，明確在發(fā)生火災、地震等突發(fā)事件時的應急處理流程和責任分工。2.定期組織應急演練，提高員工和相關人員的應急處理能力。在突發(fā)事件發(fā)生時，能夠迅速、有效地采取措施，保障人員的生命安全和財產(chǎn)安全。六、環(huán)境衛(wèi)生管理（一）清潔標準1.共享辦公區(qū)域每天進行清掃，保持桌面、地面干凈整潔，無灰塵、無雜物。2.共享會議室每次使用后進行清理，包括桌面擦拭、垃圾清理、設備整理等，確保會議室整潔衛(wèi)生。3.共享設備區(qū)定期進行清潔，設備表面無灰塵，周邊環(huán)境干凈整齊。（二）清潔頻次1.共享辦公區(qū)域的日常清潔由專人負責，每天上午和下午各進行一次全面清掃。2.共享會議室在每次使用前后進行清潔，確保每次使用時環(huán)境整潔。3.共享設備區(qū)每周進行一次深度清潔，包括設備內(nèi)部清潔等。（三）衛(wèi)生監(jiān)督1.共享空間管理部門定期對環(huán)境衛(wèi)生情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.鼓勵使用者共同維護環(huán)境衛(wèi)生，對保持良好環(huán)境衛(wèi)生的行為給予表揚，對破壞環(huán)境衛(wèi)生的行為進行批評教育。七、費用管理（一）費用標準1.對于共享空間的使用，根據(jù)不同的區(qū)域和設備，制定合理的費用標準。例如，共享辦公區(qū)域的使用費用可按照使用時長或使用面積進行計算；共享會議室的使用費用可根據(jù)會議時長、參會人數(shù)等因素確定。2.共享設備區(qū)的設備使用費用，按照設備的類型和使用情況進行收費。如打印機、復印機的使用費用可根據(jù)打印、復印的張數(shù)收取，掃描儀的使用費用可按照掃描次數(shù)收取。（二）費用結(jié)算1.共享空間管理部門定期對使用者的費用進行統(tǒng)計和結(jié)算，結(jié)算周期為[X]月/季度/年。2.使用者應在規(guī)定的時間內(nèi)繳納費用，如逾期未繳納，將按照相關規(guī)定收取滯納金。（三）費用用途共享空間的費用主要用于空間的日常維護、設施設備的維修保養(yǎng)、耗材采購、清潔服務等方面，確保共享空間的正常運行和服務質(zhì)量。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按預約時間使用共享空間，且未提前取消預約的。2.在共享空間內(nèi)違反使用規(guī)范，如大聲喧嘩、吸煙、飲食、隨意損壞設施設備等。3.未按規(guī)定進行設備使用登記、耗材領用申請等操作的。4.擅自占用共享空間或轉(zhuǎn)借他人使用的。5.其他違反本管理制度的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)行為，給予口頭警告，并要求其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)較