供水公司發(fā)票管理制度總則制定目的為了加強公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、保管及使用行為，確保公司財務核算的真實性、準確性和合法性，依據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實施細則等相關法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在與發(fā)票相關的經(jīng)濟業(yè)務活動中的行為?；驹瓌t1.合法性原則：發(fā)票的取得、開具、使用和保管必須符合國家法律法規(guī)及稅務部門的規(guī)定。2.真實性原則：發(fā)票所反映的經(jīng)濟業(yè)務必須真實發(fā)生，不得虛構或虛開。3.準確性原則：發(fā)票內(nèi)容填寫應準確、完整，與實際經(jīng)濟業(yè)務相符。4.及時性原則：應及時開具、取得發(fā)票，并按照規(guī)定進行相關處理。發(fā)票的種類及適用范圍增值稅專用發(fā)票適用于公司與增值稅一般納稅人之間的商品銷售、提供勞務等應稅業(yè)務，對方需提供一般納稅人資格證明。增值稅普通發(fā)票1.通用機打發(fā)票：主要用于向增值稅小規(guī)模納稅人、非增值稅納稅人銷售商品或提供勞務等業(yè)務。2.卷式發(fā)票：適用于公司在特定業(yè)務場景下，如收取水費時向用戶開具的發(fā)票。其他發(fā)票根據(jù)實際業(yè)務需要，涉及到特殊行業(yè)或業(yè)務的，如財政監(jiān)制發(fā)票等，按照相關規(guī)定使用。發(fā)票的開具開具要求1.開票信息準確：開票時必須確保購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息準確無誤。若購買方為企業(yè)，應提供完整的稅務登記信息；若為個人，應提供準確的姓名及有效身份證件號碼。2.內(nèi)容真實完整：發(fā)票內(nèi)容應如實反映經(jīng)濟業(yè)務的實際情況，包括商品或勞務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等。不得虛開、篡改發(fā)票內(nèi)容。3.字跡清晰規(guī)范：發(fā)票開具應使用中文，字跡清楚，不得壓線、錯格。發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應加蓋發(fā)票專用章。4.開票時限規(guī)定：應按照增值稅納稅義務發(fā)生時間開具發(fā)票。采取直接收款方式銷售貨物，不論貨物是否發(fā)出，均為收到銷售款或者取得索取銷售款憑據(jù)的當天；先開具發(fā)票的，為開具發(fā)票的當天。提供應稅勞務，為提供勞務同時收訖銷售款或者取得索取銷售款的憑據(jù)的當天。開具流程1.業(yè)務部門申請：業(yè)務人員在發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務并確認需要開具發(fā)票時，應填寫《發(fā)票開具申請表》，詳細注明開票信息、業(yè)務內(nèi)容、金額等，并附上相關業(yè)務合同或協(xié)議等證明材料。申請表由業(yè)務部門負責人審核簽字后提交至財務部門。2.財務部門審核：財務人員收到《發(fā)票開具申請表》后，對開票信息、業(yè)務真實性、金額準確性等進行審核。審核通過后，安排開票人員開具發(fā)票。3.開票人員操作：開票人員根據(jù)審核后的申請表，按照規(guī)定的開票系統(tǒng)及流程開具發(fā)票。開具完成后，在發(fā)票登記簿上進行登記，注明發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、金額、稅額等。4.發(fā)票交付：發(fā)票開具后，應及時交付給購買方。如購買方為上門取票的，由業(yè)務人員負責簽收；如采用郵寄方式交付的，應選擇安全可靠的快遞公司，并留存快遞單據(jù)作為交付憑證。特殊情況處理1.錯開、誤開發(fā)票：如發(fā)現(xiàn)錯開、誤開發(fā)票，應及時在開票系統(tǒng)中作廢，并按正確內(nèi)容重新開具發(fā)票。同時，在原發(fā)票上注明“作廢”字樣，并全聯(lián)次留存。作廢發(fā)票應妥善保管，不得擅自銷毀。2.銷售退回、折讓開具紅字發(fā)票：因銷售退回、折讓等原因需要開具紅字發(fā)票的，應按照稅務部門規(guī)定的流程辦理。由購買方出具《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》或《開具紅字增值稅普通發(fā)票信息表》，銷售方憑信息表開具紅字發(fā)票。紅字發(fā)票應與原發(fā)票一一對應，并在備注欄注明對應藍字發(fā)票的發(fā)票號碼及開具原因等信息。發(fā)票的取得取得要求1.合規(guī)性要求：取得的發(fā)票必須是由稅務機關統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應加蓋銷售方的發(fā)票專用章。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務報銷憑證，任何單位和個人有權拒收。2.真實性要求：取得發(fā)票所反映的經(jīng)濟業(yè)務必須真實、合法，不得取得虛假發(fā)票或與實際業(yè)務不符的發(fā)票。對于取得的發(fā)票存在疑問的，應及時與銷售方溝通核實。3.完整性要求：發(fā)票內(nèi)容應填寫完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或勞務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、備注等。如有遺漏或填寫不規(guī)范的，應要求銷售方重新開具或補充完整。取得流程1.業(yè)務經(jīng)辦：業(yè)務人員在購買商品、接受勞務或服務時，應主動向銷售方索取發(fā)票。取得發(fā)票后，應及時核對發(fā)票內(nèi)容與實際業(yè)務是否相符，并在發(fā)票上簽字確認。2.審核傳遞：業(yè)務人員將取得的發(fā)票提交至部門負責人進行初審，審核發(fā)票的合規(guī)性、真實性及完整性。初審通過后，將發(fā)票傳遞至財務部門。3.財務審核報銷：財務人員對發(fā)票進行復審，重點審核發(fā)票的合法性、與公司業(yè)務的相關性、金額的合理性等。復審無誤后，按照公司財務報銷制度進行報銷處理。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財務人員有權拒絕報銷，并要求業(yè)務人員更換合規(guī)發(fā)票。特殊情況處理1.遺失發(fā)票：若取得的發(fā)票丟失，應及時與銷售方聯(lián)系，取得發(fā)票存根聯(lián)復印件，并加蓋銷售方發(fā)票專用章。同時，由業(yè)務人員寫出書面情況說明，注明發(fā)票遺失原因、發(fā)票號碼、金額、業(yè)務內(nèi)容等，經(jīng)部門負責人和財務負責人簽字確認后，作為原始憑證的補充。如丟失的是增值稅專用發(fā)票，還應按照稅務部門的規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.分割單使用：當公司與其他單位共同接受應稅勞務或服務，取得發(fā)票的原件只能開具給一方時，應向銷售方索取發(fā)票復印件，并由銷售方注明“與原件相符”字樣，加蓋發(fā)票專用章。同時，取得發(fā)票一方應向共同接受勞務或服務的其他方提供由其出具的原始憑證分割單，作為財務報銷憑證。發(fā)票的保管保管職責1.財務部門：財務部門負責公司發(fā)票的統(tǒng)一保管工作。設立發(fā)票專用保管柜，確保發(fā)票存放安全。指定專人負責發(fā)票的日常管理，包括發(fā)票的領購、開具、取得、保管、繳銷等環(huán)節(jié)的登記和核對工作。2.業(yè)務部門：各業(yè)務部門應協(xié)助財務部門做好發(fā)票管理工作，負責本部門取得發(fā)票的初步審核及傳遞，并確保發(fā)票在流轉(zhuǎn)過程中的安全。保管要求1.分類存放：按照發(fā)票種類、號碼順序等進行分類存放，便于查找和核對。2.安全存放：將發(fā)票存放在安全、干燥、通風的地方，防止發(fā)票受潮、發(fā)霉、丟失或被盜。3.專人專管：發(fā)票保管人員應相對固定，不得擅自離崗。如需臨時交接，應辦理交接手續(xù)，確保發(fā)票管理工作的連續(xù)性和準確性。4.定期盤點：財務部門應定期對發(fā)票進行盤點，確保賬實相符。盤點工作可每月或每季度進行一次，并形成盤點報告。如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，應及時查明原因，并進行相應處理。電子發(fā)票管理對于接收的電子發(fā)票，應及時進行下載、存儲和歸檔?？刹捎秒娮游臋n管理系統(tǒng)，建立電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫，按照發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、金額等關鍵信息進行分類索引，便于查詢和使用。同時，應定期對電子發(fā)票數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。發(fā)票的繳銷繳銷情形1.發(fā)票開具完畢：整本發(fā)票開具完畢后，應及時向稅務機關辦理繳銷手續(xù)。2.發(fā)票換版：因稅務機關發(fā)票換版等原因，原使用的發(fā)票不能繼續(xù)使用時，應將未使用的空白發(fā)票及已開具的發(fā)票存根聯(lián)繳銷。3.發(fā)票停供：公司因注銷、停業(yè)、遷移等原因，不再經(jīng)營需停止使用發(fā)票的，應向稅務機關繳銷所有未使用的發(fā)票。繳銷流程1.申請準備：發(fā)票保管人員在發(fā)票需要繳銷時，應填寫《發(fā)票繳銷申請表》，詳細注明繳銷發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量、開具起止日期等信息，并整理好應繳銷的發(fā)票存根聯(lián)及空白發(fā)票。申請表經(jīng)財務部門負責人審核簽字后提交至稅務機關。2.稅務機關審核：稅務機關對公司提交的《發(fā)票繳銷申請表》及相關發(fā)票進行審核。審核通過后，予以辦理繳銷手續(xù)，并出具《發(fā)票繳銷證明》。3.繳銷記錄：財務部門根據(jù)稅務機關出具的《發(fā)票繳銷證明》，在公司內(nèi)部的發(fā)票登記簿上進行繳銷記錄，并將繳銷的發(fā)票存根聯(lián)按照規(guī)定年限進行妥善保管。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.財務審計：財務部門定期對公司發(fā)票管理情況進行自查，重點檢查發(fā)票開具、取得、保管及繳銷等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，發(fā)票使用是否真實、合法。對于發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并形成自查報告。2.內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門不定期對發(fā)票管理情況進行專項審計，審查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況，是否存在違規(guī)操作行為，以及發(fā)票管理過程中的內(nèi)部控制是否有效等。對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改。外部監(jiān)督積極配合稅務機關等相關部門的監(jiān)督檢查工作。按照要求提供發(fā)票管理的相關資料和數(shù)據(jù)，接受稅務機關的日常檢查、專項檢查及稅務稽查等。對于稅務機關提出的問題，及時進行整改，并按時報送整改情況報告。違規(guī)處理責任認定1.對于違反發(fā)票管理制度，導致發(fā)票開具、取得、保管等環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題的，由相關責任人承擔主要責任。2.因業(yè)務部門審核把關不嚴，導致取得不符合規(guī)定發(fā)票的，業(yè)務部門負責人及相關業(yè)務人員應承擔相應責任。3.財務部門在發(fā)票管理過程中存在審核失誤、保管不當?shù)葐栴}的，財務部門負責人及相關財務人員應承擔相應責任。違規(guī)處罰1.警告批評：對于首次違反發(fā)票管理制度，情節(jié)較輕且未造成嚴重后果的，給予警告批評，并責令其立即整改。2.經(jīng)濟處罰：對于因違反發(fā)票管理制度給公司造成經(jīng)濟損失的，視情節(jié)輕重，對相關責任人處以一定金額的經(jīng)濟罰款，罰款金額從責任人工資中扣除。3.行政處分：對于多次違反發(fā)票管理制度，或情節(jié)嚴重、造成惡劣影響的