職業(yè)技術(shù)學(xué)院資產(chǎn)管理檔案管理工作細(xì)則?

一、總則1.為加強(qiáng)學(xué)院資產(chǎn)管理檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案信息資源，保障學(xué)院資產(chǎn)的安全與完整，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及學(xué)院實(shí)際情況，特制定本工作細(xì)則。2.資產(chǎn)管理檔案是指學(xué)院在資產(chǎn)購置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、處置等全過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.資產(chǎn)管理檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)完整、安全保密、便于利用的原則，確保檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。二、管理職責(zé)1.資產(chǎn)管理部門職責(zé)-負(fù)責(zé)制定和完善資產(chǎn)管理檔案管理制度，并組織實(shí)施。-對資產(chǎn)管理過程中形成的各類文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔，并移交檔案管理部門。-協(xié)助檔案管理部門對資產(chǎn)管理檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。-負(fù)責(zé)建立資產(chǎn)管理檔案檢索工具，方便查詢和利用。-定期對資產(chǎn)管理檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案與實(shí)物資產(chǎn)相符。2.檔案管理部門職責(zé)-負(fù)責(zé)接收、保管資產(chǎn)管理部門移交的檔案，并對其進(jìn)行審核、整理、上架。-按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對資產(chǎn)管理檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等規(guī)范化處理。-建立健全資產(chǎn)管理檔案保管制度，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。-為學(xué)院各部門提供資產(chǎn)管理檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。-定期對資產(chǎn)管理檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定對到期檔案進(jìn)行銷毀處理。三、檔案收集與整理1.收集范圍-資產(chǎn)購置相關(guān)文件：包括采購申請、采購合同、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等。-資產(chǎn)登記信息：資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)臺(tái)賬、資產(chǎn)編號(hào)等。-資產(chǎn)使用與維護(hù)記錄：使用部門領(lǐng)用記錄、維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備運(yùn)行日志等。-資產(chǎn)處置文件：處置申請、評(píng)估報(bào)告、處置審批文件、處置協(xié)議等。-其他與資產(chǎn)管理有關(guān)的文件材料，如資產(chǎn)清查報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。2.收集要求-各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資產(chǎn)管理文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整、準(zhǔn)確。-文件材料應(yīng)保持原始風(fēng)貌，不得隨意涂改、偽造。-電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在規(guī)定的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并注明文件名稱、形成時(shí)間、來源等信息。3.整理方法-按照資產(chǎn)類別進(jìn)行分類，如固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等。-同一類資產(chǎn)按照形成時(shí)間先后順序排列。-對每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括文件名稱、文號(hào)、日期、來源、保管期限等。-將整理好的文件材料裝訂成冊，或裝入檔案盒，并在封面和側(cè)面標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。四、檔案歸檔與保管1.歸檔時(shí)間資產(chǎn)管理部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度整理好的資產(chǎn)管理檔案移交檔案管理部門。對于重要資產(chǎn)或緊急需要?dú)w檔的文件材料，應(yīng)及時(shí)移交。2.歸檔手續(xù)-資產(chǎn)管理部門移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《資產(chǎn)管理檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)，各留存一份。-檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)對檔案的數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與資產(chǎn)管理部門溝通解決。3.保管要求-檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的資產(chǎn)管理檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。-資產(chǎn)管理檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。-定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。五、檔案利用與保密1.利用方式-學(xué)院內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱資產(chǎn)管理檔案的，應(yīng)填寫《資產(chǎn)管理檔案查閱/借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。-查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需摘抄、復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。-借閱檔案的期限一般不超過[具體天數(shù)]，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性。2.保密規(guī)定-資產(chǎn)管理檔案涉及學(xué)院的商業(yè)秘密和重要信息，檔案管理人員和利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。-對涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)設(shè)置專門的保密標(biāo)識(shí)，并采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施。-因工作需要向校外單位或個(gè)人提供資產(chǎn)管理檔案的，應(yīng)經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。六、檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作-檔案管理部門應(yīng)定期組織對資產(chǎn)管理檔案進(jìn)行鑒定，一般每[具體年限]進(jìn)行一次。-成立由資產(chǎn)管理部門、檔案管理部門及相關(guān)專業(yè)人員組成的檔案鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。-根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、利用價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期（[具體年限]年以上）、短期（[具體年限]年以下）三種。2.銷毀處理-對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀處理。-銷毀檔案應(yīng)編制《資產(chǎn)管理檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息。-檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，確保檔案信息不被泄露。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與考核1.學(xué)院建立資產(chǎn)管理檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對資產(chǎn)管理部門和檔案管理部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管利用情況等。2.將資產(chǎn)管理檔案管理工作納入部門和個(gè)人的績效考核體系，對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門