二手車公司采購管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范二手車公司的采購管理工作，確保采購活動的合法性、規(guī)范性、合理性，提高采購效率，降低采購成本，保證采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及二手車采購、相關(guān)物資采購及服務(wù)采購的部門和人員。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。公平公正原則：對待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，確保采購過程公平、公正、公開。效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本最低，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。誠信原則：與供應(yīng)商建立誠信合作關(guān)系，嚴(yán)格履行合同約定。采購組織與職責(zé)1.采購部門設(shè)置設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)公司二手車及相關(guān)物資、服務(wù)的采購工作。2.采購部門職責(zé)制定和完善采購管理制度及流程，并組織實施。收集、整理、分析市場信息，建立供應(yīng)商檔案和數(shù)據(jù)庫。負(fù)責(zé)采購計劃的編制、執(zhí)行和跟蹤，確保采購任務(wù)按時完成。組織采購談判，簽訂采購合同，協(xié)調(diào)采購過程中的各項事宜。對采購物資和服務(wù)進行質(zhì)量檢驗和驗收，處理采購過程中的問題和糾紛。定期對采購工作進行總結(jié)和評估，提出改進建議和措施。3.其他部門職責(zé)使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前向采購部門提交采購申請，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并配合采購部門進行驗收工作。財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購合同，安排采購資金，對采購成本進行核算和監(jiān)督。法務(wù)部門負(fù)責(zé)審查采購合同的合法性，提供法律咨詢和支持，防范法律風(fēng)險。采購流程1.采購申請使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性、合理性進行審核，簽署意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體規(guī)劃和預(yù)算安排，對采購申請進行最終審批，同意后交采購部門。2.采購計劃制定采購部門接到經(jīng)審批的采購申請后，結(jié)合市場供應(yīng)情況、庫存狀況等因素，制定采購計劃，明確采購物資或服務(wù)的具體采購時間、采購數(shù)量、采購方式等。采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商候選名單。對候選供應(yīng)商進行初步評估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面，篩選出符合要求的供應(yīng)商。供應(yīng)商考察對于重要物資或服務(wù)的供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)工藝等情況?？疾旖Y(jié)束后，撰寫考察報告，作為選擇供應(yīng)商的參考依據(jù)。供應(yīng)商評估與選擇采購部門定期對供應(yīng)商進行評估，評估指標(biāo)包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等。根據(jù)評估結(jié)果，建立供應(yīng)商等級分類管理機制，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)采用招標(biāo)、詢價、競爭性談判等方式，確保選擇過程公平、公正、公開，選擇最合適的供應(yīng)商。供應(yīng)商檔案管理采購部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評估結(jié)果等資料，以便隨時查詢和管理。4.采購實施采購方式選擇根據(jù)采購物資或服務(wù)的特點、金額大小等因素，選擇合適的采購方式，包括招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。招標(biāo)采購適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有眾多潛在供應(yīng)商的采購項目；詢價采購適用于標(biāo)準(zhǔn)化程度高、采購金額較小的采購項目；競爭性談判采購適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項目等；單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目。采購談判采購部門與選定的供應(yīng)商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進行談判，爭取最有利的采購條件。談判過程中，應(yīng)做好記錄，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同簽訂談判達成一致后，采購部門起草采購合同，經(jīng)法務(wù)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購合同應(yīng)明確雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式，采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定。5.采購驗收采購物資或服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門和質(zhì)量檢驗人員做好驗收準(zhǔn)備工作。到貨后，使用部門和質(zhì)量檢驗人員按照合同要求對采購物資或服務(wù)進行驗收，重點檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否符合要求。驗收合格后，填寫《采購驗收單》，由驗收人員簽字確認(rèn)。如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，并跟蹤處理結(jié)果。6.采購付款采購部門根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度對付款申請進行審核，確保付款手續(xù)齊全、金額準(zhǔn)確、支付合理。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，財務(wù)部門按照規(guī)定的付款方式和時間進行付款。采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購過程中可能面臨的風(fēng)險包括市場風(fēng)險（如價格波動、供應(yīng)短缺等）、質(zhì)量風(fēng)險（如供應(yīng)商提供的物資或服務(wù)不符合質(zhì)量要求）、合同風(fēng)險（如合同條款不明確、合同執(zhí)行糾紛等）、法律風(fēng)險（如采購活動違反法律法規(guī)）、道德風(fēng)險（如采購人員收受供應(yīng)商賄賂等）。2.風(fēng)險評估采購部門定期對采購風(fēng)險進行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。3.風(fēng)險應(yīng)對措施市場風(fēng)險應(yīng)對關(guān)注市場動態(tài)，建立價格預(yù)警機制，及時掌握市場價格變化情況，合理安排采購時間和采購數(shù)量，降低價格波動風(fēng)險。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，分散供應(yīng)渠道，避免因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題導(dǎo)致供應(yīng)短缺。質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品進行抽檢。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，嚴(yán)格按照合同要求進行驗收，對不合格產(chǎn)品及時采取處理措施。合同風(fēng)險應(yīng)對加強合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同內(nèi)容完整、明確、合法。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時掌握合同執(zhí)行情況，對出現(xiàn)的問題及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取有效的解決措施，避免合同糾紛的發(fā)生。法律風(fēng)險應(yīng)對加強采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識，確保采購活動合法合規(guī)。法務(wù)部門參與采購合同審核，提供法律咨詢和支持，防范法律風(fēng)險。道德風(fēng)險應(yīng)對建立健全采購人員廉潔自律制度，加強對采購人員的職業(yè)道德教育和監(jiān)督管理，防止采購人員收受供應(yīng)商賄賂等不正當(dāng)行為的發(fā)生。對違反廉潔自律制度的采購人員，依法依規(guī)進行嚴(yán)肅處理。采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算編制采購部門根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)需求，結(jié)合市場價格走勢等因素，編制年度采購預(yù)算草案。采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購項目、采購數(shù)量、采購價格、采購金額等明細內(nèi)容。采購部門將采購預(yù)算草案提交財務(wù)部門審核，財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算進行調(diào)整和完善，形成年度采購預(yù)算方案。2.采購預(yù)算執(zhí)行采購部門嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動，不得超預(yù)算采購。在采購過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。3.采購預(yù)算控制財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進行處理。采購部門應(yīng)配合財務(wù)部門做好采購預(yù)算控制工作，確保采購預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。采購績效評估1.評估指標(biāo)采購成本：包括采購物資或服務(wù)的實際采購價格與預(yù)算價格的差異率等。采購質(zhì)量：主要考核采購物資或服務(wù)的合格率。采購交貨期：評估供應(yīng)商按時交貨的比例。采購效率：如采購任務(wù)完成的及時性等。供應(yīng)商管理：包括供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商淘汰率等。2.評估方法定期收集采購相關(guān)數(shù)據(jù)，如采購發(fā)票、驗收報告、合同執(zhí)行情況等。采用定量分析與定性分析相結(jié)合的方法，對采購績效進行評估。根據(jù)評估結(jié)果，計算各項評估指標(biāo)的得分，綜合得出采購績效評估結(jié)論。3.評估周期采購績效評估每季度進行一次，形成季度采購績