互聯(lián)網(wǎng)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)資料、客戶信息等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、安全保密工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.組織檔案鑒定、銷毀工作，對(duì)已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。7.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理、初步分類工作，并定期移交至綜合管理部門。2.指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案的準(zhǔn)確、完整和安全。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，及時(shí)歸還所借檔案。4.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的保管和利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，具備一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、查閱、借閱等。4.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全。6.積極參與檔案管理的各項(xiàng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類文件，如公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議、管理制度、通知、報(bào)告等。2.各類合同，包括采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、工作總結(jié)等。5.技術(shù)資料，如研發(fā)文檔、技術(shù)方案、測(cè)試報(bào)告等。6.客戶信息，包括客戶檔案、合作協(xié)議、往來(lái)信函等。7.人力資源檔案，如員工入職檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。8.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案收集齊全，不得遺漏。2.檔案應(yīng)保持原件或原始記錄，如有特殊情況需要進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)注明復(fù)制原因和復(fù)制日期，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成部門、內(nèi)容屬性、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于查詢和管理。編號(hào)規(guī)則應(yīng)保持一致性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)包括紙質(zhì)目錄和電子目錄。4.裝訂：對(duì)需要裝訂的檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞。四、檔案的保管（一）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議、重要合同等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年不等，主要包括各類業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、重要技術(shù)資料等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年不等，主要包括一般性文件、會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。4.對(duì)存放檔案的貨架、櫥柜等應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案存放安全。（三）檔案的存放與排列1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)按照檔案類別、年度等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。（四）檔案的清查與盤(pán)點(diǎn)1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查和盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。3.對(duì)清查和盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)《機(jī)密檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有合法有效的證明文件，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)安排專人陪同，不得將檔案帶離公司。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。3.將申請(qǐng)表提交至綜合管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部門借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密的檔案，借閱申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)《機(jī)密檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.外部單位或個(gè)人因工作需要借閱公司檔案的，按照查閱程序辦理審批手續(xù)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱時(shí)應(yīng)繳納一定的押金，借閱期滿后如無(wú)檔案損壞、丟失等情況，押金予以退還。（四）借閱程序1.借閱申請(qǐng)人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。3.將申請(qǐng)表提交至綜合管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好借閱登記工作。借閱登記內(nèi)容包括借閱時(shí)間、借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。4.借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前向綜合管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。4.檔案是否已失去保存價(jià)值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，交綜合管理部門組織實(shí)施銷毀。3.綜合管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過(guò)程中應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止信息泄露。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)由兩人以上監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。5.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)將《檔案銷毀清冊(cè)》交綜合管理部門存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.通過(guò)檔案信息化管理，提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱、借閱和利用。3.確保檔案信息的安全、可靠和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等管理。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)安全。4.安全防護(hù)：采取安全技術(shù)措施，如防火墻、加密技術(shù)等，防止檔案信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理