施工材料采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司施工材料采購管理工作，確保施工材料的質(zhì)量、供應(yīng)及時性和成本合理性，滿足公司工程建設(shè)的需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程項目施工材料的采購活動，包括原材料、構(gòu)配件、設(shè)備等。3.基本原則質(zhì)量第一原則：所采購的施工材料必須符合國家相關(guān)標準、行業(yè)規(guī)范以及工程設(shè)計要求，確保工程質(zhì)量。成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和供應(yīng)商管理，降低采購成本。供應(yīng)及時原則：確保施工材料按時、按量供應(yīng)到施工現(xiàn)場，不影響工程進度。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益。二、采購計劃管理1.采購計劃的編制依據(jù)工程施工圖紙：詳細了解工程所需材料的品種、規(guī)格、數(shù)量等要求。施工進度計劃：根據(jù)工程進度安排，確定各階段材料的需求時間。庫存狀況：結(jié)合現(xiàn)有庫存材料數(shù)量，避免重復(fù)采購。2.采購計劃的編制流程項目部門：項目負責人組織相關(guān)人員根據(jù)工程施工圖紙和施工進度計劃，初步編制材料采購計劃，明確材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等信息。技術(shù)部門：對采購計劃中的技術(shù)要求進行審核，確保材料符合工程技術(shù)標準。物資部門：結(jié)合庫存狀況對采購計劃進行調(diào)整，核實數(shù)量，并報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購計劃的調(diào)整在采購計劃執(zhí)行過程中，如因工程變更、設(shè)計調(diào)整、不可抗力等原因需要調(diào)整采購計劃，項目部門應(yīng)及時提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，經(jīng)相關(guān)部門審核和領(lǐng)導(dǎo)批準后進行調(diào)整。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商的選擇供應(yīng)商篩選標準具有合法的經(jīng)營資質(zhì)，營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證等證件齊全。具備良好的信譽，無不良經(jīng)營記錄。生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力滿足公司工程需求，具有相應(yīng)的生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)人員和質(zhì)量管理體系。價格合理，具有一定的成本優(yōu)勢。售后服務(wù)良好，能及時響應(yīng)公司的需求。供應(yīng)商選擇流程信息收集：物資部門通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。初步評估：對收集到的供應(yīng)商信息進行初步評估，篩選出符合基本條件的供應(yīng)商名單。實地考察：組織相關(guān)人員對初選供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量控制情況、售后服務(wù)能力等。資質(zhì)審核：審核供應(yīng)商的資質(zhì)文件，確保其合法合規(guī)經(jīng)營。綜合評審：根據(jù)考察和審核結(jié)果，對供應(yīng)商進行綜合評審，確定合格供應(yīng)商名單，并報領(lǐng)導(dǎo)批準。2.供應(yīng)商的考核與評價考核指標質(zhì)量指標：主要考核供應(yīng)商所供材料的合格率、退貨率等。交貨期指標：考核供應(yīng)商是否按時交貨，交貨及時率等。價格指標：對比市場價格，評估供應(yīng)商價格的合理性。服務(wù)指標：包括售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問題能力等?？己酥芷诿考径葘?yīng)商進行一次考核評價?？己朔绞綌?shù)據(jù)統(tǒng)計：物資部門收集供應(yīng)商的交貨記錄、質(zhì)量檢驗報告等數(shù)據(jù)。問卷調(diào)查：向項目部門等相關(guān)使用部門發(fā)放問卷，了解對供應(yīng)商服務(wù)的滿意度。現(xiàn)場檢查：必要時對供應(yīng)商進行現(xiàn)場檢查，核實其實際情況。評價結(jié)果應(yīng)用根據(jù)考核評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應(yīng)商，及時進行整改或淘汰。3.供應(yīng)商的激勵與約束激勵措施訂單獎勵：對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，在同等條件下給予更多的采購訂單。價格優(yōu)惠：根據(jù)供應(yīng)商的業(yè)績，適當給予價格折扣。表彰獎勵：對優(yōu)秀供應(yīng)商進行公開表彰，提升其聲譽。約束措施合同約束：在采購合同中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責任。暫停合作：對于出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題或交貨延遲等情況的供應(yīng)商，暫停合作，直至整改合格。法律追究：對于違反合同約定給公司造成損失的供應(yīng)商，依法追究其法律責任。四、采購流程管理1.采購申請項目部門根據(jù)采購計劃，填寫采購申請表，詳細說明采購材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計到貨時間等信息，并經(jīng)項目負責人簽字確認后提交物資部門。2.采購審批物資部門收到采購申請表后，對采購申請的必要性、合理性進行審核。對于金額較大或重要的采購申請，報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，物資部門方可組織采購。3.采購實施采購方式選擇根據(jù)采購材料的特點、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式，如招標采購、詢價采購、競爭性談判采購等。采購文件編制對于招標采購，編制招標文件，明確招標要求、評標標準等內(nèi)容。對于詢價采購，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其提供報價單。對于競爭性談判采購，制定談判文件，確定談判程序和規(guī)則。供應(yīng)商選擇與采購合同簽訂根據(jù)采購方式，選擇合適的供應(yīng)商，并進行商務(wù)談判。談判達成一致后，簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等條款。4.采購合同管理合同審核物資部門將采購合同草本提交法律部門進行審核，確保合同條款合法合規(guī)。合同簽訂審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。合同執(zhí)行跟蹤物資部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。合同變更與解除如因特殊原因需要變更或解除采購合同，應(yīng)按照合同約定的程序進行，并及時通知相關(guān)部門。5.材料驗收驗收準備物資部門在材料到貨前，通知項目部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作，明確驗收標準和方法。驗收實施材料到貨時，物資部門組織相關(guān)人員按照驗收標準對材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進行驗收。質(zhì)量檢驗部門對材料進行質(zhì)量檢驗，出具檢驗報告。驗收結(jié)果處理驗收合格的材料，辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的材料，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或處理。如因供應(yīng)商原因造成的損失，按照合同約定追究其責任。五、采購成本控制1.成本預(yù)算編制物資部門結(jié)合采購計劃，編制采購成本預(yù)算，明確各項采購材料的預(yù)計價格、采購數(shù)量、運輸費用、倉儲費用等成本項目。2.成本控制措施價格談判：在采購過程中，與供應(yīng)商進行充分的價格談判，爭取最優(yōu)惠的采購價格。批量采購：根據(jù)市場情況和公司需求，合理確定采購批量，爭取批量折扣。成本分析：定期對采購成本進行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題，及時采取措施加以改進。優(yōu)化采購流程：簡化采購環(huán)節(jié)，提高采購效率，降低采購過程中的費用支出。3.成本核算與分析物資部門每月對采購成本進行核算，對比成本預(yù)算與實際發(fā)生成本的差異，分析差異原因。對于成本超支的項目，深入查找原因，提出改進措施，并報上級領(lǐng)導(dǎo)。六、采購風險管理1.風險識別市場風險：如原材料價格波動、市場供應(yīng)短缺等。質(zhì)量風險：供應(yīng)商提供的材料不符合質(zhì)量要求。交貨風險：供應(yīng)商交貨延遲或無法交貨。合同風險：采購合同條款不明確、存在漏洞等。2.風險評估對識別出的風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。3.風險應(yīng)對措施市場風險應(yīng)對建立價格預(yù)警機制，關(guān)注市場價格動態(tài)，及時調(diào)整采購策略。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，合理分擔價格波動風險。拓展供應(yīng)商渠道，增加市場供應(yīng)的穩(wěn)定性。質(zhì)量風險應(yīng)對加強供應(yīng)商質(zhì)量管理，嚴格審核供應(yīng)商資質(zhì)和質(zhì)量保證能力。增加檢驗頻次和嚴格度，確保材料質(zhì)量。在采購合同中明確質(zhì)量違約責任。交貨風險應(yīng)對與供應(yīng)商明確交貨時間和違約責任，加強合同執(zhí)行跟蹤。對于重要材料，要求供應(yīng)商提供備用供應(yīng)方案。合同風險應(yīng)對加強采購合同審核，確保合同條款嚴謹、明確。建立合同執(zhí)行監(jiān)督機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中的問題。七、信息管理1.采購信息收集物資部門負責收集與采購相關(guān)的信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、材料質(zhì)量信息等。2.采購信息整理與分析定期對收集到的采購信息進行整理和分析，為采購決策提供依據(jù)。3.采購信息共享建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)物資部門、項目部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門之間的信息共享，提高工作效率和協(xié)同性。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督審計