辦公室文職檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室文職檔案的科學(xué)管理，提高檔案利用效率，有效保護和利用檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室文職人員在工作過程中形成的各類檔案，包括但不限于文件、資料、報表、合同、信函、會議記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司辦公室負責(zé)集中管理各類文職檔案，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司的各項工作活動，不得篡改、偽造檔案信息。3.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.制定和完善公司辦公室文職檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)各類文職檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率。4.定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，協(xié)助解決檔案利用過程中出現(xiàn)的問題。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息的安全。4.積極主動為檔案利用者提供服務(wù)，及時準確地查找和提供所需檔案。5.定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。6.協(xié)助辦公室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門各類文職檔案的形成、積累和初步整理工作，并定期移交辦公室。2.嚴格按照公司檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的管理，確保檔案的質(zhì)量。3.在工作中積極配合辦公室做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，及時提供所需檔案信息。4.按照規(guī)定程序查閱、借閱本部門的檔案，并妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司下發(fā)的各類文件、通知、通報、決定等。2.各部門上報的請示、報告、總結(jié)、計劃、報表等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部的會議記錄、紀要、決議等。5.員工的人事檔案材料，包括入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎懲材料等。6.公司的財務(wù)檔案，如會計憑證、賬簿、報表等（按照財務(wù)檔案管理規(guī)定另行管理）。7.公司的業(yè)務(wù)檔案，如市場調(diào)研報告、項目策劃書、客戶資料等。8.其他與公司工作相關(guān)的文件、資料、信函等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時將文件材料整理齊全，移交辦公室。3.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時移交辦公室。4.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、撕毀或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和查閱，按照一定的分類標(biāo)準和編號方法進行整理。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、人事管理類、業(yè)務(wù)管理類等。在每一類別下，再根據(jù)具體情況進一步細分，如行政管理類可分為文件、會議、印章、證照等。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。編號方法可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，具體編號規(guī)則由辦公室制定。3.裝訂對紙張較小、零散的文件材料進行裝訂，確保文件的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，以便于信息化管理。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.辦公室檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，對收集到的檔案進行進一步整理和審核，確保檔案的質(zhì)量。2.檔案整理完畢后，應(yīng)及時進行歸檔，將檔案移交至檔案庫房進行保管。3.歸檔的檔案應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，明確檔案的數(shù)量、內(nèi)容等信息。（二）保管期限1.公司辦公室文職檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、決議、合同、協(xié)議等，對公司的發(fā)展具有重要歷史價值和查考利用價值。長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)資料等，對公司的工作具有一定的參考價值。短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括公司的臨時性文件、一般性報表等，保存期滿后可根據(jù)實際情況進行銷毀。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進行，由辦公室會同相關(guān)部門共同審核確定。（三）保管方式1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案編號順序排列上架，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全和完整。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，進行處理，并記錄在案。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到辦公室辦理查閱手續(xù)。2.辦公室檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請表》的內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱內(nèi)容等信息，并不得擅自涂改、撕毀、轉(zhuǎn)借檔案。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還辦公室，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量和完整性，確認無誤后在檔案查閱登記簿上簽字注銷。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報辦公室負責(zé)人審批。2.辦公室負責(zé)人根據(jù)檔案的保密級別和重要程度進行審批，對于涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格控制借閱范圍和借閱期限。3.經(jīng)審批同意后，借閱人員到辦公室辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并填寫《檔案借閱登記簿》，注明借閱時間、借閱期限、借閱人等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還辦公室，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量和完整性，確認無誤后在《檔案借閱登記簿》上簽字注銷。（三）特殊情況處理1.如因工作需要，需將檔案帶出公司查閱或借閱的，應(yīng)經(jīng)辦公室負責(zé)人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的安全。2.對于涉及公司重大利益或機密的檔案，原則上不得外借。如因特殊情況確需外借的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并采取相應(yīng)的保密措施。3.查閱或借閱檔案的人員如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告辦公室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由辦公室負責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人等為成員。檔案鑒定工作小組負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否仍具有查考利用價值。2.檔案的保管期限是否已滿。3.檔案是否重復(fù)或已無保存必要。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行全面檢查，根據(jù)檔案的鑒定內(nèi)容，提出檔案的存毀意見。2.對擬銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)進行逐一審核，確保銷毀檔案的準確性和合理性。3.經(jīng)檔案鑒定工作小組審核通過的擬銷毀檔案清單，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由辦公室負責(zé)組織實施檔案的銷毀工作。（四）銷毀方式1.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除或格式化等方式進行銷毀，并對存儲介質(zhì)進行物理銷毀，防止數(shù)據(jù)泄露。（五）銷毀記錄檔案銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔案清單、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤Ｆ摺n案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司辦公室文職檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，其內(nèi)容應(yīng)真實、完整、準確。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線錄入、分類、編號、存儲、檢索、借閱等功能。檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保檔案信息的安全和保密。3.信息化利用服務(wù)通過檔案信息系統(tǒng)，為公司員工提供便捷的檔案查閱、借閱等服務(wù)，員工可通過網(wǎng)絡(luò)隨時隨地查詢和利用檔案信息。建立檔案信息共享平臺，實現(xiàn)與公司其他部門信息系統(tǒng)的對接，促進檔案信息的共享和利用