學(xué)生畢業(yè)生檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范學(xué)生畢業(yè)生檔案的管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生就業(yè)、升學(xué)、人事管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司接收的學(xué)生畢業(yè)生檔案的管理，包括檔案的接收、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷等情況。2.完整性原則：檔案應(yīng)包含學(xué)生在校期間形成的各類材料，確保檔案資料的齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案管理的保密規(guī)定，保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私。4.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案管理，確保管理工作的規(guī)范有序。二、檔案接收（一）接收流程1.公司人事部門提前與學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心或相關(guān)部門溝通，確定接收學(xué)生畢業(yè)生檔案的時(shí)間和方式。2.學(xué)校按照規(guī)定的時(shí)間和方式將學(xué)生畢業(yè)生檔案寄送至公司指定地址。3.公司人事部門收到檔案后，安排專人進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案是否密封完好，檔案材料是否齊全。（二）檔案材料要求1.學(xué)生畢業(yè)生檔案應(yīng)包含以下基本材料：畢業(yè)生登記表；成績(jī)單；就業(yè)報(bào)到證；學(xué)籍檔案；黨團(tuán)組織關(guān)系材料；獎(jiǎng)懲材料等。2.檔案材料應(yīng)使用A4紙張，字跡清晰，內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。（三）異常情況處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案密封破損、材料缺失或有其他異常情況，公司人事部門應(yīng)及時(shí)與學(xué)校聯(lián)系，要求學(xué)校查明原因并補(bǔ)充完善相關(guān)材料。2.對(duì)于不符合接收要求的檔案，公司人事部門應(yīng)及時(shí)通知學(xué)校，說明原因并退回檔案。三、檔案整理（一）整理原則按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，對(duì)檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，確保檔案的條理清晰、便于查閱。（二）整理步驟1.拆除檔案材料上的金屬裝訂物，對(duì)破損的材料進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。2.按照檔案材料的類別進(jìn)行分類，如將畢業(yè)生登記表、成績(jī)單等分別歸類。3.對(duì)每一類檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含材料名稱、日期、頁(yè)碼等信息。4.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明學(xué)生姓名、檔案編號(hào)等信息。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。2.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管室，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)辦理相關(guān)登記手續(xù)。（三）檔案信息化管理公司應(yīng)逐步推進(jìn)檔案信息化管理，建立學(xué)生畢業(yè)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案中的重要信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和共享。五、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部因工作需要查閱學(xué)生畢業(yè)生檔案的，需經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫檔案查閱申請(qǐng)表。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱學(xué)生畢業(yè)生檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照申請(qǐng)表的要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自復(fù)印、拍照或涂改檔案材料。4.查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。（三）查閱記錄檔案管理人員應(yīng)對(duì)每次檔案查閱情況進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息，查閱記錄應(yīng)妥善保存。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原則1.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞，確保檔案的安全和及時(shí)送達(dá)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.因工作調(diào)動(dòng)、升學(xué)等原因需要轉(zhuǎn)遞學(xué)生畢業(yè)生檔案的，接收單位應(yīng)向公司人事部門出具調(diào)檔函。2.公司人事部門審核調(diào)檔函的真實(shí)性和有效性后，辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。3.檔案管理人員按照調(diào)檔函的要求，將檔案密封包裝，并在封口處加蓋公司公章。4.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在檔案回執(zhí)上簽字確認(rèn)。（三）轉(zhuǎn)遞記錄檔案管理人員應(yīng)對(duì)每次檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括轉(zhuǎn)遞時(shí)間、轉(zhuǎn)遞單位、檔案編號(hào)、調(diào)檔函編號(hào)等信息，轉(zhuǎn)遞記錄應(yīng)妥善保存。七、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.嚴(yán)禁在非檔案保管場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得在互聯(lián)網(wǎng)等公共平臺(tái)上傳播檔案信息。3.對(duì)涉及個(gè)人隱私的檔案材料，應(yīng)采取特殊的保密措施。（二）安全制度1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高安全意識(shí)，防止發(fā)生檔案安全事故。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案接收與整理1.負(fù)責(zé)接收學(xué)生畢業(yè)生檔案，核對(duì)檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照規(guī)定的方法和步驟對(duì)檔案進(jìn)行整理，確保檔案的規(guī)范有序。（二）檔案保管與維護(hù)1.妥善保管學(xué)生畢業(yè)生檔案，確保檔案的安全和完整。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.負(fù)責(zé)檔案保管場(chǎng)所的日常管理，保持環(huán)境整潔。（三）檔案查閱與轉(zhuǎn)遞1.按照規(guī)定的權(quán)限和流程辦理檔案查閱手續(xù)，提供檔案查閱服務(wù)。2.負(fù)責(zé)檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)接收單位。3.對(duì)檔案查閱和轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。（四）檔案信息化管理1.負(fù)責(zé)學(xué)生畢業(yè)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和維護(hù)。2.將檔案中的重要信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的信息化管理。（五）其他職責(zé)1.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。2.協(xié)助其他部門做好與檔案管理有關(guān)的工作。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核辦法1.制定檔案管理人員考核標(biāo)準(zhǔn)，從檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行考核，包括檔案接收、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等。2.考核結(jié)果與檔案管理人員的績(jī)效掛鉤，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)