擔(dān)保公司辦公室管理制度總則1.目的為規(guī)范擔(dān)保公司辦公室工作流程，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于擔(dān)保公司辦公室全體工作人員。3.基本原則高效原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率。規(guī)范原則：各項(xiàng)工作嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。協(xié)作原則：強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，各崗位之間相互配合，共同完成工作任務(wù)。服務(wù)原則：樹立服務(wù)意識(shí)，為公司內(nèi)部各部門及外部客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。辦公環(huán)境管理1.辦公區(qū)域衛(wèi)生每日上班前，各崗位人員負(fù)責(zé)清理自己辦公區(qū)域的衛(wèi)生，包括桌面、文件柜、電腦等，保持整潔干凈。每周五下午進(jìn)行一次全面的衛(wèi)生大掃除，對(duì)辦公室的地面、門窗、公共區(qū)域等進(jìn)行徹底清潔。禁止在辦公區(qū)域內(nèi)亂扔垃圾，垃圾應(yīng)及時(shí)放入垃圾桶，并定期清理。2.辦公物品擺放辦公桌上的物品應(yīng)擺放整齊，文件、資料等應(yīng)分類放置，便于查找。電腦、電話、打印機(jī)等設(shè)備應(yīng)擺放合理，保持桌面整潔。個(gè)人物品應(yīng)放置在指定的抽屜或柜子內(nèi)，不得隨意堆放。3.辦公秩序維護(hù)保持辦公區(qū)域安靜，不得大聲喧嘩、打鬧。禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、吃零食。愛護(hù)辦公設(shè)施和設(shè)備，不得隨意損壞，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)修。節(jié)約水電，下班后及時(shí)關(guān)閉電腦、打印機(jī)、空調(diào)等設(shè)備。辦公用品管理1.辦公用品采購各部門根據(jù)工作需要，每月底前填寫辦公用品采購申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)辦公室。辦公室匯總各部門的采購申請(qǐng)，制定辦公用品采購計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。按照審批后的采購計(jì)劃，辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購辦公用品，選擇信譽(yù)良好、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。2.辦公用品發(fā)放辦公用品采購回來后，由辦公室負(fù)責(zé)登記入庫，并建立辦公用品臺(tái)賬。各部門人員根據(jù)工作需要，到辦公室領(lǐng)取辦公用品，領(lǐng)取時(shí)需在辦公用品領(lǐng)用登記表上簽字。對(duì)于限量發(fā)放的辦公用品，如筆記本、筆等，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放。3.辦公用品使用員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，避免浪費(fèi)。對(duì)于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管和使用，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。辦公用品如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向辦公室報(bào)告，并說明原因。如因個(gè)人原因造成損壞或丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。文件管理1.文件分類文件分為上級(jí)文件、公司文件、部門文件、外來文件等。上級(jí)文件是指上級(jí)單位下發(fā)的各類文件、通知等。公司文件是指公司內(nèi)部制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。部門文件是指各部門自行制定的文件、資料等。外來文件是指與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部單位發(fā)來的文件、信函等。2.文件收發(fā)辦公室負(fù)責(zé)文件的收發(fā)工作，設(shè)立文件收發(fā)登記本，對(duì)文件的收發(fā)時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。收到文件后，辦公室應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，呈送公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門閱辦。對(duì)于需要回復(fù)的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門或人員進(jìn)行回復(fù)，并做好跟蹤記錄。3.文件傳閱辦公室根據(jù)文件的內(nèi)容和要求，確定傳閱范圍，并按照規(guī)定的順序進(jìn)行傳閱。傳閱文件時(shí)，應(yīng)在文件傳閱登記表上簽字，注明傳閱時(shí)間，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)到相關(guān)人員手中。傳閱完畢后，文件應(yīng)及時(shí)交回辦公室，由辦公室進(jìn)行整理歸檔。4.文件歸檔辦公室定期對(duì)文件進(jìn)行整理歸檔，按照文件的類別、時(shí)間等進(jìn)行分類存放，便于查找和查閱。文件歸檔應(yīng)遵循“一事一卷、分類編號(hào)”的原則，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。歸檔文件應(yīng)編制目錄，建立電子文檔，以便于檢索和利用。5.文件借閱因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和辦公室負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱文件時(shí)，應(yīng)在文件借閱登記表上簽字，注明借閱時(shí)間和歸還日期。借閱人員應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄文件內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意。文件借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還文件，辦公室應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的完整性和準(zhǔn)確性。會(huì)議管理1.會(huì)議分類會(huì)議分為公司例會(huì)、部門會(huì)議、專題會(huì)議等。公司例會(huì)是指公司定期召開的會(huì)議，包括周例會(huì)、月例會(huì)等，主要傳達(dá)公司的工作安排和要求，匯報(bào)各部門的工作進(jìn)展情況。部門會(huì)議是指各部門自行召開的會(huì)議，主要討論部門內(nèi)部的工作事項(xiàng)，安排工作任務(wù)。專題會(huì)議是指針對(duì)某一特定問題或事項(xiàng)召開的會(huì)議，如業(yè)務(wù)研討會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)等。2.會(huì)議組織辦公室負(fù)責(zé)公司例會(huì)的組織工作，提前確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等，并通知相關(guān)人員。各部門負(fù)責(zé)本部門會(huì)議的組織工作，提前將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等通知部門人員。專題會(huì)議由相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室協(xié)助組織。3.會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議組織部門應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，包括確定會(huì)議議題、準(zhǔn)備會(huì)議資料、布置會(huì)議場(chǎng)地等。會(huì)議資料應(yīng)包括會(huì)議議程、相關(guān)文件、匯報(bào)材料等，確保資料齊全、準(zhǔn)確。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)保持整潔、舒適，配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響等。4.會(huì)議記錄辦公室負(fù)責(zé)公司例會(huì)的會(huì)議記錄工作，指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，會(huì)后及時(shí)整理成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。各部門會(huì)議的會(huì)議記錄由部門自行負(fù)責(zé)，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)報(bào)辦公室備案。5.會(huì)議決議執(zhí)行會(huì)議決議形成后，相關(guān)部門和人員應(yīng)按照決議要求認(rèn)真執(zhí)行，確保決議事項(xiàng)得到落實(shí)。辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)執(zhí)行進(jìn)展情況。對(duì)于未按時(shí)完成的決議事項(xiàng)，應(yīng)查明原因，督促相關(guān)部門和人員采取措施加以解決。印章管理1.印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。2.印章保管公章由辦公室主任保管，合同專用章由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要臨時(shí)交接印章，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并做好記錄。3.印章使用使用印章時(shí)，應(yīng)填寫印章使用申請(qǐng)表，注明使用事由、使用部門、使用時(shí)間等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用。印章使用申請(qǐng)表應(yīng)與用印文件一同存檔，以備查閱。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印章。4.印章登記印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記本，對(duì)印章的使用時(shí)間、使用事由、使用部門、使用人等進(jìn)行詳細(xì)記錄。印章使用登記本應(yīng)定期進(jìn)行整理歸檔，保存期限為[X]年。車輛管理1.車輛調(diào)度辦公室負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度工作，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。各部門如需使用車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)辦公室。辦公室根據(jù)車輛的使用情況和駕駛員的工作安排，統(tǒng)籌安排車輛調(diào)度，并及時(shí)通知駕駛員。2.車輛使用駕駛員接到車輛調(diào)度通知后，應(yīng)按時(shí)到達(dá)指定地點(diǎn)出車，并確保車輛狀況良好。駕駛員在出車前應(yīng)對(duì)車輛進(jìn)行檢查，包括車輛外觀、輪胎、剎車、機(jī)油等，確保車輛安全行駛。駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，文明駕駛，確保行車安全。如因違反交通規(guī)則造成的罰款、扣分等由駕駛員自行承擔(dān)。車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時(shí)將車輛清洗干凈，停放在指定的停車場(chǎng)，并將車輛鑰匙交回辦公室。3.車輛維護(hù)辦公室負(fù)責(zé)制定車輛維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。駕駛員應(yīng)定期對(duì)車輛進(jìn)行日常保養(yǎng)，如檢查車輛的油、水、電等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告辦公室。車輛出現(xiàn)故障時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)將車輛送到指定的維修廠進(jìn)行維修，并向辦公室報(bào)告維修情況。辦公室應(yīng)建立車輛維修檔案，記錄車輛的維修時(shí)間、維修項(xiàng)目、維修費(fèi)用等。4.車輛費(fèi)用管理車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等。辦公室負(fù)責(zé)車輛費(fèi)用的報(bào)銷審核工作，駕駛員應(yīng)及時(shí)將車輛費(fèi)用的發(fā)票和相關(guān)憑證交回辦公室，經(jīng)審核后報(bào)銷。車輛費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照公司的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行管理，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。安全管理1.安全責(zé)任公司全體員工應(yīng)樹立安全意識(shí)，遵守安全規(guī)定，確保辦公區(qū)域的安全。辦公室負(fù)責(zé)制定安全管理制度，明確各部門和人員的安全職責(zé)，并組織實(shí)施。各部門負(fù)責(zé)人是本部門安全工作的第一責(zé)任人，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門人員的安全教育和管理，確保本部門的安全。2.安全檢查辦公室定期組織安全檢查，對(duì)辦公區(qū)域的消防設(shè)施、電器設(shè)備、門窗等進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。各部門應(yīng)每日進(jìn)行安全自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告辦公室，并采取措施加以解決。對(duì)于安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)建立安全隱患臺(tái)賬，明確整改責(zé)任人、整改措施和整改期限，確保安全隱患得到及時(shí)整改。3.消防安全辦公區(qū)域應(yīng)配備必要的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。員工應(yīng)熟悉消防設(shè)施的使用方法，掌握基本的消防安全知識(shí)，如火災(zāi)報(bào)警、滅火逃生等。禁止在辦公區(qū)域內(nèi)私拉亂接電線、違規(guī)使用電器設(shè)備等，防止火災(zāi)事故的發(fā)生。4.信息安