江蘇軟件資產(chǎn)管理制度一、總則（一）目的為加強江蘇公司軟件資產(chǎn)管理，規(guī)范軟件資產(chǎn)的采購、使用、維護、處置等行為，確保軟件資產(chǎn)的安全、完整和有效利用，降低軟件采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于江蘇公司總部及所屬各部門、分支機構(gòu)、子公司等所有使用軟件資產(chǎn)的單位和個人。（三）軟件資產(chǎn)定義本制度所稱軟件資產(chǎn)，是指公司擁有或控制的、能以電子數(shù)據(jù)形式存在的、具有一定價值的各類軟件產(chǎn)品，包括但不限于操作系統(tǒng)、辦公軟件、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、行業(yè)應(yīng)用軟件、工具軟件等，以及軟件的授權(quán)許可、技術(shù)文檔等相關(guān)資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司軟件資產(chǎn)實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一配置、統(tǒng)一維護、統(tǒng)一處置的管理方式，確保軟件資產(chǎn)的規(guī)范、有序管理。2.合理配置原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實際工作需要，合理配置軟件資產(chǎn)，提高軟件資產(chǎn)的使用效率，避免資源浪費。3.安全保密原則：加強軟件資產(chǎn)的安全管理，確保軟件資產(chǎn)的安全存儲、使用和傳輸，防止軟件資產(chǎn)信息泄露和被非法篡改。4.成本效益原則：在軟件資產(chǎn)采購、使用和處置過程中，充分考慮成本效益因素，優(yōu)化軟件資產(chǎn)配置，降低軟件采購和使用成本。二、管理職責(zé)（一）公司管理層職責(zé)1.審批公司軟件資產(chǎn)管理制度、年度軟件資產(chǎn)采購計劃等重要文件。2.監(jiān)督軟件資產(chǎn)管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決軟件資產(chǎn)管理工作中的重大問題。3.負(fù)責(zé)公司軟件資產(chǎn)采購資金的預(yù)算安排和審批。（二）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司軟件資產(chǎn)管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司軟件資產(chǎn)的統(tǒng)一采購、選型、評估和驗收工作。3.負(fù)責(zé)建立和維護公司軟件資產(chǎn)臺賬，記錄軟件資產(chǎn)的詳細(xì)信息，包括軟件名稱、版本、授權(quán)許可情況、購置時間、使用部門等。4.負(fù)責(zé)公司軟件資產(chǎn)的日常維護、技術(shù)支持和更新升級工作，確保軟件資產(chǎn)的正常運行。5.負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查各部門軟件資產(chǎn)的使用情況，定期對軟件資產(chǎn)進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理軟件資產(chǎn)使用過程中存在的問題。6.負(fù)責(zé)公司軟件資產(chǎn)的處置審批和具體實施工作，按照規(guī)定程序辦理軟件資產(chǎn)的報廢、轉(zhuǎn)讓、捐贈等手續(xù)。7.負(fù)責(zé)對公司員工進行軟件資產(chǎn)管理相關(guān)知識的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高員工的軟件資產(chǎn)管理意識和技能。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門軟件資產(chǎn)的日常使用和管理工作，指定專人負(fù)責(zé)軟件資產(chǎn)的登記、保管和維護，確保軟件資產(chǎn)的安全和正常使用。2.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，提出軟件資產(chǎn)采購申請，配合信息技術(shù)部門做好軟件資產(chǎn)的選型、評估和驗收工作。3.嚴(yán)格按照公司軟件資產(chǎn)管理制度的規(guī)定使用軟件資產(chǎn)，不得擅自安裝、使用未經(jīng)授權(quán)的軟件，不得擅自將軟件資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、出租、出借或提供給其他單位和個人使用。4.定期對本部門軟件資產(chǎn)進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時向信息技術(shù)部門報告，并配合信息技術(shù)部門進行處理。5.配合信息技術(shù)部門做好軟件資產(chǎn)的清查盤點工作，如實提供軟件資產(chǎn)的使用情況和相關(guān)資料。（四）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核軟件資產(chǎn)采購費用的報銷憑證，按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定進行賬務(wù)處理。2.負(fù)責(zé)對軟件資產(chǎn)的購置成本、折舊、攤銷等進行核算和管理，定期與信息技術(shù)部門核對軟件資產(chǎn)臺賬，確保財務(wù)數(shù)據(jù)與資產(chǎn)實物相符。3.參與軟件資產(chǎn)采購項目的預(yù)算編制和成本控制工作，提供財務(wù)方面的建議和支持。三、軟件資產(chǎn)采購管理（一）采購計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門業(yè)務(wù)發(fā)展需要和軟件資產(chǎn)現(xiàn)狀，每年年底前向信息技術(shù)部門提交下一年度軟件資產(chǎn)采購申請計劃，詳細(xì)說明采購軟件的名稱、版本、功能需求、采購數(shù)量、預(yù)算金額等信息。2.信息技術(shù)部門對各部門提交的采購申請計劃進行匯總、審核和分析，結(jié)合公司整體業(yè)務(wù)規(guī)劃和軟件資產(chǎn)狀況，編制公司年度軟件資產(chǎn)采購計劃，報公司管理層審批。3.年度軟件資產(chǎn)采購計劃應(yīng)明確采購軟件的類別、名稱、版本、采購數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容，經(jīng)公司管理層審批后作為軟件資產(chǎn)采購的依據(jù)。（二）采購流程1.采購申請：各部門根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的年度軟件資產(chǎn)采購計劃，填寫軟件資產(chǎn)采購申請表，詳細(xì)說明采購軟件的名稱、版本、功能需求、采購數(shù)量、預(yù)算金額、采購原因等信息，并提交信息技術(shù)部門審核。2.選型評估：信息技術(shù)部門對采購申請進行審核后，組織相關(guān)人員對采購軟件進行選型評估。選型評估應(yīng)綜合考慮軟件的功能、性能、質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素，選擇符合公司需求、性價比高的軟件產(chǎn)品。3.采購談判：信息技術(shù)部門根據(jù)選型評估結(jié)果，與軟件供應(yīng)商進行采購談判，明確軟件的價格、交貨時間、售后服務(wù)等條款，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確軟件的名稱、版本、功能、數(shù)量、價格、交貨時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容，確保雙方權(quán)益得到保障。4.采購實施：信息技術(shù)部門按照采購合同的約定，組織軟件供應(yīng)商進行軟件安裝、調(diào)試和培訓(xùn)等工作，確保軟件能夠正常運行。5.驗收付款：軟件安裝調(diào)試完成后，信息技術(shù)部門組織相關(guān)人員對軟件進行驗收。驗收合格后，由財務(wù)部門按照采購合同的約定支付軟件采購款項。驗收內(nèi)容應(yīng)包括軟件的功能、性能、質(zhì)量、數(shù)量、版本等是否符合采購合同的要求，軟件的技術(shù)文檔是否齊全等。（三）采購合同管理1.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)軟件資產(chǎn)采購合同的起草、審核、簽訂和保管工作。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、有效性和完整性。2.采購合同簽訂后，信息技術(shù)部門應(yīng)及時將合同副本送財務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門備案，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好相關(guān)工作。3.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對采購合同的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中存在的問題。如遇合同變更、解除等情況，應(yīng)按照合同約定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，并及時通知財務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門。四、軟件資產(chǎn)使用管理（一）授權(quán)許可管理1.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)公司軟件資產(chǎn)授權(quán)許可的管理工作，建立軟件資產(chǎn)授權(quán)許可臺賬，記錄軟件的授權(quán)許可數(shù)量、使用期限、使用范圍等信息。2.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照軟件資產(chǎn)授權(quán)許可的規(guī)定使用軟件，不得超出授權(quán)許可范圍使用軟件。如需增加軟件使用人數(shù)或擴大使用范圍，應(yīng)及時向信息技術(shù)部門提出申請，辦理相關(guān)手續(xù)。3.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對公司軟件資產(chǎn)授權(quán)許可情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)使用軟件的行為，應(yīng)及時制止并按照公司規(guī)定進行處理。（二）安裝使用管理1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)軟件資產(chǎn)的安裝、使用和維護工作，確保軟件的正確安裝和正常使用。2.未經(jīng)信息技術(shù)部門批準(zhǔn)，各部門不得擅自安裝、使用未經(jīng)授權(quán)的軟件。如因工作需要確需安裝使用其他軟件，應(yīng)向信息技術(shù)部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可安裝使用。3.各部門在安裝使用軟件時，應(yīng)嚴(yán)格按照軟件的安裝說明和使用手冊進行操作，不得隨意更改軟件的配置和設(shè)置。如因操作不當(dāng)導(dǎo)致軟件出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時向信息技術(shù)部門報告，并配合信息技術(shù)部門進行修復(fù)。（三）使用記錄管理1.各部門應(yīng)建立軟件資產(chǎn)使用記錄臺賬，詳細(xì)記錄軟件的安裝時間、使用人員、使用情況等信息。使用記錄應(yīng)定期報送信息技術(shù)部門備案。2.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對各部門軟件資產(chǎn)使用記錄進行檢查和分析，了解軟件資產(chǎn)的使用情況和使用效果，為軟件資產(chǎn)的優(yōu)化配置和管理提供依據(jù)。五、軟件資產(chǎn)維護管理（一）維護計劃1.信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)公司軟件資產(chǎn)的使用情況和技術(shù)發(fā)展趨勢，制定軟件資產(chǎn)維護計劃，明確軟件資產(chǎn)的維護內(nèi)容、維護周期、維護責(zé)任人等信息。2.軟件資產(chǎn)維護計劃應(yīng)包括軟件的日常維護、故障排除、性能優(yōu)化、安全防護、更新升級等內(nèi)容，確保軟件資產(chǎn)的正常運行和安全可靠。（二）維護實施1.信息技術(shù)部門按照軟件資產(chǎn)維護計劃的要求，組織實施軟件資產(chǎn)的維護工作。維護工作應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程進行，確保維護質(zhì)量。2.在軟件資產(chǎn)維護過程中，如發(fā)現(xiàn)軟件存在故障或問題，信息技術(shù)部門應(yīng)及時進行故障排除和修復(fù)。對于重大故障或問題，應(yīng)及時組織相關(guān)人員進行分析和處理，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，確保公司業(yè)務(wù)不受影響。3.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對軟件資產(chǎn)進行性能優(yōu)化和安全防護，提高軟件資產(chǎn)的運行效率和安全性。如遇軟件版本更新或系統(tǒng)升級，應(yīng)及時組織相關(guān)人員進行測試和評估，確保更新升級后的軟件能夠正常運行。（三）維護記錄管理1.信息技術(shù)部門應(yīng)建立軟件資產(chǎn)維護記錄臺賬，詳細(xì)記錄軟件資產(chǎn)的維護時間、維護內(nèi)容、維護人員、維護結(jié)果等信息。維護記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。2.軟件資產(chǎn)維護記錄應(yīng)作為軟件資產(chǎn)管理的重要依據(jù)，為軟件資產(chǎn)的后續(xù)維護、評估和處置提供參考。六、軟件資產(chǎn)清查盤點管理（一）清查盤點計劃1.信息技術(shù)部門應(yīng)定期組織公司軟件資產(chǎn)的清查盤點工作，原則上每年至少進行一次全面清查盤點。清查盤點前，應(yīng)制定清查盤點計劃，明確清查盤點的范圍、內(nèi)容、時間、人員等信息。2.清查盤點計劃應(yīng)包括軟件資產(chǎn)的實物清查、授權(quán)許可核對、使用情況檢查等內(nèi)容，確保清查盤點工作的全面、準(zhǔn)確、有效。（二）清查盤點實施1.信息技術(shù)部門按照清查盤點計劃的要求，組織相關(guān)人員對公司軟件資產(chǎn)進行清查盤點。清查盤點人員應(yīng)認(rèn)真核對軟件資產(chǎn)的實物數(shù)量、版本信息、授權(quán)許可情況、使用部門等，確保清查盤點結(jié)果的真實性和準(zhǔn)確性。2.在清查盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)軟件資產(chǎn)存在盤盈、盤虧、損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫軟件資產(chǎn)清查盤點表，詳細(xì)記錄相關(guān)情況。（三）清查盤點報告1.清查盤點工作結(jié)束后，信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)清查盤點結(jié)果編制清查盤點報告，報告內(nèi)容應(yīng)包括清查盤點的基本情況、清查盤點結(jié)果、存在的問題及處理建議等。2.清查盤點報告經(jīng)信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司管理層審批。公司管理層應(yīng)根據(jù)清查盤點報告的內(nèi)容，及時研究解決清查盤點過程中存在的問題，確保軟件資產(chǎn)的安全、完整和有效利用。七、軟件資產(chǎn)處置管理（一）處置原因軟件資產(chǎn)出現(xiàn)以下情況之一的，可進行處置：1.軟件資產(chǎn)已超過使用期限且不再使用的。2.軟件資產(chǎn)因技術(shù)更新?lián)Q代等原因已無法滿足公司業(yè)務(wù)需求的。3.軟件資產(chǎn)因損壞、丟失等原因無法正常使用的。4.公司因業(yè)務(wù)調(diào)整、重組等原因不再需要使用的軟件資產(chǎn)。（二）處置方式軟件資產(chǎn)的處置方式主要包括報廢、轉(zhuǎn)讓、捐贈等。1.報廢：對于已無法正常使用且無維修價值的軟件資產(chǎn)，經(jīng)信息技術(shù)部門鑒定后，可進行報廢處理。報廢軟件資產(chǎn)應(yīng)填寫軟件資產(chǎn)報廢申請表，經(jīng)公司管理層審批后，由信息技術(shù)部門按照公司相關(guān)規(guī)定進行處置。2.轉(zhuǎn)讓：對于仍有使用價值但公司不再需要的軟件資產(chǎn)，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，可進行轉(zhuǎn)讓處理。轉(zhuǎn)讓軟件資產(chǎn)應(yīng)簽訂轉(zhuǎn)讓合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理轉(zhuǎn)讓手續(xù)。3.捐贈：對于符合公司捐贈條件的軟件資產(chǎn)，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，可進行捐贈處理。捐贈軟件資產(chǎn)應(yīng)辦理相關(guān)捐贈手續(xù)，并確保捐贈軟件資產(chǎn)的合法合規(guī)使用。（三）處置程序1.申請：各部門如發(fā)現(xiàn)本部門軟件資產(chǎn)需要處置，應(yīng)填寫軟件資產(chǎn)處置申請表，詳細(xì)說明處置原因、處置方式、軟件資產(chǎn)的基本情況等信息，并提交信息技術(shù)部門審核。2.鑒定：信息技術(shù)部門對各部門提交的軟件資產(chǎn)處置申請進行審核后，組織相關(guān)人員對擬處置的軟件資產(chǎn)進行鑒定，確定其是否符合處置條件及處置方式。3.審批：經(jīng)鑒定符合處置條件的軟件資產(chǎn)處置申請，報公司管理層審批。公司管理層應(yīng)根據(jù)軟件資產(chǎn)的實際情況和公司相關(guān)規(guī)定，做出是否批準(zhǔn)處置的決定。4.處置實施：經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)的軟件資產(chǎn)處置申請，由信息技術(shù)部門按照規(guī)定程序組織實施處置工作。處置過程中應(yīng)做好相關(guān)記錄，確保處置工作的規(guī)范、有序進行。5.賬務(wù)處理：軟件資產(chǎn)處置完成后，財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定，及時進行賬務(wù)處理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。八、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司建立軟件資產(chǎn)監(jiān)督檢查制度，信息技術(shù)部門定期對各部門軟件資產(chǎn)的采購、使用、維護、處置等情況進行監(jiān)督檢查，確保軟件資產(chǎn)管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括軟件資產(chǎn)的采購程序是否合規(guī)、使用是否規(guī)范、維護是否及時、清查盤點是否準(zhǔn)確、處置是否得當(dāng)?shù)取?.信息技術(shù)部門在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）責(zé)任追究1.對于違反本制度規(guī)定，擅自采購、使用、處置軟件資產(chǎn)