辦公室新增設(shè)備管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室新增設(shè)備的管理，規(guī)范設(shè)備采購、使用、維護(hù)及報(bào)廢等流程，提高設(shè)備使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)辦公室新增設(shè)備的管理。（三）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定辦公室新增設(shè)備的年度預(yù)算。組織設(shè)備的采購、驗(yàn)收、登記、調(diào)配及報(bào)廢等工作。定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保設(shè)備賬實(shí)相符。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門正確使用和維護(hù)設(shè)備。2.使用部門根據(jù)工作需要提出設(shè)備采購申請(qǐng)。負(fù)責(zé)本部門設(shè)備的日常使用、保管和簡單維護(hù)。配合行政部門做好設(shè)備的驗(yàn)收、盤點(diǎn)等工作。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核設(shè)備采購預(yù)算及費(fèi)用報(bào)銷。對(duì)設(shè)備的購置、折舊、報(bào)廢等進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。二、設(shè)備采購（一）采購申請(qǐng)1.各部門根據(jù)工作實(shí)際需求，填寫《辦公室新增設(shè)備采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)金額等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)行政部門。（二）預(yù)算審核1.行政部門收到采購申請(qǐng)后，結(jié)合公司年度預(yù)算安排，對(duì)設(shè)備采購的必要性和預(yù)算合理性進(jìn)行審核。2.對(duì)于超出預(yù)算的采購申請(qǐng)，行政部門應(yīng)與申請(qǐng)部門溝通，說明情況，如確有必要，可按規(guī)定程序申請(qǐng)追加預(yù)算。（三）采購實(shí)施1.經(jīng)審核通過的采購申請(qǐng)，行政部門按照公司采購相關(guān)規(guī)定組織采購。2.采購方式包括但不限于招標(biāo)、詢價(jià)、單一來源采購等，應(yīng)根據(jù)設(shè)備的性質(zhì)、金額等因素選擇合適的采購方式，確保采購過程公開、公平、公正。3.在采購過程中，行政部門應(yīng)與供應(yīng)商充分溝通，明確設(shè)備的規(guī)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等要求，并簽訂采購合同。三、設(shè)備驗(yàn)收（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.設(shè)備到貨前，行政部門應(yīng)通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排熟悉設(shè)備的人員參與驗(yàn)收、準(zhǔn)備驗(yàn)收?qǐng)龅睾凸ぞ叩取?.對(duì)于大型或復(fù)雜設(shè)備，行政部門可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或相關(guān)專家參與驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收程序1.設(shè)備到貨后，行政部門組織使用部門、采購人員等共同進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員對(duì)照采購合同及相關(guān)文件，對(duì)設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、質(zhì)量等進(jìn)行逐一檢查。3.對(duì)設(shè)備的性能、功能進(jìn)行測(cè)試，確保設(shè)備能夠正常運(yùn)行，滿足工作需求。4.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在《辦公室新增設(shè)備驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。（三）驗(yàn)收問題處理1.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在數(shù)量短缺、規(guī)格不符、質(zhì)量問題等，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期整改或更換設(shè)備。2.對(duì)于驗(yàn)收不合格的設(shè)備，行政部門應(yīng)拒絕接收，并做好記錄，同時(shí)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。四、設(shè)備登記與入賬（一）設(shè)備登記1.行政部門對(duì)驗(yàn)收合格的設(shè)備進(jìn)行詳細(xì)登記，建立《辦公室新增設(shè)備臺(tái)賬》，記錄設(shè)備的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、購置日期、供應(yīng)商、使用部門等信息。2.設(shè)備臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保設(shè)備信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）入賬處理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)設(shè)備驗(yàn)收單、采購合同及發(fā)票等憑證，及時(shí)辦理設(shè)備入賬手續(xù)，進(jìn)行固定資產(chǎn)或低值易耗品的賬務(wù)處理。2.對(duì)于固定資產(chǎn)，應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定計(jì)提折舊。五、設(shè)備使用與保管（一）使用培訓(xùn)1.設(shè)備交付使用部門后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)設(shè)備的操作使用、維護(hù)保養(yǎng)等知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，確保使用人員熟悉設(shè)備性能和操作方法。2.使用部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)設(shè)備的日常使用，并確保操作人員具備相應(yīng)的技能和資質(zhì)。（二）使用規(guī)范1.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備操作規(guī)程使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或違規(guī)操作。2.設(shè)備使用過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)通知行政部門進(jìn)行維修。3.使用部門應(yīng)做好設(shè)備的日常清潔和保養(yǎng)工作，保持設(shè)備整潔，延長設(shè)備使用壽命。（三）保管責(zé)任1.使用部門負(fù)責(zé)本部門設(shè)備的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備的存放、保管，確保設(shè)備安全。2.設(shè)備存放應(yīng)符合安全、防潮、防火、防盜等要求，避免設(shè)備損壞或丟失。3.對(duì)于貴重設(shè)備或關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁等。六、設(shè)備維護(hù)與維修（一）維護(hù)計(jì)劃1.行政部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備的使用情況和性能特點(diǎn)，制定設(shè)備年度維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)時(shí)間、維護(hù)責(zé)任人等。2.維護(hù)計(jì)劃應(yīng)提前通知使用部門，確保使用部門做好配合工作。（二）日常維護(hù)1.使用人員負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)工作，包括設(shè)備的清潔、檢查、潤滑、緊固等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理設(shè)備的小故障和隱患。2.行政部門定期對(duì)設(shè)備的日常維護(hù)情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保維護(hù)工作落實(shí)到位。（三）維修管理1.設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《辦公室設(shè)備維修申請(qǐng)表》，說明故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間等信息，并提交行政部門。2.行政部門接到維修申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。對(duì)于復(fù)雜故障或本公司無法維修的設(shè)備，可聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。3.維修人員維修設(shè)備時(shí)，應(yīng)做好維修記錄，包括故障原因、維修措施、更換的零部件等信息。4.維修完成后，維修人員應(yīng)填寫《辦公室設(shè)備維修驗(yàn)收單》，由使用部門對(duì)維修效果進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可簽字確認(rèn)。（四）維修費(fèi)用管理1.設(shè)備維修費(fèi)用按照公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行報(bào)銷，維修費(fèi)用應(yīng)與維修內(nèi)容相符，不得虛報(bào)、冒領(lǐng)。2.對(duì)于因使用不當(dāng)或人為原因造成的設(shè)備損壞，維修費(fèi)用由責(zé)任人承擔(dān)。七、設(shè)備調(diào)配與借用（一）設(shè)備調(diào)配1.因工作需要，行政部門可在公司內(nèi)部對(duì)設(shè)備進(jìn)行調(diào)配。2.設(shè)備調(diào)配時(shí)，行政部門應(yīng)填寫《辦公室設(shè)備調(diào)配申請(qǐng)表》，說明調(diào)配原因、調(diào)配設(shè)備清單等信息，并經(jīng)調(diào)出部門和調(diào)入部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.調(diào)出部門負(fù)責(zé)將設(shè)備清理干凈，確保設(shè)備完好無損，并辦理設(shè)備交接手續(xù)；調(diào)入部門負(fù)責(zé)接收設(shè)備，并對(duì)設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收。（二）設(shè)備借用1.公司內(nèi)部各部門之間因工作需要借用設(shè)備時(shí)，應(yīng)填寫《辦公室設(shè)備借用申請(qǐng)表》，注明借用設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、借用時(shí)間、借用用途等信息，經(jīng)借出部門和借入部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)行政部門備案。2.借出部門應(yīng)對(duì)借用設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備完好，并向借入部門提供必要的使用說明和技術(shù)支持。3.借入部門應(yīng)按照借用申請(qǐng)的用途使用設(shè)備，不得轉(zhuǎn)借他人，借用期滿后應(yīng)及時(shí)歸還設(shè)備，并確保設(shè)備完好無損。如因使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞或丟失，借入部門應(yīng)照價(jià)賠償。八、設(shè)備報(bào)廢（一）報(bào)廢條件1.設(shè)備已超過規(guī)定使用年限，且技術(shù)性能落后，無法滿足工作需要。2.設(shè)備因損壞嚴(yán)重，經(jīng)維修后仍無法正常使用。3.設(shè)備因技術(shù)進(jìn)步等原因，已被新型設(shè)備替代，且無使用價(jià)值。4.設(shè)備因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，已無修復(fù)價(jià)值。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.使用部門發(fā)現(xiàn)設(shè)備符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《辦公室設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明設(shè)備報(bào)廢原因、設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、購置日期、使用情況等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)行政部門。行政部門組織相關(guān)人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。（三）報(bào)廢審批1.經(jīng)技術(shù)鑒定符合報(bào)廢條件的設(shè)備，行政部門填寫《辦公室設(shè)備報(bào)廢審批表》，附上相關(guān)鑒定材料，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，設(shè)備方可進(jìn)行報(bào)廢處理。（四）報(bào)廢處理1.行政部門負(fù)責(zé)組織對(duì)報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行清理，確保設(shè)備零部件完整。2.報(bào)廢設(shè)備可采用出售、捐贈(zèng)、報(bào)廢拆解等方式進(jìn)行處理，處理過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并確保資產(chǎn)處置合法合規(guī)。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)報(bào)廢審批文件，及時(shí)對(duì)報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷固定資產(chǎn)。九、設(shè)備盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.行政部門制定設(shè)備年度盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、人員分工等。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各使用部門，要求其做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.行政部門組織相關(guān)人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)設(shè)備臺(tái)賬與實(shí)物，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《辦公室設(shè)備盤點(diǎn)差異表》，注明差異設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、差異原因等信息。（三）清查處理1.對(duì)于盤盈的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)查明來源，辦理入賬手續(xù)。2.對(duì)于盤虧的設(shè)備，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，按規(guī)定程序進(jìn)行核銷；屬于人