合作社檔案資料管理制度總則目的為加強(qiáng)合作社檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在合作社發(fā)展中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于合作社各部門及全體成員在工作中形成的各類檔案資料的管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：合作社檔案資料由專門的檔案管理部門或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映合作社各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。對(duì)涉及合作社機(jī)密的檔案資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則：在確保檔案資料安全保密的前提下，應(yīng)便于檔案資料的查閱和利用，提高工作效率。檔案資料管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)檔案管理部門合作社設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)合作社檔案資料的集中管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善合作社檔案資料管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管合作社各類檔案資料，確保檔案資料的齊全完整。3.建立檔案資料檢索系統(tǒng)，編制檔案資料目錄、索引等檢索工具，方便檔案資料的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案資料，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案資料的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案資料的安全。6.積極開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為合作社的決策、生產(chǎn)經(jīng)營、科研等提供檔案信息服務(wù)。7.對(duì)各部門的檔案資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案資料管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。各部門檔案資料管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照合作社檔案資料管理制度的要求，做好本部門檔案資料的分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，便于檔案管理部門接收和整理。3.嚴(yán)格遵守檔案資料借閱、查閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將檔案資料帶出本部門或轉(zhuǎn)借他人。4.積極配合檔案管理部門做好檔案資料的鑒定、銷毀等工作，對(duì)本部門已失去保存價(jià)值的檔案資料，及時(shí)提出銷毀意見。5.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案資料的開發(fā)利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。檔案資料的分類與編號(hào)檔案資料分類合作社檔案資料分為以下幾類：1.行政管理類：包括合作社的章程、決議、決定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)材料、薪酬福利資料、勞動(dòng)合同等。3.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括市場調(diào)研資料、銷售合同、采購合同、生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品資料、客戶資料、業(yè)務(wù)報(bào)表等。5.項(xiàng)目管理類：包括項(xiàng)目申報(bào)材料、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.科技研發(fā)類：包括科研項(xiàng)目資料、技術(shù)創(chuàng)新成果、專利申請(qǐng)材料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。7.其他類：包括合作社獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、宣傳資料、照片、音像資料等。檔案資料編號(hào)為便于檔案資料的管理和查詢，對(duì)每類檔案資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“類別代碼+年度+順序號(hào)”的方式，具體如下：1.類別代碼：按照上述檔案資料分類，分別用不同的字母表示各類檔案資料，如行政管理類用“XZ”表示，人事管理類用“RS”表示，財(cái)務(wù)管理類用“CW”表示，業(yè)務(wù)經(jīng)營類用“JY”表示，項(xiàng)目管理類用“XM”表示，科技研發(fā)類用“KJ”表示，其他類用“QT”表示。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案資料形成的年度，如“2023”。3.順序號(hào)：按照檔案資料形成的先后順序，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“001”開始編號(hào)。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，其編號(hào)為“XZ2023001”；一份2022年的人事管理類員工檔案，其編號(hào)為“RS2022001”。檔案資料的收集與整理收集范圍各部門應(yīng)按照檔案資料管理制度的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全完整。收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級(jí)主管部門下發(fā)的與合作社有關(guān)的文件、通知、指示等。2.合作社內(nèi)部形成的各類文件、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、合同、協(xié)議等。3.員工在工作中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等，如工作匯報(bào)、調(diào)研報(bào)告、會(huì)議記錄、培訓(xùn)筆記等。4.合作社開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的各類資料，如市場調(diào)研資料、銷售合同、采購合同、生產(chǎn)記錄、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告等。5.合作社獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書、商標(biāo)證書等。6.合作社的宣傳資料、照片、音像資料等。收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案資料收集責(zé)任人，定期對(duì)本部門的檔案資料進(jìn)行收集整理，確保檔案資料的及時(shí)歸檔。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)破損、褪色的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的質(zhì)量。4.電子檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案資料的可讀性和可利用性。整理方法1.分類：按照檔案資料的類別，將收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)按照本制度規(guī)定的編號(hào)方法進(jìn)行編制。3.編目：編制檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。5.裝盒：將裝訂好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案資料的類別、年度、起止編號(hào)等信息。檔案資料的保管保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放合作社的各類檔案資料。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案資料的安全保管。保管方式1.紙質(zhì)檔案資料：應(yīng)按照類別、年度、順序號(hào)等進(jìn)行排列上架，分類存放，并建立檔案資料存放索引，便于查找。2.電子檔案資料：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保電子檔案資料的安全性。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案資料的目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。保管期限檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和合作社的實(shí)際情況確定，一般如下：1.永久保管：涉及合作社重大權(quán)益、重要?dú)v史事件、長期保存價(jià)值的檔案資料，如合作社章程、決議、決定、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、榮譽(yù)證書等，應(yīng)永久保管。2.長期保管：保管期限為10年以上（含10年）的檔案資料，如年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、員工檔案等，應(yīng)長期保管。3.短期保管：保管期限為110年的檔案資料，如一般性文件、臨時(shí)性通知、業(yè)務(wù)報(bào)表等，應(yīng)短期保管。檔案資料的定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的保管狀況、數(shù)量、完整性等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保檔案資料的安全保管。檢查周期一般為每年一次，特殊情況可根據(jù)需要增加檢查次數(shù)。檔案資料的借閱與查閱借閱制度1.因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案資料的名稱、編號(hào)、借閱用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批，對(duì)符合借閱條件的，在《檔案資料借閱申請(qǐng)表》上簽字批準(zhǔn)，并將檔案資料借給借閱人。3.借閱人應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案資料上涂改、污損、標(biāo)記、抽換等，確保檔案資料的完整和安全。5.借閱人歸還檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的數(shù)量、完整性等，確認(rèn)無誤后，在《檔案資料借閱申請(qǐng)表》上簽字注銷。查閱制度1.因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案資料的名稱、編號(hào)、查閱用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批，對(duì)符合查閱條件的，安排檔案管理人員在指定地點(diǎn)提供查閱服務(wù)。3.查閱人應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出指定地點(diǎn)，不得在檔案資料上涂改、污損、標(biāo)記、抽換等。4.查閱人如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)注明“復(fù)印屬實(shí)”字樣，并加蓋檔案管理部門印章。檔案資料的鑒定與銷毀鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管的檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保管期限是否已滿，是否已失去保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織，檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等參加，組成鑒定小組，對(duì)檔案資料進(jìn)行逐份鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的內(nèi)容、性質(zhì)、來源、保管期限等因素，綜合分析判斷檔案資料的保存價(jià)值，提出鑒定意見。銷毀程序1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案資料，經(jīng)鑒定小組鑒定同意后，填寫《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，報(bào)合作社負(fù)責(zé)人審批。2.合作社負(fù)責(zé)人審批同意后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的安全、徹底。3.檔案資料銷毀時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場填寫《檔案資料銷毀登記表》，注明檔案資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等內(nèi)容，由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》、《檔案資料銷毀登記表》等相關(guān)資料應(yīng)作為檔案資料長期保存。檔案資料的信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)建立合作社檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案資料管理的效率和水平，為合作社的發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。信息化管理內(nèi)容1.檔案資料數(shù)字化：對(duì)合作社現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案資料，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。2.檔案資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，將檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等目錄信息以及檔案資料的全文內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.檔案資料信息化管理系統(tǒng)：開發(fā)或選用適合合作社檔案資料管理的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、借閱、查閱、鑒定、銷毀等功能，提高檔案資料管理的自動(dòng)化和信息化水平。信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描設(shè)備等信息化管理設(shè)施，確保檔案資料信息化管理工作的順利開展。2.檔案管理人