南京定制打印機(jī)管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范南京定制打印機(jī)的管理，確保打印機(jī)的正常使用，提高工作效率，降低使用成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于南京公司內(nèi)所有定制打印機(jī)的使用、維護(hù)、管理等相關(guān)活動(dòng)。3.職責(zé)分工行政部門負(fù)責(zé)定制打印機(jī)的采購(gòu)、選型、配置及報(bào)廢處理等工作。定期對(duì)打印機(jī)進(jìn)行盤點(diǎn)和檢查，確保打印機(jī)數(shù)量與資產(chǎn)記錄相符。協(xié)調(diào)打印機(jī)的維修、保養(yǎng)等技術(shù)支持工作。使用部門負(fù)責(zé)本部門定制打印機(jī)的日常使用和管理，指定專人負(fù)責(zé)打印機(jī)的操作和維護(hù)。監(jiān)督本部門員工正確使用打印機(jī)，遵守相關(guān)規(guī)定，及時(shí)反饋打印機(jī)的故障和問(wèn)題。人事部門將打印機(jī)使用規(guī)范納入員工培訓(xùn)內(nèi)容，確保員工了解并遵守相關(guān)制度。對(duì)違反打印機(jī)管理制度的員工進(jìn)行相應(yīng)的考核和處理。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核打印機(jī)采購(gòu)、維修、耗材等費(fèi)用的報(bào)銷，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。對(duì)打印機(jī)的成本進(jìn)行核算和分析，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。二、打印機(jī)采購(gòu)與配置1.采購(gòu)需求申請(qǐng)各使用部門根據(jù)工作需要，填寫《打印機(jī)采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明所需打印機(jī)的型號(hào)、數(shù)量、功能要求、預(yù)計(jì)使用人數(shù)等信息，并提交至行政部門。2.選型與審批行政部門收到采購(gòu)需求申請(qǐng)后，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，綜合考慮打印機(jī)的性能、價(jià)格、售后服務(wù)等因素，選擇合適的型號(hào)和供應(yīng)商。選型結(jié)果報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后由行政部門負(fù)責(zé)采購(gòu)。3.配置與安裝打印機(jī)采購(gòu)到貨后，行政部門安排專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行安裝調(diào)試，并根據(jù)使用部門的需求進(jìn)行合理配置，確保打印機(jī)能夠正常使用。安裝調(diào)試完成后，行政部門負(fù)責(zé)將打印機(jī)的相關(guān)信息錄入公司資產(chǎn)系統(tǒng)，并通知使用部門領(lǐng)取使用。三、打印機(jī)使用規(guī)范1.使用人員要求打印機(jī)僅限公司內(nèi)部員工使用，禁止非公司人員使用。使用人員應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)培訓(xùn)，熟悉打印機(jī)的操作方法和注意事項(xiàng)，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。各使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)打印機(jī)的日常管理，包括開關(guān)機(jī)、紙張?zhí)砑?、故障?bào)修等工作。2.打印內(nèi)容要求打印文件應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰，格式規(guī)范，避免因格式問(wèn)題導(dǎo)致打印錯(cuò)誤或浪費(fèi)紙張。嚴(yán)禁打印與工作無(wú)關(guān)的文件，如私人信件、娛樂(lè)資料等。對(duì)于機(jī)密文件，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行打印和管理，嚴(yán)格控制打印份數(shù)，并做好登記和保管工作。3.打印數(shù)量控制使用人員應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要合理控制打印數(shù)量，避免不必要的浪費(fèi)。對(duì)于可雙面打印的文件，應(yīng)優(yōu)先選擇雙面打印，以節(jié)約紙張。各部門應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)本部門的打印用紙量，分析用紙情況，采取措施降低用紙成本。4.紙張管理打印機(jī)使用的紙張應(yīng)統(tǒng)一由行政部門負(fù)責(zé)采購(gòu)和發(fā)放，各部門應(yīng)指定專人到行政部門領(lǐng)取紙張，并做好領(lǐng)用登記。使用人員應(yīng)妥善保管紙張，避免紙張受潮、損壞或丟失。打印機(jī)紙盒內(nèi)應(yīng)保持適量的紙張，避免因缺紙導(dǎo)致打印中斷。5.故障處理打印機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)停止使用，并通知本部門的打印機(jī)管理員。打印機(jī)管理員應(yīng)填寫《打印機(jī)故障報(bào)修單》，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間等信息，提交至行政部門。行政部門接到報(bào)修單后，及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修，并跟蹤維修進(jìn)度，確保打印機(jī)盡快恢復(fù)正常使用。對(duì)于因人為原因?qū)е碌拇蛴C(jī)故障，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的維修費(fèi)用。四、打印機(jī)維護(hù)與保養(yǎng)1.日常維護(hù)使用人員在每次使用打印機(jī)后，應(yīng)及時(shí)清理打印機(jī)表面的灰塵和雜物，保持打印機(jī)外觀整潔。定期檢查打印機(jī)的紙盒、硒鼓、墨粉等部件，確保其正常工作。如發(fā)現(xiàn)紙盒紙張不足、硒鼓壽命到期等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或更換。按照打印機(jī)使用說(shuō)明書的要求，定期對(duì)打印機(jī)進(jìn)行深度清潔和保養(yǎng)，如清潔打印頭、更換搓紙輪等，以延長(zhǎng)打印機(jī)的使用壽命。2.定期保養(yǎng)行政部門應(yīng)制定打印機(jī)定期保養(yǎng)計(jì)劃，每季度對(duì)打印機(jī)進(jìn)行一次全面保養(yǎng)。保養(yǎng)內(nèi)容包括打印機(jī)內(nèi)部清潔、硬件檢查、軟件升級(jí)等。在定期保養(yǎng)過(guò)程中，維修人員應(yīng)對(duì)打印機(jī)的各項(xiàng)性能指標(biāo)進(jìn)行檢測(cè)，如打印質(zhì)量、打印速度等，確保打印機(jī)性能穩(wěn)定。定期保養(yǎng)完成后，維修人員應(yīng)填寫《打印機(jī)定期保養(yǎng)記錄》，記錄保養(yǎng)時(shí)間、保養(yǎng)內(nèi)容、維修更換的部件等信息。3.硒鼓與墨粉管理打印機(jī)的硒鼓和墨粉由行政部門統(tǒng)一采購(gòu)和管理，各部門根據(jù)實(shí)際使用情況到行政部門領(lǐng)取。使用人員應(yīng)根據(jù)打印機(jī)的使用情況，合理估算硒鼓和墨粉的剩余量，當(dāng)剩余量不足時(shí)，及時(shí)通知行政部門進(jìn)行更換。更換硒鼓和墨粉時(shí)，應(yīng)按照正確的操作方法進(jìn)行，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致打印機(jī)故障或硒鼓、墨粉浪費(fèi)。對(duì)于回收的硒鼓和墨粉盒，行政部門應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，避免對(duì)環(huán)境造成污染。五、打印機(jī)耗材管理1.耗材采購(gòu)行政部門應(yīng)根據(jù)打印機(jī)的使用情況和耗材庫(kù)存，定期制定耗材采購(gòu)計(jì)劃，確保耗材的及時(shí)供應(yīng)。在采購(gòu)耗材時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確耗材的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款。采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同的要求進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)的耗材符合公司要求。2.耗材庫(kù)存管理行政部門應(yīng)建立打印機(jī)耗材庫(kù)存管理制度，對(duì)耗材的出入庫(kù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。庫(kù)存記錄應(yīng)包括耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用部門等信息。定期對(duì)耗材庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫(kù)存數(shù)量與記錄相符。如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。合理控制耗材庫(kù)存水平，避免庫(kù)存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。對(duì)于長(zhǎng)期未使用的耗材，應(yīng)定期進(jìn)行檢查，確保其質(zhì)量不受影響。3.耗材領(lǐng)用與發(fā)放各部門使用人員如需領(lǐng)用打印機(jī)耗材，應(yīng)填寫《耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門領(lǐng)取。行政部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，發(fā)放相應(yīng)的耗材，并在庫(kù)存記錄中進(jìn)行登記。對(duì)于貴重耗材，如硒鼓等，應(yīng)實(shí)行限量領(lǐng)用制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。使用人員領(lǐng)用后，應(yīng)在《貴重耗材領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。六、打印機(jī)報(bào)廢管理1.報(bào)廢鑒定當(dāng)打印機(jī)出現(xiàn)嚴(yán)重故障，無(wú)法修復(fù)或維修成本過(guò)高，且已無(wú)法滿足工作需要時(shí)，由使用部門填寫《打印機(jī)報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明打印機(jī)的型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、故障情況、報(bào)廢原因等信息，并提交至行政部門。行政部門收到報(bào)廢申請(qǐng)后，組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)打印機(jī)進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。對(duì)于符合報(bào)廢條件的打印機(jī)，出具鑒定報(bào)告。2.報(bào)廢審批鑒定報(bào)告經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，打印機(jī)方可進(jìn)行報(bào)廢處理。3.報(bào)廢處理經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的打印機(jī)，由行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系專業(yè)的回收公司進(jìn)行回收處理?；厥者^(guò)程中，應(yīng)確保打印機(jī)的相關(guān)信息得到妥善處理，避免信息泄露。行政部門應(yīng)在打印機(jī)報(bào)廢后，及時(shí)在公司資產(chǎn)系統(tǒng)中進(jìn)行注銷處理，確保資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門定期對(duì)打印機(jī)的使用、維護(hù)、管理等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括打印機(jī)的使用規(guī)范執(zhí)行情況、維護(hù)保養(yǎng)記錄、耗材管理等。監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱記錄、問(wèn)卷調(diào)查等方式進(jìn)行。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門和人員限期整改。2.考核機(jī)制人事部門將打印機(jī)管理制度的執(zhí)行情況納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)違反制度的員工進(jìn)行相應(yīng)的