教務(wù)處檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教務(wù)處檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教務(wù)處各科室及全體工作人員在教學(xué)管理活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：教務(wù)處檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映教學(xué)管理活動(dòng)的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案整理和保管方式，方便檔案的查閱和使用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以教務(wù)處主任為組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督教務(wù)處檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.積極為教學(xué)管理工作提供檔案查閱服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。5.做好檔案的信息化管理工作，提高檔案管理效率。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)教育主管部門下發(fā)的與教學(xué)管理相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。2.教務(wù)處制定的各項(xiàng)教學(xué)管理制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。3.教學(xué)運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件，如教學(xué)任務(wù)書、課程表、考試安排、成績(jī)統(tǒng)計(jì)等。4.教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案，包括教師基本信息、教學(xué)工作量、教學(xué)成果、教學(xué)評(píng)價(jià)等。5.學(xué)生學(xué)籍檔案，包括學(xué)生入學(xué)登記表、成績(jī)單、學(xué)籍變動(dòng)記錄等。6.教學(xué)研究與改革檔案，如教研項(xiàng)目申報(bào)書、結(jié)題報(bào)告、教學(xué)改革方案等。7.教材建設(shè)檔案，包括教材選用計(jì)劃、教材編寫情況、教材評(píng)價(jià)等。8.實(shí)踐教學(xué)檔案，如實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)教學(xué)記錄等。9.教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案，如教學(xué)檢查記錄、教學(xué)評(píng)估報(bào)告等。10.其他與教學(xué)管理相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本科室檔案的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為綜合管理、教學(xué)運(yùn)行、師資隊(duì)伍、學(xué)生管理、教學(xué)研究、教材建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，確保整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.跨年度的檔案，在全部工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各科室檔案收集人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案質(zhì)量。2.將審核后的檔案移交檔案管理人員，檔案管理人員進(jìn)行再次審核，并辦理交接手續(xù)。3.檔案管理人員按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，將檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并錄入檔案管理系統(tǒng)。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映教務(wù)處主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)教學(xué)管理工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)教學(xué)管理工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立健全檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。5.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.教務(wù)處工作人員因工作需要查閱檔案。2.學(xué)校其他部門因工作需要查閱相關(guān)教學(xué)檔案。3.校外單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.將申請(qǐng)表提交檔案管理人員，檔案管理人員進(jìn)行審核，報(bào)教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照查閱申請(qǐng)表提供的內(nèi)容，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。4.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記本上簽字，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。5.查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（三）利用方式1.提供檔案原件查閱。2.根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案復(fù)印件或摘錄件。3.利用檔案管理系統(tǒng)提供電子檔案查閱服務(wù)。（四）歸還要求查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合教務(wù)處檔案的實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。2.從教學(xué)管理工作的實(shí)際需要出發(fā)，全面分析檔案的保存價(jià)值。3.準(zhǔn)確判定檔案的保管期限，避免隨意延長(zhǎng)或縮短保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員及相關(guān)科室負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、利用情況等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.將檔案銷毀清冊(cè)報(bào)教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和兩名以上工作人員共同對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷毀檔案準(zhǔn)確無(wú)誤。4.采用適當(dāng)?shù)姆绞綄?duì)銷毀檔案進(jìn)行處理，如粉碎、焚燒等，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字。5.將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)。（二）移交工作1.教務(wù)處檔案管理人員因工作變動(dòng)等原