收發(fā)文撰寫管理制度總則目的為了加強公司收發(fā)文管理，規(guī)范文件的撰寫、傳遞、處理流程，提高工作效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及與外部單位之間的收發(fā)文管理?；驹瓌t1.準確規(guī)范原則：文件撰寫應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的相關(guān)規(guī)定，語言表達準確、邏輯清晰、格式規(guī)范。2.及時高效原則：收發(fā)文應(yīng)及時處理，確保信息傳遞的及時性和有效性，避免延誤工作。3.安全保密原則：嚴格遵守公司的保密制度，確保文件內(nèi)容不泄露，維護公司的商業(yè)機密和信息安全。發(fā)文管理發(fā)文流程1.擬稿各部門根據(jù)工作需要，由承辦人負責起草文件初稿。擬稿應(yīng)明確發(fā)文目的、主題、內(nèi)容、要求等，確保文件具有針對性和可操作性。擬稿人應(yīng)認真核對文件內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)準確、事實清楚、文字通順，并按照公司規(guī)定的格式進行排版。2.審核初稿完成后，由部門負責人進行審核。審核內(nèi)容包括文件的準確性、完整性、合規(guī)性、格式規(guī)范性等，對不符合要求的地方提出修改意見，退回擬稿人進行修改。涉及重要事項、重大決策或涉及多個部門的文件，需經(jīng)相關(guān)部門會簽后，再由部門負責人審核。3.簽發(fā)審核通過的文件，由部門負責人簽字后，報公司領(lǐng)導簽發(fā)。公司領(lǐng)導根據(jù)文件內(nèi)容和職責范圍，對文件進行最終審定，并簽署意見。屬于公司重大決策、重要規(guī)章制度等文件，需經(jīng)公司辦公會或董事會審議通過后，由公司主要領(lǐng)導簽發(fā)。4.編號文件簽發(fā)后，由行政部門負責統(tǒng)一編號。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。5.印發(fā)行政部門根據(jù)文件編號、簽發(fā)意見等，進行文件的排版、印刷和裝訂。印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)送范圍和存檔要求確定。文件印發(fā)后，行政部門應(yīng)及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)文登記工作。發(fā)文格式1.頁面設(shè)置一般采用A4紙，頁邊距上、下各2.54厘米，左、右各3.17厘米。2.字體字號標題：一般用二號宋體加粗，居中排列。正文：一般用三號仿宋體，行距一般為固定值28磅。一級標題：用三號黑體，序號用“一、”。二級標題：用三號楷體，序號用“（一）”。三級標題：用三號仿宋體加粗，序號用“1.”。四級標題：用三號仿宋體，序號用“（1）”。3.排版要求段落應(yīng)首行縮進2個字符，兩端對齊。文中如有圖表，應(yīng)清晰、準確，并注明圖表序號和標題，圖表應(yīng)與正文內(nèi)容緊密相關(guān)。頁碼應(yīng)位于頁面底部居中，格式為“第X頁，共X頁”。發(fā)文注意事項1.嚴格控制發(fā)文數(shù)量，可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)，能通過口頭傳達或內(nèi)部溝通解決的問題，盡量不發(fā)文。2.文件內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，避免冗長繁瑣，突出重點，確保收件人能夠快速理解文件意圖。3.涉及多個部門的文件，主辦部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保文件內(nèi)容得到各方認可。4.發(fā)文應(yīng)明確主送、抄送單位，避免漏發(fā)或錯發(fā)。收文管理收文登記1.行政部門負責公司收文的統(tǒng)一登記工作。收到外部來文或內(nèi)部部門轉(zhuǎn)來的文件后，應(yīng)及時進行登記。2.登記內(nèi)容包括文件編號、來文單位、文件標題、文號、密級、份數(shù)、日期、附件等信息。3.收文登記應(yīng)準確、完整，確保文件信息可追溯。文件傳閱1.行政部門根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導批示，確定文件的傳閱范圍。2.文件傳閱應(yīng)遵循“快速、高效、保密”的原則，按照規(guī)定的傳閱順序進行傳遞。傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期。3.傳閱過程中，如發(fā)現(xiàn)文件有缺頁、損壞等情況，應(yīng)及時向行政部門報告。4.對于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，確保文件得到及時傳達和落實。文件承辦1.承辦部門收到傳閱文件后，應(yīng)按照文件要求和領(lǐng)導批示，及時進行辦理。2.承辦人應(yīng)認真閱讀文件內(nèi)容，明確工作任務(wù)和要求，制定具體的辦理措施和計劃。3.辦理過程中，如遇問題或需要協(xié)調(diào)其他部門，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通聯(lián)系，確保工作順利進行。4.承辦部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成文件的辦理，并將辦理結(jié)果反饋給行政部門。文件催辦1.行政部門負責對文件承辦情況進行催辦。對于超過規(guī)定辦理期限的文件，應(yīng)及時向承辦部門發(fā)出催辦通知。2.催辦通知應(yīng)明確文件內(nèi)容、辦理要求、催辦期限等信息，提醒承辦部門加快辦理進度。3.承辦部門應(yīng)及時回復(fù)催辦通知，說明文件辦理的進展情況和預(yù)計完成時間。文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將文件原件及相關(guān)資料整理齊全，移交行政部門進行歸檔。2.行政部門按照公司檔案管理規(guī)定，對歸檔文件進行分類、編號、裝訂，建立檔案目錄，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.歸檔文件應(yīng)妥善保管，便于查閱和利用。同時，應(yīng)做好檔案的安全保密工作，防止檔案資料丟失、損壞或泄露。電子文件管理電子文件的定義電子文件是指公司在業(yè)務(wù)活動中形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。電子文件的生成與處理1.各部門應(yīng)按照公司規(guī)定的電子文件格式和標準，生成電子文件。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并確保其真實性、完整性和可讀性。2.電子文件的處理應(yīng)遵循公司的相關(guān)流程和規(guī)定，通過電子辦公系統(tǒng)進行流轉(zhuǎn)、審批、存儲等操作。3.在電子文件處理過程中，應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保電子文件的安全。電子文件的存儲與備份1.公司應(yīng)建立電子文件存儲服務(wù)器，對電子文件進行集中存儲。存儲服務(wù)器應(yīng)具備安全可靠的性能，定期進行維護和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.電子文件應(yīng)按照類別、年度等進行分類存儲，并建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和使用。3.為防止電子文件丟失或損壞，應(yīng)定期對電子文件進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點。電子文件的查閱與利用1.公司員工因工作需要查閱電子文件，應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限和流程進行申請。經(jīng)批準后，方可在授權(quán)范圍內(nèi)查閱電子文件。2.查閱電子文件時，應(yīng)遵守公司的保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露電子文件內(nèi)容。3.如需對電子文件進行修改或刪除，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行操作，并做好相應(yīng)的記錄。保密管理保密范圍1.公司各類文件、資料、報表、數(shù)據(jù)、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等均屬于保密范圍。2.涉及公司重大決策、重要項目、未公開的財務(wù)信息等文件，應(yīng)嚴格保密。保密措施1.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識。員工應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。2.對涉及保密內(nèi)容的文件，應(yīng)標明密級，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限等。3.在文件傳遞過程中，應(yīng)確保文件的安全，避免泄露。對于機密文件，應(yīng)采用專人傳遞或加密傳輸?shù)确绞健?.嚴格控制文件的查閱和使用范圍，未經(jīng)批準，不得擅自擴大文件的知悉范圍。保密監(jiān)督與檢查1.公司設(shè)立保密工作領(lǐng)導小組，負責對公司保密工作進行監(jiān)督和檢查。2.